Як заохочувати менеджерів переводити клієнтів на ЕДО? Досвід «Твій Газзбут»

На те, щоб перевести максимальну кількість контрагентів на електронний документообіг, впливає багато факторів. Один із них — мотивація співробітників компанії, зокрема, безпосередньо менеджерів, які працюють з клієнтами. Розповідаємо, як це робить «Твій Газзбут».

Наталя Лавриненко

директорка ТОВ «Твій Газзбут»

Навчання команди

«Твій Газзбут» з червня минулого року почав активно працювати з сервісами ЕДО з клієнтами, зокрема і з «Вчасно».

Ми почали з навчання наших менеджерів і посилення віри в корисність ЕДО: зробили різноманітні візуальні матеріали для менеджерів, які наочно показували те, як ЕДО допоможе їм у роботі.

Влітку минулого року ми запровадили щомісячні конкурси серед наших менеджерів з усіх регіонів. За результатами «перегонів» трійка лідерів отримувала цінні подарунки.

Мотивація менеджерів

Після цього ми побачили певну активність серед менеджерів, але все ще недостатню. Першими «включились» в роботу з клієнтами ті менеджери, які добре зрозуміли і повірили в переваги ЕДО, перш за все для себе, — менше часу витрачаєш на те, щоб піти на пошту відправити документи, зібрати всі підписи на документах тощо. Але більша частина менеджерів не показала активності.

Тоді ми, починаючи з четвертого кварталу 2022 року, змінили нашу щомісячну систему мотивації – запровадили чітку фінансову мотивацію. Переведення клієнтів на ЕДО ми зробили одним із трьох головних KPI, на підставі виконання яких менеджерам кожного місяця нараховуються бонуси.

Спочатку у 4 кварталі цей KPI був встановлений на мінімальному рівні 10%, але кожного місяця він підвищується на 5%. І от коли запрацювала ця нова система фінансової мотивації, ми нарешті побачили результат. Плюс бонус розраховується за прогресивною шкалою — чим більше клієнтів менеджер переводить на ЕДО, тим більшу винагороду він отримає.

Результати роботи менеджерів

Зараз, до речі, KPI менеджерів у сегменті малого та середнього бізнесу, де як раз багато ФОПів, не зацікавлених у використанні ЕДО, становить 45% від клієнтського портфеля менеджера. В сегменті корпоративного бізнесу, який краще ніж ФОПи відчуває потребу в ЕДО, відсоток клієнтів, який ми вимагаємо від менеджерів перевести на електронний документообіг, значно вищий. Але і спротив клієнтів у цій категорії менший.

До того ж на сьогодні у різних менеджерів дуже різняться показники переведення клієнтів на ЕДО. Хтось перевів уже 90% свого портфеля клієнтів, а у когось ледве набирається 30%. Завдяки нашій системі мотивації ті менеджери, які показують результат, мають за це винагороду.

Паралельно ми все ще робимо щомісячні рейтинги кращих менеджерів з виконання KPI, що викликає «спортивний інтерес» і мотивує людей ставати кращими у своїх командах».

KPI переводу на ЕДО — від 45% від клієнтського портфеля менеджера

від 30% до 90% свого портфеля клієнтів уже перевели менеджери

скоротили витрати ~2 млн грн на місяць на паперовий документообіг

Як менеджер може мотивувати контрагента

Мистецтво мотивованого менеджера — це доносити вигоди електронного документообігу на конкретних прикладах. Ми ставимо такі запитання клієнту:

скільки він має контрагентів?
скільки документів підписується щомісяця?
скільки людей супроводжує цей процес?

Тоді наш менеджер пропонує порахувати економію на кожному із пунктів.

Шлях одного паперового документа — акту виконаних робіт:

1

бухгалтерія закриває реалізацію
2

менеджер друкує документ
3

менеджер організовує підписання документа
4

менеджер направляє документ клієнту курʼєрськими службами або передає особисто, домовившись про зустріч
5

клієнт перевіряє дані в документі
6

клієнт погоджує та підписує документ
7

за потреби задіює бухгалтера та інші служби
8

клієнт відправляє документ назад або знову домовляється про зустріч з менеджером

Цей процес займає багато часу — від декількох днів до декількох тижнів.

Окрім очевидної економії часу і менеджера, і клієнта, є суттєва економічна вигода: скорочуються витрати на курʼєрську доставку, друк та папір.

Дізнайтесь більше про «Вчасно»

Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.

Отримати консультацію

Скільки економить «Твій Газзбут»

Розглянемо приклад економії з ЕДО безпосередньо на власному досвіді компанії.

З кожним клієнтом «Твій Газзбут» щомісяця підписує мінімум 2 документи: додаткову угоду на зміну умов договору та акт виконаних робіт, тобто:

~50 тисяч документів на місяць.
~100 тисяч листів паперу, а це – 12 дерев!
(також не забуваємо про друк і кур’єрську доставку)

За умови відправки кожному клієнту щомісячно 2 документів кур’єрською доставкою витрати компанії на паперовий документообіг – близько 2 млн грн на місяць. При цьому до 94% у структурі витрат – це вартість кур’єрської доставки.

Кожен менеджер компанії в середньому має портфель від 100 до 150 клієнтів, і рутинна паперова робота займала у них дуже багато часу. В той час як електронний документообіг суттєво вивільнив час працівників, щоб вони змогли сфокусуватися на комунікації зі своїми клієнтами і пошуку нових клієнтів.

Більше про досвід цифровізації великої енергетичної компанії дивіться у інтерв’ю з директоркою ТОВ «Твійгаззбут»:

Було корисно? Поділіться статтею