Перевели 80% кадрового документообігу в електронний формат. Досвід групи фармацевтичних компаній «ЮРіЯ-ФАРМ»

До структури «ЮРіЯ-ФАРМ» входять головний офіс, регіональні відділення та виробничі потужності. Вони розташовані в різних регіонах України. Через це в роботі з кадровими документами виникали труднощі:

• витрачали багато часу і коштів на логістику документів;
• під час оформлення і підписання документи часто губилися. Ситуація лише погіршилась під час війни;
• інспекторам з кадрів було важко відстежувати, на якій стадії опрацювання перебуває документ. Якщо виникали питання щодо конкретного документа, їх з’ясовували в телефонному режимі;
• якщо працівник припустився помилки, він повинен був заново оформлювати і надсилати документ. Це значно уповільнювало кадрові процеси;
• в період масового оформлення кадрових документів (наприклад, для оформлення відпусток або прийняття нових працівників на роботу) керівник компанії змушений був підписувати до 1000 лише кадрових документів на день.

На початку 2023 року кількість працівників у компаніях відновилася до довоєнного рівня. Збільшилася кількість кадрових процесів, тож виникла нагальна потреба в їх оптимізації. Група компаній вирішила перейти на кадровий електронний документообіг, щоб пришвидшити підписання документів і зменшити кількість помилок.

Аудит кадрових процесів показав, що найбільше проблем у компаніях «ЮРіЯ-ФАРМ» виникає з оформленням відпусток. У штаті «ЮРіЯ-ФАРМ» — понад 3000 працівників. Щомісяця відділ кадрів отримує від 300 до 500 заяв на відпустку. Інспектори з кадрів опрацьовують 600-1000 документів (заяв і наказів на відпустку) на місяць. Тож компанії вирішили автоматизувати цей процес першим.

Компанія була готова до впровадження електронних документів і в технічному, і в організаційному планах, тому особливих труднощів не виникло. IT-відділ заздалегідь підготував усю необхідну інфраструктуру, щоб інтегрувати сервіс «Вчасно.ЕДО». Разом із менеджерами «Вчасно» розробили стратегію переходу на електронні документи, сформували тестову групу і провели навчання.

«ЮРіЯ-ФАРМ» сповідує філософію постійного розвитку. Тому супротиву всередині компанії теж не виникло. Працівники сприйняли цифровізацію документів як рух уперед, іновацію, яка заощадить їхній робочий час.

Читайте також: Одна з найбільших ІТ-шкіл країни майже не друкує документи: Hillel IT School максимально автоматизує процеси у «Вчасно»

На початку 2023 року «ЮРіЯ-ФАРМ» почала впроваджувати сервіс «Вчасно» для роботи з кадрами. Перехід на електронні документи складався з кількох етапів.

Аналіз кадрових процесів і підготовка до впровадження ЕДО. Перш за все менеджери компаній вивчили кадрове законодавство і узгодили дії з чинними нормами. Юридичний відділ пересвідчився, що кадрові електронні документи відповідають нормам трудового законодавства і їх приймають державні органи.

Після цього провели аудит робочих процесів і визначили, які дії виконує працівник під час оформлення відпустки. З паперовими документами весь процес оформлення відпустки займав 1 добу 40 хвилин.

Наступним кроком стало налаштування СRM-системи, в якій у компанії створюють кадрові документи. Систему інтегрували з програмою для кадрового та бухгалтерського обліку і сервісом електронного документообігу «Вчасно.ЕДО», щоб повністю автоматизувати оформлення відпусток.

Оформлення електронних підписів. Працівникам дозволили самостійно оформлювати КЕП у зручний спосіб. Кількість посад, які використовують цифрові підписи, зросла з 50 до 1300. Зараз КЕП використовують 46% усіх співробітників «ЮРіЯ-ФАРМ» (фахівці, менеджери, ТОП-менеджери).

Електронний підпис СЕО делегували відповідальним особам і відобразили це у внутрішніх положеннях компаній. Це зменшило навантаження на керівників компаній, які підписували кадрові документи.

Тестування. Ми вивчили особливості кожного напряму компанії. Провели навчання для працівників, розробили покрокові інструкції для них. Сформували тестову групу і відпрацювали з нею весь процес оформлення відпустки в електронному форматі.

Після впровадження ЕДО працівники погоджують дати з керівником у чат-боті компанії. Після погодження підписують сформовану заявку у «Вчасно». Вся процедура оформлення відпустки скоротилася до 10 хвилин.

Масштабування. Успішний досвід тестової групи в оформленні відпусток дозволив впровадити електронний кадровий документообіг у головному офісі компанії, а згодом — і в регіональних відділеннях.

На першому етапі проєкту ми перевели в електронний формат всі види відпусток. Згодом автоматизували й інші кадрові процеси в компанії: прийом на роботу, переміщення на інші посади, оформлення довідок з місця роботи.

Читайте також: Автоматизація кадрового документообігу. Практичний досвід компанії EVO

Читайте також: Робота з ЕДО — досвід різних відділів компанії Philip Morris Ukraine