Цифровізація освіти в дії: як Київський Авіаційний Університет впровадив ЕДО за рік

Освіта й наука — це завжди про розвиток і інновації. А загальноукраїнський тренд останніх п’яти років — активна цифровізація послуг, процесів та документообігу. В освітній сфері на державному рівні вже впроваджено систему ЄДЕБО (Єдина державна електронна база з питань освіти) — це основне джерело даних та інструмент для управління такими процесами, як вступ, переведення, відрахування, академвідпустки, публікації, підвищення кваліфікації викладачів тощо.

Однак усі ці процеси вимагають документального підтвердження: оформлення наказів, службових записок, протоколів засідань та іншої супровідної документації. Відповідно, цифровізація документообігу є критично важливою складовою ефективної роботи освітнього закладу.

У взаємовідносинах університет–студент ВНЗ виконує сервісну функцію: він надає освітні послуги студенту — незалежно від того, чи є замовником держава чи батьки. І держава, і самі університети мають рухатися у напрямку максимального спрощення доступу до сервісів для кінцевого користувача.

Студент не повинен витрачати час на написання заяв від руки чи відвідування деканату — усе має бути доступно в кілька кліків, онлайн. Так само викладач не повинен витрачати години на підписання десятків паперових документів чи заповнення численних форм, часто з дублюванням даних.

Основна мета переходу на електронний документообіг для Київського авіаційного — суттєво спростити та прискорити процес погодження і підписання документів як для працівників, так і для контрагентів.

Оскільки корпуси університету розташовані на значній відстані один від одного, доставка документів від ініціатора до погоджувача або підписанта раніше могла займати від 15-20 хвилин.

До впровадження сервісу Вчасно, 99% документів університету підписувалися в паперовому вигляді і попередні спроби перейти на ЕДО були переважно невдалими. Впровадження електронного документообігу розпочалося у липні–серпні 2024 року під час вступної кампанії.

Першими, хто відчув переваги «рішення без паперу», стали першокурсники та їхні батьки, адже ми використовували сервіс «Вчасно» для підписання договорів про навчання. Протягом цієї кампанії вдалося підписати близько 1000 документів.

Вже з вересня ми поступово почали впроваджувати електронні внутрішні документи, а також інші типи зовнішніх документів.

У Державному університеті «Київський авіаційний інститут» до 90% основних документів переведено в електронний вигляд. Зокрема, це внутрішні документи:

• накази;
• службові записки;
• розпорядження;
• нормативні документи (положення, посадові інструкції);
• вхідна кореспонденція;
• звернення громадян.

А також зовнішні документи:

• договори (зі студентами, орендарями, контрагентами);
• акти наданих послуг;
• заяви від студентів;
• вихідні листи (більшість оформлюється у «Вчасно» як внутрішні, а потім надсилаються електронною поштою);
• додаткові угоди до договорів — у зв’язку з реорганізацією вже підписано близько 10 000 таких угод з різними контрагентами;
• кваліфікаційні (дипломні) роботи — підписуються студентами, науковими керівниками та викладачами у «Вчасно». Уже підписано близько 1500 робіт, кожна з яких має 4–5 підписантів.

Деякі з перерахованих документів, попри електронне підписання, додатково друкуються для зберігання в паперовому вигляді — через вимоги щодо тривалого строку архівного зберігання.

У середньому ми обробляємо 1000–1500 документів на місяць (внутрішніх і зовнішніх разом). Це не враховуючи підписання додаткових угод під час реорганізації.

Читайте також: Електронні архіви в Україні: як держава планує зберігати електронні документи

Google Spreadsheet підключено до AppScript, який інтегровано з сервісом «Вчасно». Завдяки цій інтеграції вхідна кореспонденція автоматично завантажується у систему.

Працівники канцелярії через окрему Google-таблицю додають документи, отримані поштою або на email. Кожен документ автоматично отримує вхідний номер і передається у «Вчасно». Там його відразу бачить відповідальна особа — координатор, який розподіляє вхідні документи в університеті.

Також наразі триває впровадження інтеграції з ERP-системою Master.

Щомісяця через систему проходить від 1000 до 1500 документів — без урахування додаткових угод. У зв’язку з реорганізацією університету таких угод необхідно було підписати понад 20 000 — наразі підписано 10 000, очікують підписання ще стільки ж.

Цифри говорять самі за себе (розрахунок економії за методологією «Вчасно»):

• заощаджено понад 4 мільйони гривень;
• збережено 50 дерев і більше 20 000 літрів води.

Підписати документи студенти та їхні батьки можуть онлайн, без необхідності особисто приїжджати до університету. Це суттєво зменшує навантаження на підрозділи університету та покращує взаємодію з отримувачами послуг.

Значне зниження витрат паперу бачимо завдяки версійності документів. Якщо на етапі погодження виявляють помилки, у паперовому форматі це означало б повний передрук, тоді як у кабінеті Вчасно це просто заміна файлу. ЕДО дійсно зменшує витрати.

Зараз ми активно працюємо над тим, щоб перевірка документів на підпис чи погодження стала звичкою. Наша мета — завершення маршруту документу якомога швидше, без потреби в додаткових нагадуваннях.

Дізнайтесь, скільки ваш бізнес заощадить із «Вчасно». Калькулятор паперових витрат — інструмент, який допоможе дізнатися, скільки ви насправді витрачаєте на документи.

Читайте також: Оформлення цифрового підпису: все, що потрібно знати, щоб отримати КЕП

Першими цифровізацію відчули контрагенти, які отримують послуги від КАІ — наприклад, орендують приміщення або паркомісця. Це, як правило, договори, які укладаються у двох примірниках із певною періодичністю: щомісяця або навіть кілька разів на місяць (наприклад, для разових випадків).

Першим етапом стало впровадження електронного підписання договорів у відділі управління майном. Згодом до цього додалися також рахунки та акти, що супроводжують ці договори. Перехід пройшов досить плавно і тривав близько місяця.

Що стосується договорів, де КАІ є отримувачем послуг або товарів, ситуація дещо складніша. Не всі постачальники чи надавачі послуг готові працювати з електронним підписом — особливо, якщо ми не маємо можливості вибору через тендери або монопольне становище контрагента.

Попри це, процес активно триває. Наприклад, всі закупівельні документи Відділу цифрової трансформації були підписані виключно в електронному вигляді — у тому числі й договори на закупівлю доступу до державної освітньої бази (ЄДЕБО).

Точних кількісних підрахунків немає, однак якісні зміни — очевидні. Використання цифрових сервісів дало змогу:

• Оптимізувати передачу інформації та документів між підрозділами — замість людей, які виконували кур’єрські функції, інформація передається миттєво.
• Суттєво скоротити час на пошук потрібних документів — тепер це кілька секунд у цифровому архіві, а не довгі пошуки в папках.
• Працювати з документами будь-де — навіть з мобільного телефону.
• Переглянути та спростити частину застарілих бізнес-процесів, які стали зайвими або надто обтяжливими в умовах онлайн-реальності.

У період нестабільності, коли персонал працює дистанційно або в різних локаціях, наявність гнучких електронних рішень стала не просто перевагою, а критично важливою умовою стабільності.

• Документообіг стає прозорішим.
• Зникає проблема фізичної доставки документів між підрозділами.
• Пошук документів значно прискорюється.
• З’являється можливість швидко та без додаткових витрат підписувати документи з контрагентами.
• Відбувається оптимізація витрат — як матеріальних, так і часових.

Наше бачення — повна інтеграція ключових систем: ERP, CRM, системи менеджменту освітнього процесу. Необхідно забезпечити, щоб інформація або документи, створені в одній системі, синхронізувалися або автоматично передавалися в інші системи без дублювання дій.

Крім того, важливо мати якісну документацію внутрішніх інструкцій щодо використання та налаштування цифрових сервісів. Це дозволить зберегти стабільність роботи — навіть коли команда цифрової трансформації перейде до інших проєктів, а підтримка вже впроваджених рішень перейде до сервісних внутрішніх команд.