Типові помилки, які ФОП допускають під час ведення бізнесу. Чек-лист

Ведення бізнесу для ФОП — це водночас великі можливості та серйозна відповідальність. У бажанні швидко запустити свою справу підприємці почасти припускаються помилок, які можуть призвести до небажаних перевірок податкової і штрафів.

У цій статті ми зібрали чек-лист найпоширеніших помилок, які найчастіше допускають ФОП під час ведення бізнесу.

Неправильний вибір КВЕДів або групи системи оподаткування

Зареєструвати один вид діяльності, але на практиці надавати послуги чи продавати товари, які не відповідають вказаним даним у реєстрації, — це помилка, яка може спричинити проблеми під час перевірок:

• Доходи від такої діяльності будуть оподатковуватися за підвищеною ставкою єдиного податку — 15% для першої та другої груп (згідно з п. 293.4 ПКУ).
• ФОП буде зобов’язаний перейти на загальну систему оподаткування з першого дня місяця, який настає за податковим (звітним) періодом, у якому здійснювалася така діяльність (згідно з пп. 7 пп. 298.2.3 ПКУ).

Призначення платежу не відповідає КВЕДам ФОП

Якщо у призначенні платежу була допущена помилка, під час перевірки податкова може дійти висновку, що підприємець здійснював діяльність, не зареєстровану в його реєстрі видів діяльності.

У такій ситуації можливе анулювання статусу платника єдиного податку. Крім того, доходи, отримані від незареєстрованої діяльності, обкладаються податком за підвищеною ставкою – 15%.

Не надали статус платника єдиного податку при реєстрації

Під час реєстрації ФОП немає потреби подавати окрему заяву до податкової щодо обрання спрощеної системи оподаткування.

Натомість бажання перейти на спрощену систему можна одразу вказати у заяві держреєстратору під час реєстрації. Відомості про це передаються до податкової автоматично, без додаткових дій з боку ФОП.

Раніше для цього потрібно було подавати дві окремі заяви: одну на держреєстрацію, а іншу — для обрання спрощеної системи. Зараз достатньо лише зазначити своє бажання у заяві на реєстрацію ФОП.

Проте до початку отримання доходу важливо перевірити, чи є відповідний запис у Реєстрі платників єдиного податку. Якщо сталася технічна помилка чи податкова відмовила у такій реєстрації, а підприємець розпочав діяльність по спрощеній системі оподаткування, єдиний вихід — звернутися до суду з проханням визнати реєстрацію платником спрощеної системи «заднім числом».

ФОП не зареєстрований платником ПДВ

Якщо підприємець був зобов’язаний зареєструватися платником ПДВ, але не подав відповідної заяви, на нього накладається штраф. Розмір санкції становить 10% від суми податкового зобов’язання, визначеного контролюючим органом.

У разі умисного порушення ця сума зростає до 25%. Якщо умисне порушення повторюється протягом 1095 календарних днів, штраф становитиме вже 50%.

Невідповідна група системи оподаткування

Під час реєстрації ФОП деякі підприємці вибирають 1-2 групу єдиного податку через нижчі ставки. Однак ці групи підходять не всім.

Якщо підприємець планує співпрацювати з іноземними компаніями, отримувати оплату у валюті або працювати з ФОП, що перебувають на загальній системі оподаткування, необхідно вибрати 3 групу єдиного податку.

Якщо фізична особа-підприємець порушує умови перебування на обраній групі єдиного податку, вона втрачає можливість перейти на іншу групу єдиного податку. Для цього необхідно подати заяву до контролюючого органу щонайменше за 15 календарних днів до початку нового кварталу (пп. 298.1.5 ПКУ).

Перевищення ліміту, встановленого для ФОПа різних груп спрощеної системи оподаткування

Кожна група спрощеної системи оподаткування має встановлені обмеження щодо обсягу грошового обороту:

• для 1 групи — 1 336 000 грн (167 мінзарплат);
• для 2 групи — 6 672 000 грн (834 мінзарплати);
• для 3 групи — 9 336 000 грн (1167 мінзарплат).

Підприємцю важливо ретельно контролювати, щоб ці ліміти не були перевищені. Якщо ж оборот перевищує дозволені межі, потрібно подати заяву для переходу на іншу групу єдиного податку або змінити систему оподаткування на загальну.

Відсутні первинні документи

Кожен ФОП повинен зберігати первинні документи, які підтверджують його господарські операції. У разі відсутності документів, що підтверджують походження товару, контролюючі органи можуть прийняти рішення про переведення підприємця на загальну систему оподаткування заднім числом.

Для ФОП на загальній системі оподаткування необхідними є:

• книга обліку доходів і витрат (обов’язково ведеться в паперовій або електронній формі);
• первинні документи, які підтверджують доходи і витрати, зокрема: рахунки, акти виконаних робіт/наданих послуг, накладні, договори з контрагентами, платіжні доручення, виписки з банку, квитанції, касові ордери, чеки та інші розрахункові документи;
• документи, що підтверджують сплату податків (квитанції, платіжні доручення).

Для ФОП, що перебувають на спрощеній системі оподаткування без ПДВ (1-3 групи) обовʼязковими є:

• книга обліку доходів (в електронній або паперовій формі) – до 2021 року була обов’язковою, зараз її ведення скасовано, але бажано зберігати власний облік доходів для уникнення непорозумінь із податковою;
• первинні документи, які підтверджують отримання доходу (рахунки, акти виконаних робіт/наданих послуг, чеки, накладні);
• розрахункові документи (банківські виписки, касові ордери, чеки, квитанції);
• договори з контрагентами (за потреби).

Для ФОП, що перебувають на спрощеній системі оподаткування з ПДВ (3 група) крім перелічених вище документів варто зберігати:

• податкові накладні;
• документи на придбання товарів, послуг, основних засобів.

Тривалість зберігання документів

Згідно з п. 44.3 Податкового кодексу України, ФОП зобов’язаний зберігати всі первинні документи, пов’язані з господарською діяльністю, не менше ніж 1 095 днів (3 років) після закінчення звітного періоду, в якому було складено відповідний документ. У разі перевірок або оскарження документів термін зберігання може бути продовжений.

Навіть якщо ФОП на спрощеній системі і йому не потрібно вести книгу обліку доходів, варто зберігати первинні документи для уникнення питань з боку податкової.

Використання програмного забезпечення для автоматизації обліку (наприклад, ПРРО «Вчасно.Каса») спрощує процес збереження документів.

Робота без РРО/ПРРО

Підприємець, який за законом зобов’язаний використовувати РРО, повинен зареєструвати касовий апарат до початку продажу товарів або надання послуг. Оформлення фіскалізації заднім числом неможливе, а будь-які затримки з оформленням РРО можуть призвести до штрафів за неправильне використання РРО.

Розрахункова операція не була фіскалізована

Якщо підприємець, який використовує ПРРО, створив фіскальний чек в електронній формі та надіслав його на вказаний покупцем номер телефону або електронну адресу, такий розрахунковий документ вважається виданим споживачеві.

У разі недотримання цієї вимоги, тобто якщо фіскальний чек не було створено в електронній формі або не надіслано покупцю у зручний для нього спосіб, передбачено відповідальність відповідно до п. 1 ст. 17 Закону №265.

ФОП не оформлює працівників офіційно

Якщо для ФОП-платника єдиного податку обмеження на найманих працівників існують, то ФОПи на загальній системі оподаткування таких умов не мають.

ФОП, які використовують найману працю без оформлення трудових відносин, можуть отримати штраф у десятикратному розмірі мінімальної заробітної плати за кожного працівника (при першому порушенні) і у тридцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати (при повторному правопорушенні).

ФОП не оформив працівника з інвалідністю

Стаття 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» забороняє будь-які форми дискримінації у трудовій сфері, зумовлені інвалідністю. Зокрема: відмову в прийнятті на роботу, у кар’єрному зростанні, звільнення з ініціативи роботодавця чи переведення на іншу посаду без згоди працівника.

Винятком є випадки, коли медико-соціальна експертиза визначає, що стан здоров’я працівника перешкоджає виконанню його обов’язків, створює загрозу для інших співробітників або може призвести до погіршення стану здоров’я особи з інвалідністю у разі продовження роботи або зміни її характеру та обсягу.

ФОП не користується електронним кабінетом платника податків

Якщо підприємець самостійно веде бухгалтерію, використання електронного кабінету платника податків стає не просто зручністю, а необхідністю. Цей інструмент дозволяє відслідковувати всі актуальні дані в режимі реального часу, що допомагає уникнути фінансових помилок і штрафів.

Підприємець має регулярно перевіряти нарахування боргових зобов’язань, своєчасність прийняття звітів, відкриті повідомлення або запити від податкової тощо.

Помилки в оформленні розрахунків, неправильно зазначена сума або помилково виданий чек, невірне введення «службових витрат» чи «службових внесень» готівки, відсутність даних ЕПЗ у чеку — все це може призвести до штрафів і привернути увагу податкових органів для проведення перевірок.

Наприклад, у програмному РРО «Вчасно.Каса» фіскальні чеки автоматично формуються із зазначенням усіх необхідних реквізитів. Ця та багато інших можливостей сервісу дозволяють уникнути помилок, пов’язаних із видачею чеків.

Не подана звітність при нульовому доході

«Нульову» звітність повинні подавати платники податків за той звітний період, у якому господарська діяльність не здійснювалася. Подання здійснюється у строки, встановлені для відповідної звітності конкретного платника.

Ця вимога регулюється статтею 49.2 Податкового кодексу України, де зазначено: «Платник податків зобов’язаний подавати податкові декларації за кожен звітний період щодо кожного окремого податку, платником якого він є, незалежно від того, чи вів він господарську діяльність у звітному періоді».

Не подали Додаток 4-ДФ (1-ДФ) при виплаті на рахунок ФОП

Якщо підприємець не подав, подав із порушенням строків, з недостовірними відомостями і якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобовʼязань платника податку та/або до зміни платника податку, — це тягне за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Використання різних КЕП

Ще одна помилка — використовувати різні електронні підписи (КЕП), які були отримані у різних кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП) для підписання декларацій, звітів тощо.

Якщо підприємець використовує різні КЕП щоразу, це може призвести до затримок у прийнятті документів, суперечливих даних у базі податкової або навіть до їхнього відхилення. Крім того, це ускладнює відстеження історії підписів і може викликати підозри з боку контролюючих органів.

Помилкова сплата податків на невірний рахунок

Помилка під час перерахування узгодженої суми грошового зобов’язання до державного бюджету визначається законом як дія, хоч і помилкова. Тому, такі дії, що не містять ознак бездіяльності платника податків при сплаті узгодженої суми грошового зобов’язання, не є підставою для застосування штрафів.

Отримання доходу на особисту картку

Отримання доходу на особисту картку фізичної особи є суттєвим порушенням, адже для отримання підприємницького доходу ФОП повинен використовувати виключно рахунок ФОПа. У разі перевірки податкові органи можуть накласти штраф у розмірі 100-150% від суми, що не була фіскалізована.

Неправильне закриття ФОП

Якщо ФОП припиняє діяльність, це не звільняє його від обов’язку подати заключні звіти і сплатити податки. Закриваючи ФОП, варто потурбуватися про всі бухгалтерські формальності, а за необхідності — звернутися за допомогою до фахівців.

Довіряти неперевіреним джерелам інформації

Замість того, щоб впевнитися у достовірності нововведень на офіційних вебсайтах державних органів чи проконсультуватися з професіоналами, підприємці вірять гучним заголовкам статей у ЗМІ чи телеграм-каналів.

Щоб уникнути будь-яких непорозумінь чи проблем — у разі сумнівів звертайтеся до бухгалтерів, податкових консультантів або юристів для отримання чітких роз’яснень.