Кадровий облік у компаніях — трудомісткий процес. У воєнний час перед кадровиками постають нові виклики: вони змушені організовувати віддалену роботу, вести облік військовозобов’язаних тощо. Як ефективно організувати облік кадрів та обмін кадровими документами на підприємстві у сучасних умовах — поговоримо у статті.
Законодавство про кадровий облік: що змінилося в часи війни
Вимоги щодо кадрового обліку на час війни зазначені в Законі України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Зокрема, ст. 3 містить таку норму:
«У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником».
Також Міністерство юстиції внесло зміни до Порядку № 1886/5 — зокрема, більше не потрібно погоджувати з державними архівами електронні кадрові документи. Це значно полегшує роботу з ними і розширює використання в компаніях.
Порядок № 1886/5 змінив і вимоги щодо створення паперового примірника електронного документа. За новими нормами документи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть існувати виключно в електронній формі: заяви, графіки відпусток тощо. Їх більше не потрібно дублювати на папері.
Особовий листок з обліку кадрів
Скачайте зразок особового листка з обліку кадрів та адаптуйте до умов вашого підприємства
Облік кадрів в електронній формі
Зі змінами у законодавстві ведення кадрового обліку в електронній формі спростилося. Практика показує, що з використанням сервісів ЕДО компанії можуть ефективно організовувати кадрову роботу у воєнний час. Зокрема, «Вчасно.ЕДО» допомагає компаніям вирішувати такі завдання.
Зберігати документи від втрати, викрадення або знищення. З початку війни багато компаній змушені були евакуювати архіви документів. І ризик втрати документів залишається.
У сервісі «Вчасно.ЕДО» компанія може зберігати весь архів електронних кадрових документів. Вони розміщені на захищених серверах, розташованих на території країн Європейського Союзу.
Централізувати кадрове діловодство. В компаніях із розгалуженою структурою облік співробітників можуть вести різні підрозділи, використовуючи різні підходи. Це ускладнює роботу менеджерів з кадрів. Єдиний підхід у кадровому діловодстві особливо важливий у період воєнного стану, оскільки до роботи менеджерів додаються нові напрями (облік військовозобов’язаних співробітників, бронювання тощо).
З використанням «Вчасно.ЕДО» весь кадровий документообіг відбувається в єдиному корпоративному середовищі з чіткою структурою. Менеджер може налаштовувати права доступу співробітників компанії до окремих документів.
Спростити облік кадрів. За допомогою зручної системи фільтрів у сервісі «Вчасно. ЕДО» менеджер може за кілька секунд знайти особову справу співробітника або будь-який інший кадровий документ. Якщо на документ накладається кілька електронних підписів, можна налаштувати сценарії підписання і автоматизувати цей процес.
Облік кадрів на підприємстві
Як компанії ведуть кадровий облік за допомогою «Вчасно»
Компанії самостійно визначають, які документи переводити в електронну форму. Як показує практика, найчастіше кадровий документообіг автоматизують компанії з великою кількістю працівників. Потреба в кадровому ЕДО виникає і тоді, коли значна частина співробітників працює віддалено.
Досвід клієнтів «Вчасно»: ІТ-компанія «EVO»
Досвід клієнтів «Вчасно» свідчить про ефективність ЕДО в кадровому обліку. Наприклад, ІТ-компанія «EVO» впровадила електронний кадровий документообіг ще до початку повномасштабної війни.
В компанії EVO працює близько 1000 співробітників. Щомісяця вони підписують понад 600 документів у «Вчасно». Ми впровадили систему електронного кадрового документообігу з 1 січня 2022 року. І в час війни, коли більшість співробітників працює віддалено, кадровий ЕДО дуже допоміг підтримувати процеси в нормі і не затримувати підписання документів
Компанія перевела в електронну форму всі документи, пов’язані з прийняттям працівників на роботу, переведенням на іншу посаду, звільненням, наданням відпусток. У паперовій формі досі підписуються лише ті документи, що займають великий обсяг і не потребують підписів усіх працівників — наприклад, зміни до штатного розпису, табелювання тощо.
Електронна форма кадрових документів значно скорочує час оформлення документів і дозволяє уникати помилок. Зокрема, швидше і простіше відбувається прийом працівників на роботу — один із найскладніших кадрових процесів, у якому задіяна велика кількість документів.
Кандидат на посаду заповнює анкету, в якій надає персональні дані, потрібні для оформлення документів. На основі цих даних інспектор з кадрів формує наказ про прийняття на посаду.
В обліковій системі ми створили електронні шаблони всіх документів. Тому, коли інспектор створює наказ, система автоматично формує картку П-2, особовий листок з обліку кадрів, заяву і всі інші документи, необхідні для оформлення нового працівника. Інспектор просить новачка зареєструватися у «Вчасно» і надсилає йому документи на підпис.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.
