![](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2022/10/2_img_2835.jpg)
Навчання команди
«Твій Газзбут» з червня минулого року почав активно працювати з сервісами ЕДО з клієнтами, зокрема і з «Вчасно».
Ми почали з навчання наших менеджерів і посилення віри в корисність ЕДО: зробили різноманітні візуальні матеріали для менеджерів, які наочно показували те, як ЕДО допоможе їм у роботі.
Влітку минулого року ми запровадили щомісячні конкурси серед наших менеджерів з усіх регіонів. За результатами «перегонів» трійка лідерів отримувала цінні подарунки.
Мотивація менеджерів
Після цього ми побачили певну активність серед менеджерів, але все ще недостатню. Першими «включились» в роботу з клієнтами ті менеджери, які добре зрозуміли і повірили в переваги ЕДО, перш за все для себе, — менше часу витрачаєш на те, щоб піти на пошту відправити документи, зібрати всі підписи на документах тощо. Але більша частина менеджерів не показала активності.
Тоді ми, починаючи з четвертого кварталу 2022 року, змінили нашу щомісячну систему мотивації – запровадили чітку фінансову мотивацію. Переведення клієнтів на ЕДО ми зробили одним із трьох головних KPI, на підставі виконання яких менеджерам кожного місяця нараховуються бонуси.
Спочатку у 4 кварталі цей KPI був встановлений на мінімальному рівні 10%, але кожного місяця він підвищується на 5%. І от коли запрацювала ця нова система фінансової мотивації, ми нарешті побачили результат. Плюс бонус розраховується за прогресивною шкалою — чим більше клієнтів менеджер переводить на ЕДО, тим більшу винагороду він отримає.
![](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2023/06/tvii-hazzbut-managers-motivation.jpg)
Результати роботи менеджерів
Зараз, до речі, KPI менеджерів у сегменті малого та середнього бізнесу, де як раз багато ФОПів, не зацікавлених у використанні ЕДО, становить 45% від клієнтського портфеля менеджера. В сегменті корпоративного бізнесу, який краще ніж ФОПи відчуває потребу в ЕДО, відсоток клієнтів, який ми вимагаємо від менеджерів перевести на електронний документообіг, значно вищий. Але і спротив клієнтів у цій категорії менший.
До того ж на сьогодні у різних менеджерів дуже різняться показники переведення клієнтів на ЕДО. Хтось перевів уже 90% свого портфеля клієнтів, а у когось ледве набирається 30%. Завдяки нашій системі мотивації ті менеджери, які показують результат, мають за це винагороду.
Паралельно ми все ще робимо щомісячні рейтинги кращих менеджерів з виконання KPI, що викликає «спортивний інтерес» і мотивує людей ставати кращими у своїх командах».
![](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2023/06/tvii-hazzbut-result.jpg)
![](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2022/08/image-16-60x60.png)
Як менеджер може мотивувати контрагента
Мистецтво мотивованого менеджера — це доносити вигоди електронного документообігу на конкретних прикладах. Ми ставимо такі запитання клієнту:
- скільки він має контрагентів?
- скільки документів підписується щомісяця?
- скільки людей супроводжує цей процес?
Тоді наш менеджер пропонує порахувати економію на кожному із пунктів.
Шлях одного паперового документа — акту виконаних робіт:
-
1бухгалтерія закриває реалізацію
-
2менеджер друкує документ
-
3менеджер організовує підписання документа
-
4менеджер направляє документ клієнту курʼєрськими службами або передає особисто, домовившись про зустріч
-
5клієнт перевіряє дані в документі
-
6клієнт погоджує та підписує документ
-
7за потреби задіює бухгалтера та інші служби
-
8клієнт відправляє документ назад або знову домовляється про зустріч з менеджером
Цей процес займає багато часу — від декількох днів до декількох тижнів.
Окрім очевидної економії часу і менеджера, і клієнта, є суттєва економічна вигода: скорочуються витрати на курʼєрську доставку, друк та папір.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію!
Дізнайтесь, як впровадити електронний документообіг у вашій компанії та як завдяки електронному документообігу спростити роботу з документами.
Скільки економить «Твій Газзбут»
Розглянемо приклад економії з ЕДО безпосередньо на власному досвіді компанії.
З кожним клієнтом «Твій Газзбут» щомісяця підписує мінімум 2 документи: додаткову угоду на зміну умов договору та акт виконаних робіт, тобто:
- ~50 тисяч документів на місяць.
- ~100 тисяч листів паперу, а це – 12 дерев!
(також не забуваємо про друк і кур’єрську доставку)
![](https://vchasno.ua/wp-content/uploads/2023/04/4-kadrovyi-edo-maibutnie.png)
За умови відправки кожному клієнту щомісячно 2 документів кур’єрською доставкою витрати компанії на паперовий документообіг – близько 2 млн грн на місяць. При цьому до 94% у структурі витрат – це вартість кур’єрської доставки.
Кожен менеджер компанії в середньому має портфель від 100 до 150 клієнтів, і рутинна паперова робота займала у них дуже багато часу. В той час як електронний документообіг суттєво вивільнив час працівників, щоб вони змогли сфокусуватися на комунікації зі своїми клієнтами і пошуку нових клієнтів.
Більше про досвід цифровізації великої енергетичної компанії дивіться у інтерв’ю з директоркою ТОВ «Твійгаззбут»: