Особова справа працівника: вимоги до оформлення, обліку та зберігання в 2026 році

Особова справа — один із базових інструментів кадрового обліку. Саме в ній зібрані ключові документи про працівника: від моменту прийняття на роботу до звільнення. Правильно сформована особова справа допомагає підтвердити кадрові рішення, спрощує проходження перевірок і знижує ризики трудових спорів.

У 2026 році правила формування особових справ залишаються переважно незмінними. Роботодавці й надалі керуються Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів та вимогами законодавства про захист персональних даних.
Водночас кадрові процеси дедалі активніше переходять у цифровий формат, тому HR-службам важливо поєднувати традиційні вимоги до оформлення особових справ із сучасними інструментами електронного кадрового документообігу.

Компаніям важливо не лише вести особові справи, а й робити це правильно. Які норми щодо оформлення особових справ наразі діють і як цифрові інструменти допомагають їх дотримуватися — розповімо у статті.

Що змінилося для роботодавців у 2026 році

Формальних змін до порядку ведення особових справ у 2026 році небагато. Проте роботодавці дедалі частіше стикаються з трьома практичними викликами:

• необхідністю контролювати обсяг персональних даних, які зберігаються у кадрових документах;
• поєднанням паперових та електронних кадрових процесів;
• забезпеченням швидкого доступу до документів під час аудитів, перевірок і внутрішніх кадрових процедур.

Саме тому все більше компаній переглядають підходи до формування особових справ і автоматизують роботу з кадровими документами.

Що таке особова справа працівника

Особова справа — це систематизований комплект документів, що містить основні відомості про працівника та фіксує його трудові відносини з роботодавцем.

У справі зберігаються дані про:

• освіту і кваліфікацію;
• військовий облік;
• кадрові переміщення;
• професійний розвиток;
• прийняття та звільнення.

Основним нормативним документом залишаються Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту №1000/5. Вони визначають порядок формування, оформлення та зберігання особових справ.

Чи обов’язково вести особові справи

Для багатьох роботодавців це одне з найпоширеніших кадрових питань.

Обов’язок формувати особові справи залежить від категорії працівника та його посади за Класифікатором професій. Особові справи обов’язкові для:

• керівників;
• професіоналів;
• фахівців;
• технічних службовців.

Для робітничих професій ведення особової справи зазвичай не є обов’язковим, якщо інше не передбачено внутрішніми документами роботодавця.

Проте багато компаній формують особові справи для всіх співробітників. Це спрощує внутрішній контроль і допомагає уніфікувати кадрові процеси.

Які документи повинні бути в особовій справі

Склад особової справи визначений Правилами №1000/5. Документи розміщують у хронологічному порядку в міру їх надходження. Типовий перелік включає:

• заяву про прийняття на роботу;
• трудовий договір або контракт;
• копію чи витяг із наказу про прийняття;
• особовий листок з обліку кадрів;
• автобіографію;
• копії паспорта або ID-картки;
• копію РНОКПП;
• копії військово-облікових документів;
• копії документів про освіту;
• документи про переведення, сумісництво та зміну персональних даних;
• матеріали щодо атестації та підвищення кваліфікації;
• документи про звільнення.

Конкретний склад документів може відрізнятися залежно від внутрішніх процедур роботодавця, однак структура справи має відповідати вимогам діловодства та архівного зберігання.

Які документи не варто зберігати в особовій справі

Одна з найпоширеніших помилок кадровиків — накопичення документів, які не мають відношення до кадрового обліку. Це створює додаткові ризики під час перевірок та роботи з персональними даними.

До особової справи зазвичай не включають:

• копії свідоцтв про шлюб або народження дітей, якщо вони не підтверджують право на пільги;
• довідки про склад сім’ї;
• документи про право власності на житло;
• оригінали трудових книжок.

Принцип простий: слід зберігати лише ті дані, які необхідні для виконання вимог трудового законодавства.

🗂️ Де зберігати додаткову інформацію про працівників

Інспекторам із кадрів часто бувають потрібні додаткові відомості, які не містяться в особовій справі. Наприклад:

• дані для корпоративних програм лояльності;
• інформація для організації подарунків дітям співробітників;
• внутрішні анкети;
• додаткові контактні дані.

Якщо компанія використовує систему електронного кадрового документообігу, таку інформацію можна зберігати в окремих профілях працівників із контрольованим доступом. Наприклад, у «Вчасно.Кадри» роботодавець може налаштовувати структуру профілю відповідно до своїх процесів і розмежовувати доступ до різних типів даних.

Як вести облік особових справ

Після формування кожній справі присвоюють окремий номер. Для контролю руху особових справ роботодавці зазвичай ведуть книгу або журнал їх обліку.

За допомогою книги або журналу обліку можна швидко знайти потрібну справу в разі кадрової перевірки.

Як правильно оформити особову справу

Порядок оформлення детально описаний у Правилах №1000/5.

На початку справи розміщують внутрішній опис документів. У ньому зазначають назву документа, дату, номер та кількість аркушів.

Основні вимоги до оформлення:

• документи підшивають у тверду папку;
• аркуші нумерують простим олівцем;
• наприкінці додають аркуш-засвідчувач;
• внутрішній опис підтримують в актуальному стані.

Якісно оформлена справа значно спрощує роботу під час перевірок або передачі документів до архіву.

Як скоротити ручну роботу під час формування особових справ

Найбільше часу HR-відділ витрачає не на зберігання документів, а на їх збір.
Пошук копій дипломів, нагадування працівникам про документи, друк, сканування та підписання часто займають години робочого часу щотижня.

Тому дедалі більше компаній автоматизують цей етап.

За допомогою сервісу «Вчасно.Кадри» можна:

• збирати документи дистанційно;
• отримувати підписані заяви онлайн;
• автоматично структурувати файли;
• контролювати комплектність документів у режимі реального часу.

У результаті інспектор із кадрів працює з уже готовим комплектом документів замість нескінченного листування та нагадувань.

Скільки зберігати особові справи

Особові справи належать до документів тривалого зберігання. Для більшості роботодавців строк їх зберігання становить 75 років відповідно до Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання.

Перші два роки справа зазвичай зберігається у кадровій службі. Після цього її передають до архіву підприємства.

Втрата таких документів може створити серйозні проблеми:

• під час перевірок;
• при підтвердженні трудового стажу;
• у разі трудових спорів;
• під час звернень працівників для нарахування пенсії.

Тому організація архівного зберігання — не формальність, а елемент кадрової безпеки компанії.

Як організувати особові справи: чекліст для кадровика

Проведіть швидку самоперевірку:

✅ Особові справи заведені на всіх працівників із кодами посад 1–4 (за Класифікатором професій).
✅ У папках відсутні зайві персональні дані та сторонні документи.
✅ Внутрішні описи актуальні.
✅ Номери справ відповідають записам у книзі обліку.
✅ Доступ до документів обмежений.
✅ Архівне зберігання організоване відповідно до вимог законодавства.
✅ Процеси збору та оновлення документів максимально автоматизовані.

У 2026 році роботодавцю важливо не лише правильно формувати особові справи, а й забезпечити їх облік, захист та довгострокове зберігання. Саме тому дедалі більше компаній переходять від паперових архівів до електронного кадрового документообігу, який допомагає працювати з документами швидше та впорядкованіше.

В цьому їм допомагає сервіс «Вчасно. Кадри». Він не лише скорочує ручну роботу інспекторів, а й оптимізує зберігання даних за всіма вимогами кадрового діловодства.