Штрафи за неправильне використання РРО в 2024 році і як їх уникнути

З 1 жовтня 2023 року держава відновила податкові перевірки щодо дотримання правил використання РРО. Які штрафи за порушення касової дисципліни може отримати підприємець? Яких правил потрібно дотримуватися, щоб їх уникнути? Розповімо про це у статті.

Податкова виписує штраф лише після перевірки. Щодо застосування РРО податківці проводять документальні та фактичні перевірки. Тож першочергове завдання для підприємця — не допустити їх.

Для цього потрібно уникати типових помилок, на які звертає увагу податкова. Розповімо про головні з них.

В точці продажу немає РРО

💸 Штраф: 100% від суми проданих товарів — за перше виявлене порушення, 150% — за повторне

Найчастіше податкова починає перевірку після того, як виявить, що підприємець не використовує РРО або програмний реєстратор (ПРРО). Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі — Закон про РРО) визначає, які групи підприємців обов’язково повинні використовувати фіскальні каси.

Згідно з Законом про РРО, можуть не використовувати реєстратори розрахункових операцій:

• ФОПи 1 групи;
• підприємці, які отримують перекази на реквізити IBAN;
• підприємці, які приймають післяплату, користуючись послугами «Укрпошти» (за використання послуг Нової Пошти РРО потрібен);
• фахівці, які приймають оплату за послуги лише дистанційно;
• платники єдиного податку, чий бізнес зареєстрований у селах. Однак такі підприємці повинні вести книгу обліку розрахункових операцій та розрахункову книгу (по суті — теж видавати чеки). Часто вони теж використовують ПРРО, щоб спростити фіскалізацію.

Тож, якщо підприємець за законом повинен використовувати РРО, йому потрібно зареєструвати касу, перш ніж продавати товари чи надавати послуги. Фіскалізувати продажі заднім числом не можна. Тому будь-які затримки з оформленням РРО можуть призвести до штрафу.

Підприємець не видає покупцю фіскальний чек

💸 Штраф: 100% від суми проданих товарів — за перше виявлене порушення, 150% — за повторне

Видавати чек потрібно після кожної оплати — навіть якщо покупець від нього відмовляється. Якщо продавець працює онлайн і після оплати надсилає товар покупцю, він повинен вкласти фіскальний чек у посилку.

Для підприємців, які продають товари післяплатою через Нову пошту, найзручніший спосіб фіскалізації — програмний РРО. Продавець надсилає електронні чеки в месенджерах, електронною поштою або в інший зручний спосіб.

Підприємець видає чек за оплату готівкою понад 50 000 грн для фізичних осіб або понад 10 000 для юридичних осіб

💸 Штраф: 1700 грн

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні № 148 (далі — Положення № 148) обмежує готівкові розрахунки. Продавець отримує штраф, якщо видає чек за оплату готівкою понад 50 000 гривень фізичним особам і понад 10 000 гривень — юридичним.

Покупець у таких випадках може розрахуватись комбіновано готівковими коштами та із застосуванням електронного платіжного засобу. При цьому сума готівкових коштів не повинна перевищувати 50000 грн.

Реквізити в чеку вказані неправильно

💸 Штраф: 100% від вартості проданих товарів — за перше виявлене порушення, 150% — за повторне.

💸 За відсутність штрих-кода в чеку на акцизні товари — додатково 5100 грн.

Неправильні реквізити в чеку або їхня відсутність — одна з найпоширеніших помилок, які призводять до податкових перевірок і штрафів. Перелік реквізитів зазначений у Положенні про форму та зміст розрахункових документів (далі — Положення № 13).

Якщо підприємець продає підакцизні товари, на чеку додатково повинен бути зазначений штрих-код і код УКТ ЗЕД.

Податкова служба прирівнює чеки з неправильними реквізитами до невиданих. Відповідно, й розмір штрафу за неправильні реквізити такий же, як і для штрафів за невикористання РРО.

Сучасні провайдери РРО слідкують за всіма змінами в законодавстві. Фіскальні чеки автоматично формуються із зазначенням усіх необхідних реквізитів.

В точці продажу немає POS-термінала

💸 Штраф: від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів (від 1700 до 3400 грн) за перше порушення; від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів (від 8500 до 17000 грн) за повторне.

Постанова Кабміну № 894 зобов’язує всіх підприємців, які продають товари в населених пунктах із населенням від 5 000 осіб використовувати POS-термінали. За порушення цієї вимоги передбачена адміністративна відповідальність за ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

POS-термінал не видає фіскальні чеки, а лише квитанції платіжного терміналу. Тому його потрібно використовувати разом із РРО або ПРРО. POS-терміналів повинно бути не менше, ніж 50% від кількості РРО.

Продавець неправильно відкриває або закриває зміну

💸 Штраф: 510 грн

Продавець не повинен відкривати зміну на РРО, якщо продажів немає. Нульовий z-звіт (звіт за всі продажі протягом зміни) може привернути увагу податківців і спричинити перевірку.

Правила касової дисципліни вимагають, щоб продавець своєчасно закривав зміни — не пізніше ніж через 24 години з моменту відкриття. Якщо податкова перевірка виявить таке порушення, штраф чекає як підприємця, так і касира.

Сучасні провайдери пропонують ПРРО з автоматичним закриттям зміни. Наприклад, у «Вчасно.Каса» програма намагається закрити зміну в межах певного часового діапазону. Крім цього, продавець отримує сповіщення на пошту.

Термін дії РРО прострочений

💸 Штраф: 100% від вартості проданих товарів — за перше виявлене порушення, 150% — за повторне

Термін дії РРО визначає виробник. Він гарантує, що протягом визначеного періоду фіскальна каса працюватиме правильно та зберігатиме інформацію про проведені операції.

Податкова розцінює роботу з простроченим РРО як його відсутність у точці продажу. Після виявленого порушення продавець отримує такий же штраф, як і за роботу без РРО. Додатково мають сплатити адміністративний штраф:

• касир, який видавав чеки за допомогою простроченого РРО (від 34 до 85 грн за перше порушення, від 85 до 170 — за наступні);
• підприємець (від 85 до 170 грн за перше порушення, від 170 до 340 — за наступні).

Програмні РРО оновлюються автоматично. Працюючи з ними, підприємці не ризикують отримати штраф за прострочену фіскальну касу.

Продавець порушив правила внесення/видачі готівки

💸 Штраф: 1 грн за перше порушення; 100% вартості товарів, проданих із порушенням — за повторне

В роботі з РРО/ПРРО важливо правильно оформлювати операції, не пов’язані з розрахунками. Зокрема:

• службове внесення — реєстрацію суми готівки, яка зберігається в касі на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після z-звіту;
• службова видача — реєстрацію суми готівки, яку касир вилучає з каси.

Правила проведення таких операцій визначає Порядок реєстрації розрахункових операцій № 547.

Помилки у внесенні і видачі готівки призводять до того, що виникає невідповідність між сумою готівки в касі і в z-звіті. Податківці можуть накласти штраф, якщо вони виявлять таке порушення протягом календарного року і розбіжність між сумами становитиме понад 10% від мінімальної заробітної плати.

Щоб убезпечити себе від ризиків, правильно обирайте провайдера РРО/ПРРО. Сучасні провайдери регулярно оновлюють програми і автоматизують процеси роботи з касою (фіксують тривалість зміни, наявність готівки в касі, формують z-звіти). В роботі з такими фіскальними касами ризики, пов’язані з людським чинником, зведені до мінімуму.