Що таке розрахункова операція?

Розрахункова операція — це не просто передача грошей від клієнта підприємцю. Це юридично визначена дія, від правильності якої залежить законність роботи компанії, її податкове навантаження та захист від штрафів. Для бізнесу це ще й питання довіри клієнтів та партнерів.

У статті ми розглянемо: що відноситься до розрахункових операцій, кого закон зобов’язує їх проводити та які наслідки чекають на тих, хто ігнорує встановлені правила.

Що таке розрахункова операція?

Розрахункова операція — це процес прийняття від покупця готівки, банківських карток, чеків, жетонів чи інших платіжних засобів у місці продажу товарів або надання послуг. Вона також включає повернення коштів у випадку відмови клієнта від покупки чи ненадання послуги.

Щоб операція вважалася розрахунковою і підпадала під вимоги фіскалізації, вона повинна відповідати цим критеріям:

1. Мати факт розрахунку між покупцем і продавцем у вигляді готівки, безготівкової оплати банківськими картками, платіжного чеку, жетона чи подібного платіжного засобу.
2. Відбуватися у визначеному місці отримання товару або послуги, а також у точці, де здійснюється оплата чи відбувається видача попередньо оплаченого товару.
3. Включати не лише процес продажу, а й випадки повернення товару або відмови від послуги, коли кошти повертаються покупцеві.

📍 Що вважається місцем проведення розрахунків?

Місцем проведення розрахункової операції вважається:

• Локація, де здійснюється оплата за товари чи послуги, а також де зберігаються отримані від реалізації готівкові кошти.
• Пункт отримання покупцем товару або послуги, за які було сплачено заздалегідь із використанням картки, платіжного чеку, жетона чи подібного платіжного засобу.

Нормативна база щодо розрахункових операцій

Усі фінансові взаємовідносини між бізнесом і клієнтом регулюються чіткими правилами. Для підприємця це не просто «формальність», а юридичний фундамент, від якого залежить законність діяльності, прозорість обліку та захист від штрафів.

Чому Закон №265 такий важливий для бізнесу?

Основним документом є Закон України №265/95-ВР від 06.07.1995 року «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

Він визначає:

• що таке розрахункова операція і як вона має здійснюватися;
• обов’язок фіскалізувати як готівкові, так і безготівкові платежі;
• сфери діяльності, де використання РРО є обов’язковим;
• варіанти інструментів для фіскалізації — класичні РРО або програмні каси (ПРРО), запроваджені з 2020 року;
• винятки для окремих категорій підприємців (розрахункові книжки, граничні обсяги доходу, визначені КМУ);
• відповідальність за порушення правил розрахунків та повноваження контролюючих органів.

Постанова КМУ №894: акцент на безготівкових розрахунках

Інший ключовий документ — Постанова Кабінету Міністрів України №894. Вона зобов’язала всіх торговців забезпечити клієнтам можливість сплачувати картками, через платіжні застосунки або термінали.

Головна її відмінність у тому, що якщо Закон №265 регулює саму фіскалізацію операцій, то Постанова №894 встановлює технічні вимоги: бізнес повинен мати обладнання або програмні рішення, які дозволяють покупцю оплатити безготівково.

Як працює ця система разом?

• Закон №265 → визначає правову природу розрахункових операцій і зобов’язує проводити їх через РРО чи ПРРО.
• Постанова №894 → гарантує, що клієнт завжди матиме вибір: платити готівкою чи безготівково.

Разом вони формують прозору й контрольовану систему, що одночасно вигідна державі (податковий контроль), бізнесу (захист від штрафів) та клієнтам (зручність і довіра).

Які фінансові операції відносяться до розрахункових?

До розрахункових належать усі дії, пов’язані з прийманням і видачею коштів у процесі господарської діяльності. Закон та практика виокремлюють такі ключові випадки:

1. Продаж товарів у роздрібній торгівлі. Оплата готівкою або карткою в магазині, супермаркеті, аптеці чи будь-якій іншій торговій точці.
2. Надання послуг. Оплата за послуги салонів краси, майстерень, клінінгових компаній, перевізників тощо.
3. Громадське харчування. Оплата у кафе, ресторанах, їдальнях, кав’ярнях.
4. Інтернет-торгівля. Оплата онлайн через банківські сервіси, платіжні системи чи післяплата при отриманні товару.
5. Видача готівки. Повернення коштів за товар, який покупець повернув, або за послугу, що не була надана.
6. Операції з електронними грошима. Оплата через електронні платіжні системи, які прирівнюються до готівкових розрахунків.

Таким чином, розрахунковими є всі дії, де відбувається рух коштів між продавцем і покупцем у будь-якій формі.

Хто здійснює розрахункові операції?

Розрахункові операції проводять усі суб’єкти господарювання, які продають товари або надають послуги фізичним особам, незалежно від форми власності чи розміру бізнесу. Це можуть бути:

• Фізичні особи-підприємці (ФОП). Найчастіше мікробізнес у сфері торгівлі та послуг.
• Юридичні особи. Магазини, супермаркети, аптеки, компанії з надання послуг.
• Інтернет-магазини та онлайн-платформи. У тому числі маркетплейси, які організовують продаж і приймають оплату.
• Заклади громадського харчування. Ресторани, кафе, бари.
• Компанії у сфері транспорту та сервісів. Таксі, доставка, кур’єрські служби.

Винятки існують для певних категорій платників єдиного податку, проте з 2022 року обов’язок застосування РРО/ПРРО значно розширився.

Можливі штрафи при порушенні правил

Недотримання вимог щодо проведення розрахункових операцій може призвести до фінансової та адміністративної відповідальності. Основні штрафи передбачені Законом №265/95-ВР та Податковим кодексом України:

• За непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО. Штраф у розмірі 100% вартості проданих товарів (послуг), а за повторне порушення протягом року — 150%.
• За невидачу розрахункового документа. Передбачається такий же штраф у розмірі 100% вартості проданих товарів (послуг), а за повторне порушення протягом року — 150%.
• За використання незареєстрованого РРО/ПРРО. Штраф від 5 100 грн.
• За порушення правил зберігання фіскальних звітів. Від 510 до 1 020 грн.
• Адміністративна відповідальність посадових осіб. Штрафи від 85 до 340 грн за порушення у сфері готівкових розрахунків.

Варто пам’ятати, що податкова служба активно проводить перевірки, особливо у сферах торгівлі та громадського харчування, де часті випадки приховування виручки. Тому правильне проведення розрахункових операцій — це не лише формальність, а й запорука уникнення значних фінансових втрат.

Висновок

Розрахункова операція — це базовий елемент будь-якої господарської діяльності, який визначає прозорість та законність відносин між бізнесом і споживачем. Від правильності її проведення залежить не лише репутація підприємця, але й податкові зобов’язання та фінансова безпека бізнесу.

Своєчасна фіскалізація, коректна робота з РРО/ПРРО та видача чеків покупцям — це ті кроки, які допомагають уникнути штрафів та забезпечити стабільний розвиток бізнесу у правовому полі.