Яку користь приносять мобільні застосунки для співробітників HR-департаментам

Робочий день кадровика часто починається не з задач, а з відповідей у робочих чатах. Дзвінки, повідомлення у месенджерах, листи на електронну пошту — все це займає велику частину робочого часу.

Особливо складно, коли кадрові запити надходять одночасно з кількох каналів і для кожного потрібно окремо відстежувати статус, відповідального та результат.

У цьому матеріалі розберемо, чому кадрові запити складно масштабувати через месенджери та пошту, що працівники очікують від взаємодії з HR і як мобільний застосунок для співробітників допомагає перевести типові кадрові процеси в більш впорядкований цифровий формат.

Чому чати й дзвінки більше не масштабуються

Месенджери зручні, коли потрібно швидко поставити одне питання кадровому спеціалісту. Складнощі починаються тоді, коли через них проходить значна частина запитів від співробітників.

Інформація може одночасно надходити в Telegram, Viber, пошту та особисті повідомлення. У результаті:

• Запити розкидані по каналах. Щось прийшло в Telegram, щось у Viber, щось на пошту — і зібрати повну картину неможливо.
• Складніше відстежувати, хто відповідає за конкретне звернення — відповідальність розмивається.
• Немає статусу звернення. Співробітник написав і чекає, а кадровик не завжди встигає відповісти одразу. Тож виникає повторне «а ви бачили моє повідомлення?».
• Підписання документів тримається на людях, а не на процесі. Щоб отримати кожен підпис, працівник повинен нагадати керівнику, знайти зручний момент, перевірити, чи все підписано.
• Історія запитів губиться. За півроку стає неможливо контролювати, хто, коли і що саме просив.

Виникає логічне заперечення: чи не простіше просто написати чи подзвонити? Простіше — поки запитів мало. Але коли HR щодня обробляє десятки однотипних звернень вручну, саме ручна обробка і стає вузьким місцем, а не брак комунікації.

Співробітники очікують вирішення кадрових питань зі смартфона

Смартфон давно став основним інструментом для більшості щоденних питань — банкінг, доставка, запис до лікаря. Тому й очікування від роботодавця змінюються за тим самим принципом: якщо будь-яке буденне питання можна вирішити з телефону робоче питання має вирішуватись так само.

Це стосується не лише офісних співробітників чи ІТ-команд. Той, хто працює на виробництві, у магазині чи в полі, так само хоче дізнатися залишок днів відпустки або подати заявку на отримання довідки. І не чекати при цьому, поки з’явиться час зателефонувати в офіс. Співробітники будь-якої галузі очікують, що на робочому місці можна буде вирішувати кадрові питання швидко і зручно.

Як виглядає єдина точка входу для запитів співробітників

Замість того, щоб вирішувати питання по чатах, дзвінках і пошті, всі звернення можна подавати й опрацьовувати зі смартфона, маючи відповідний мобільний застосунок.

Це відбувається так:

1. Співробітник подає запит зі смартфона — на відпустку, довідку, відрядження чи будь-яке інше кадрове питання. Не треба писати нікому особисто чи згадувати, кому саме адресувати звернення.
2. Запит одразу закріплюється за відповідальним співробітником — кадровиком, HR або іншим спеціалістом, залежно від типу звернення.
3. Документ формується автоматично — кадровику не треба готувати заяву чи наказ вручну, достатньо підтвердити дію в системі.
4. Погодження і підпис відбуваються онлайн — керівник отримує сповіщення про потрібний підпис і підписує документ в один клік, без нагадувань і паперових роздруківок.
5. Співробітник бачить статус свого запиту — і не повертається до кадровика повторно, щоб уточнити, чи все погоджено.

Саме за таким принципом працює мобільний застосунок «Вчасно Кадри»: кадрові питання, які раніше вирішувалися дзвінками й повідомленнями в кількох месенджерах одночасно, збираються в одному місці — від запиту до готового документа.

Що отримує компанія, крім ще одного застосунку

Перехід від чатів до єдиного інструменту зручний не лише для кадровиків, а й для співробітників, керівників і бізнесу загалом:

• співробітнику не треба шукати HR, писати в чат, чекати відповіді;
• кадровику не треба розбирати десятки каналів і вручну відстежувати статуси;
• керівнику не треба пам’ятати, що саме потрібно підписати.
• компанія отримує єдиний стандарт взаємодії з меншим обсягом рутини.

Мобільний застосунок «Вчасно Кадри» повністю замінює хаотичну комунікацію одним зрозумілим шляхом — від запиту до результату.

Скільки часу можна заощадити на цифрових кадрових процесах

Цифровізація кадрових процесів — це не лише про зручність.

За досвідом клієнтів «Вчасно Кадри», цифровий кадровий документообіг може економити в середньому 6 годин 36 хвилин роботи кадрового фахівця на одного співробітника на рік. Для команди зі 100 людей це вже 660 годин, або 82,5 робочого дня.

Це час, який можна витратити не на пошук повідомлень, нагадування про підписи та повторні відповіді на однакові питання, а на роботу, де справді потрібна участь HR.

Чек-лист: 5 ознак, що кадрові питання вже варто перевести з чатів у єдину систему

Якщо хоча б декілька зі списку нижче про вашу компанію — ймовірно, поточний підхід уже гальмує роботу кадрового відділу:

• запити на відпустку, довідки чи відрядження надходять у різні месенджери й пошту одночасно;
• співробітники регулярно питають кадровика, чи отримав він повідомлення;
• підписання документів затягується, бо доводиться нагадувати керівникам особисто;
• складно швидко підняти історію: хто, коли і що саме запитував;
• співробітники поза офісом (виробництво, склад, торгові точки) не мають зручного способу подати запит.