Результати впровадження ЕДО
Що змінилося в процесах?
Ми перевели всі кадрові документи в електронний формат. Штат EVO налічує більше 1300 співробітників. Левова частка яких працює віддалено з різних міст України та світу. Це постійний потік різних документів: прийняття/звільнення, відпустки, відрядження, переведення тощо. До прикладу, процес оформлення співробітника на роботу тепер займає годину часу, замість цілого робочого дня. Плюс жодних ксерокопій та заяв, написаних від руки.
Автоматизація за 3 місяці
Час на впровадження електронного документообігу безпосередньо залежить від розміру компанії. В EVО цей процес зайняв три місяці. Ми поділи роботу на етапи:
-
1підготовчий етап
-
2аудит документів
-
3інтеграція
-
4налаштування
-
5тестування
-
6інформування та підготовка працівників
Читайте також:
Як впровадити електронний кадровий документообіг у компанії
Про результати
Швидкість підписання документів зросла у 5 разів, а адміністрування процесів значно спростилося.
Один із прикладів — переміщення працівника на нову посаду. Тепер процес зміни посади швидко відображається в системі, програма автоматично заповнює всі необхідні документи. А працівнику не потрібно додатково витрачати час на походи по кабінетам чи поїздки до офісу. Колега отримує повідомлення з посиланням на документи для підпису через Viber або Telegram. Ставить свій електронний підпис на автоматично заповнених документах, витрачаючи на це всього 5 хвилин. Підписувати документи можна будь-яким зручним способом: Вчасно.КЕП, Дія, Приват тощо.
Відділ кадрів отримує інформацію про підписання документів за допомогою внутрішнього комунікатора. Для зручності було створено звіт, який дозволяє відстежувати підписання документів. Це допомогло вивільнити декілька робочих годин працівників відділу кадрів, які раніше витрачалися на контроль та отримання оригінальних документів.
Ми позбавили працівників стресу, бюрократії та зайвої інформації — натомість додали щастя у роботі з документами.
ЕДО для кадрів сьогодні — необхідність
Використання електронних документів також буде говорити про вас як про сучасну та прогресивну компанію. Всі ми знаємо, що оформлення на роботу складає перше враження нового співробітника.
З паперовими документами це тортури: зробити друковані фото та цілі стоси ксерокопій документів: своїх, дружини, дітей. Потім витратити години на заповнення низки бланків та заяв у двох екземплярах вручну — в сучасному світі це навіть звучить вже досить дивно. В EVO ми позбулися цих жахів.
Детальніше про автоматизований процес прийняття працівників
-
1Рекрутери знаходять кандидатів та відправляють їм анкети для заповнення.
-
2Відділ кадрів готує наказ на основі отриманої інформації про кандидата.
-
3Надсилаємо документи працівнику через систему Вчасно.
-
4Працівник підписує документи кваліфікованим електронним підписом.
-
5Кадровик подає необхідну інформацію в податкову службу.
-
6Надання інструкцій та підтримки працівникам.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
