Viber
Telegram
Результати впровадження
Поступовий перехід на електронний документообіг дозволив компанії масштабувати використання КЕП далеко за межі окремого фінансового чи бухгалтерського процесу.
Сьогодні КЕП використовують не лише для зовнішнього документообігу. Через електронний підпис проходять заяви на відпустку, документи щодо відряджень, внутрішні накази, документи з охорони праці та акти передачі товарно-матеріальних цінностей між складами.
Отримання «Вчасно КЕП» також стало частиною онбордингу: нові співробітники оформлюють ключ на початку роботи, якщо він потрібен для їхніх обов’язків.
Як компанія прийшла до електронного документообігу
Перехід на цифровий документообіг в «Агробудівельному Альянсі Астра» почався ще до масштабного впровадження «Вчасно». Одним із перших поштовхів стала співпраця з великими агрохолдингами, які мають розподілені господарства по різних регіонах України.
Пандемія та перехід частини співробітників на віддалену роботу ще більше посилили потребу в цифрових рішеннях. Компанія почала поступово використовувати різні інструменти електронного документообігу та стежити за доступними на ринку рішеннями.
У процесі стало зрозуміло, що окремих інструментів недостатньо: бізнесу потрібне рішення, яке можна було б масштабувати на різні процеси та команди. Саме в цей період компанія звернула увагу на «Вчасно».
Однак масштабний перехід не відбувся за один день. Перші пів року з «Вчасно» працювали насамперед ті команди, яким електронний документообіг був необхідний для щоденної роботи — зокрема фінансисти, які взаємодіяли з банками та лізинговими компаніями. Поступово до системи підключалися співробітники інших відділів.
Яку проблему потрібно було вирішити
До переходу на електронний документообіг життєвий цикл одного документа включав: друк, підписання, проставлення печатки, сканування, відправлення контрагенту та внесення інформації до реєстру. Після цього потрібно було ще проконтролювати, чи отримав контрагент документ, чи підписав його та чи повернув оригінал.
Особливо складним цей процес був для компанії з регіональною структурою.
Наприклад, склади щодня можуть відвантажувати десятки партій товарів у різні регіони. Акти приймання-передачі та інші документи супроводжують ці операції, але паперові оригінали можуть залишатися на прийманні, губитися серед інших документів або чекати на повернення до офісу.
Це створювало додаткове навантаження для матеріально відповідальних осіб та працівників, які відповідали за документообіг.
Окремою проблемою був контроль «боргів» за оригіналами. Відповідальним працівникам потрібно було стежити за реєстрами та з’ясовувати, які документи ще не повернулися від контрагентів.
Перехід на електронний документообіг дозволив компанії перенести документи в цифрове середовище й вибудувати новий процес роботи з ними — від створення та погодження до підписання і контролю виконання.
Важливою частиною цього переходу став кваліфікований електронний підпис (КЕП), який дав змогу працівникам підписувати документи без повернення до паперових оригіналів.
Як «Агробудівельний Альянс Астра» впроваджував КЕП
Компанія не намагалася одразу перевести весь штат на електронний документообіг. Перехід почали з підготовки працівників до нової моделі роботи: потрібно було створити облікові записи, отримати КЕП, налаштувати доступи та навчитися працювати з новим інструментом.
Щоб допомогти команді адаптуватися, компанія проводила навчання. Працівникам показували не лише технічну сторону роботи з «Вчасно», а й практичні результати колег: скільки документів вони вже закривають у системі та як це спрощує їхню роботу.
Паралельно компанія поступово розширювала перелік документів, які потрібно було підписувати електронно.
Так електронний підпис поступово став не окремим інструментом для бухгалтерії, а частиною повсякденної роботи більшості співробітників.
Читайте також: Як отримати КЕП для юридичної особи онлайн
КЕП як частина онбордингу
У компанії вирішили не зупинятися на переведенні теперішніх працівників на електронний документообіг.
Оформлення КЕП та доступу до «Вчасно» поступово стало одним із перших етапів адаптації нового співробітника.
Разом зі службовим ноутбуком чи автомобілем працівник отримує й ключ електронного підпису, якщо він потрібен для його роботи.
Зручність такого формату відзначають і самі працівники. Підписати документ можна буквально за кілька натискань у застосунку:
Користуватися застосунком «Вчасно КЕП» дуже зручно. Приходить повідомлення: один натиск — і через Face ID відкривається документ, який потрібно підписати. Другий натиск — і документ уже підписаний, знову через Face ID.
Як змінився зовнішній документообіг
Навіть якщо контрагент не користується «Вчасно», компанія може надсилати йому документи на підпис електронною поштою. Це дозволило поступово переводити зовнішній документообіг у цифровий формат без одночасного підключення всіх партнерів.
Водночас юридичний та адміністративний процеси також адаптували до нового формату: під час погодження та формування договорів враховується можливість роботи з електронним документообігом.
Автоматичний контроль підписаних документів
Наступним етапом цифровізації стала інтеграція «Вчасно» з обліковою системою компанії.
Вона автоматично перевіряє наявність підписаних документів і прибирає їх із реєстру боргів за оригіналами. Тому відповідальним працівникам не потрібно постійно вручну перевіряти статус кожного документа.
Якщо контрагент не підписав документ, компанія також може отримувати нагадування. Наприклад, для документів, які залишилися непідписаними протягом певного періоду, відповідальним працівникам надходить інформація про необхідність звернутися до контрагента.
У результаті контроль документообігу став частково автоматизованим: замість постійної перевірки реєстрів працівники можуть зосередитися на документах, які справді потребують їхньої уваги.
Інтеграція, яку ми побудували між обліковою системою і «Вчасно», в автоматичному порядку перевіряє наявність підписаних документів і прибирає борги з реєстру. Тому відповідальним особам навіть не потрібно це відслідковувати.
Хто працює з «Вчасно»
Сьогодні електронний документообіг охоплює різні підрозділи компанії.
Найбільший обсяг документів припадає на менеджерів із продажу та адміністраторів документообігу. Вони працюють із рахунками, актами, видатковими документами та іншими документами, пов’язаними з продажем техніки та сервісних послуг.
Наприклад, у департаменті запасних частин близько 50 менеджерів у різних регіонах працюють із документами: формують рахунки, видаткові документи, отримують та підписують документи від контрагентів. І завдяки підписанню електронним «Вчасно КЕП» це відбувається без затримок.
Електронний документообіг також використовують адміністративний департамент, який займається закупівлями, та бухгалтерія — для внутрішніх документів, кадрових процесів і закриття відряджень. Документи підписуються зручно ключами «Вчасно КЕП» — в кілька кліків і без переходів між окремими сервісами.
Загалом через «Вчасно» проходить близько 5 000 документів на місяць.
Читайте також: Безпека КЕП: чекліст для ФОП і компаній
Що змінилося для команди
Перехід на КЕП змінив не лише спосіб підписання документів, а й саму логіку роботи з ними.
Раніше документ міг фізично їхати до контрагента тижнями. Після переходу на електронний документообіг його можна підписати значно швидше.
Водночас компанія позбулася частини супутніх процесів: контролю фізичного переміщення оригіналів, ведення реєстрів боргів, пошуку документів та постійних нагадувань контрагентам.
Електронні сценарії погодження також допомагають керівникам працювати з документами незалежно від того, де вони перебувають.
Наприклад, генеральний директор може підписувати документи за налаштованим сценарієм, де документ потрапляє до нього лише після проходження необхідних погоджень. Якщо керівник перебуває у відрядженні чи не може підписати документ особисто, можна налаштувати делегування відповідальним працівникам.
Це особливо важливо для компанії, де затримка підписання акта або іншого документа може відкласти оплату, передачу техніки чи іншу операцію. У паперовому процесі така ситуація могла виникнути просто через те, що потрібний підписант перебуває не в офісі.
Головний результат проєкту
Для «Агробудівельного Альянсу Астра» перехід на КЕП став не просто заміною паперового підпису електронним.
Компанія поступово перевела в цифровий формат зовнішній документообіг із клієнтами та постачальниками, внутрішні кадрові процеси, відрядження, накази, документи з охорони праці та складські операції.
Якщо у вас від 50 документів на місяць і співробітники працюють у різних місцях, електронний підпис уже має сенс. І чим більший обсяг документів, тим помітніша економія часу.
У результаті електронний документообіг став частиною щоденної роботи компанії — від онбордингу нового працівника до взаємодії з контрагентами та внутрішнього погодження документів.
| До впровадження КЕП | Після впровадження КЕП |
| Передача й погодження документів могли тривати до тижня | Документи можна підписати й погодити протягом 1 години |
| Потрібно було вручну контролювати повернення оригіналів | Інтеграція автоматично прибирає підписані документи з реєстру та нагадує про непідписані |
| Паперові заяви та документи на відпустки, відрядження, накази тощо | 95%+ співробітників мають КЕП і працюють із документами електронно |
| Документи фізично передавали між офісами та регіонами | ~5 000 документів проходять через «Вчасно» щомісяця |
| Для підписання документа потрібно було пройти повний паперовий процес | У мобільному застосунку документ можна підписати за 2 натискання з Face ID |
Плани на подальшу автоматизацію документообігу
Серед подальших планів — розглядаємо впровадження «Вчасно Кадри», а також використання AI-розпізнавання документів. Це дасть змогу розширити автоматизацію документообігу та зробити синхронізацію з обліковою системою ще зручнішою й ефективнішою.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
