Видаткова накладна — первинний бухгалтерський документ, який засвідчує факт передачі товару. Її часто використовують постачальники, співпрацюючи з торговельними мережами. Для чого потрібна видаткова накладна і як її правильно оформлювати — розповімо у статті.
Видаткова накладна в системі первинних документів
Під час постачання товарів сторони оформлюють первинні документи, щоб засвідчувати господарські операції (відвантаження, транспортування, отримання партії товару тощо). Правильне оформлення первинних документів дозволяє уникнути проблем із податковою і судових спорів з партнерами.
Однак законодавство чітко не визначає, які документи повинні супроводжувати постачання товару і в який момент їх потрібно складати (під час відвантаження, прибуття на склад тощо). Тому постачальники і мережі в оформленні документів орієнтуються на логіку власних бізнес-процесів.
В сучасній торгівлі сформувалися кілька схем документообігу під час постачання товарів. Найбільш поширені з них використовують видаткову або прибуткову накладну. Видаткову накладну створює постачальник під час відвантаження товару, а прибуткову — мережа, коли товар прибуває на склад.
Що таке видаткова накладна?
Видаткова накладна підтверджує, що постачальник передав товари покупцю. Вона містить усю інформацію, необхідну для бухгалтерського обліку операції: назву та кількість товарів, ціну, місце постачання, дату господарської операції та ін.
За допомогою видаткових накладних обліковують рух матеріальних цінностей як усередині компанії (внутрішні видаткові накладні), так і за її межами (зовнішні). Тому в бухгалтерському обліку цей документ є універсальним.
Видаткова накладна в електронній формі
Закон «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» дозволяє створювати накладні й інші первинні документи в електронній формі. Для цього торгові компанії користуються різноманітними цифровими сервісами.
Наприклад, сервіс «Вчасно.EDI» дозволяє повністю налагоджувати ланцюжок постачання товарів і автоматично формувати всі необхідні для цього електронні документи. Відповідно до потреб компанії можна налаштувати сервіс під певну схему документообігу: на основі видаткової, прибуткової накладної тощо. На електронні документи сторони накладають електронні підписи — це надає їм повної юридичної сили.
В роботі з постачальниками мережі можуть стикатися з помилками, невідповідністю даних у накладних тощо. «Вчасно.EDI» формує первинні документи автоматично, тому ризик помилок у них зведений до мінімуму. Якщо невідповідність виявляється вже після доставки товару на склад, сторони можуть скласти акт розбіжності або створити нову видаткову накладну. В сервісі «Вчасно.EDI» це займає кілька хвилин.
Сервіс «Вчасно.EDI» інтегрується з багатьма обліковими системами. Це дозволяє створювати видаткові накладні не лише в самому сервісі, а й у зручному для себе середовищі (BAS, BAF або інших програмах для бухгалтерського обліку). Завдяки цьому бухгалтери можуть відстежувати замовлення і бачити всі пов’язані з ними документи.
Електронні видаткові накладні стають актуальними і з упровадженням в Україні електронних ТТН. Нагадаємо: з 30 травня держава впроваджує еТТН у внутрішніх вантажних перевезеннях, а після припинення воєнного стану планує повністю перевести на електронні ТТН усі перевезення вантажів на території України.
Електронні ТТН передбачають чітку послідовність підписання (відправник — перевізник — отримувач). Оформлюючи документи на вантаж, постачальники можуть одночасно підписувати еТТН і електронні видаткові накладні онлайн у сервісі EDI. Це відповідає логіці постачання товарів: накладна засвідчує, що постачальник передає право власності на товар, а еТТН — що водій доставить його легально, за визначеним маршрутом, із дотриманням усіх правил перевезень.
Які реквізити повинна містити видаткова накладна?
Наразі держава не затвердила єдину форму видаткової накладної. Документ вважається чинним, якщо в ньому є всі необхідні реквізити. Тому компанії розробляють для нього власні форми. Як свідчить практика, найчастіше підприємства використовують форми з облікових систем.
Вимоги до оформлення видаткової накладної визначає ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88.
Видаткова накладна повинна містити такі обов’язкові реквізити:
- назва документа;
- дата складання — повинна бути вказана дата, коли фактично була здійснена господарська операція. Особливу увагу на дату складання слід звертати платникам ПДВ, оскільки у них виникають податкові зобов’язання саме з дати, коли почався рух товару від продавця до покупця;
- назва компанії, яка передає товар;
- зміст і обсяг господарської операції;
- для платників ПДВ — сума ПДВ;
- одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, які провели господарську операцію;
- особисті підписи осіб, які здійснили господарську операцію.
Видаткову накладну створюють у двох примірниках — для постачальника і мережі. Особи, які відвантажили і отримали товар, підписують обидва примірники.
Більше про сервіс електронного обміну даними «Вчасно.EDI»
Ознайомтеся з усіма можливостями сервісу і почніть співпрацю.
