Як оформити згоду працівника на електронну комунікацію і обмін документами

Електронна комунікація між роботодавцем та працівником уже стала частиною сучасних HR-процесів: компанії погоджують заяви онлайн, використовують КЕП і впроваджують кадровий ЕДО. Але для юридично коректного обміну документами недостатньо просто перейти в «цифру» — важливо правильно оформити згоду працівника на електронну комунікацію.

У статті розберемо, коли потрібна згода працівника на обмін електронними документами, що має містити документ та як його правильно оформити.

Коли роботодавцю потрібна згода працівника на електронну комунікацію

Згода на використання альтернативних способів електронної комунікації потрібна тоді, коли компанія планує офіційно використовувати електронний формат взаємодії у кадрових процесах. Йдеться не лише про обмін файлами чи email-листування, а про повноцінну організацію кадрового ЕДО.

Особливо актуально це для:

• компаній із дистанційними або гібридними командами,
• бізнесу з кількома офісами
• роботодавців, які прагнуть скоротити паперовий документообіг і прискорити кадрові процеси.

Що таке згода на використання альтернативних способів електронної комунікації

Згода працівника на електронну комунікацію — це документ, у якому працівник офіційно підтверджує свою готовність взаємодіяти з роботодавцем в електронному форматі. Фактично він фіксує правила електронної взаємодії між сторонами трудових відносин та визначає, що кадрові документи можуть передаватися через погоджені канали зв’язку.

Роботодавці можуть використовувати різні назви такого документа: згода працівника на обмін електронними документами, заява працівника на згоду про обмін електронними документами чи згода працівника на електронну комунікацію.

Зазвичай у такій згоді працівник підтверджує, що погоджується:

• отримувати кадрові документи онлайн;
• використовувати визначені канали комунікації;
• взаємодіяти з роботодавцем в електронному форматі;
• визнавати юридичну силу електронних документів та електронного підпису.

Чому окрема згода працівника — важлива частина кадрового ЕДО

Часто бізнес помилково вважає, що для переходу на електронний документообіг достатньо лише корпоративної пошти або підключення сервісу ЕДО. Але без формалізованої згоди працівника електронна взаємодія може створювати юридичні ризики.

Згода потрібна одразу для кількох важливих аспектів електронної взаємодії між роботодавцем і працівником:

Додатково компанія може передбачити:

• чи можна відкликати згоду;
• що робити, якщо працівник відмовляється її підписувати;
• як ця згода оформлюється для нових працівників під час процесу онбордингу.

Зразок згоди працівника на електронну комунікацію

Згода працівника на електронну комунікацію має містити чітко визначені умови електронної взаємодії, канали обміну документами та підтвердження погодження працівника на використання електронного формату.

Нижче наведемо практичний зразок згоди працівника на обмін електронними документами, який можна адаптувати під внутрішні процеси та формат кадрового ЕДО у вашій компанії.

Що обов’язково має бути в документі

Щоб згода працівника на електронну комунікацію мала практичну та юридичну цінність, у документі важливо чітко визначити правила електронної взаємодії між сторонами. Найчастіше він містить кілька ключових блоків.

1️⃣ Дані працівника та роботодавця

Документ має чітко ідентифікувати сторони трудових відносин: ПІБ працівника, назву компанії, посаду та реквізити роботодавця.

2️⃣ Формат електронної взаємодії

Важливо прямо зафіксувати, що працівник погоджується на електронний формат обміну документами та використання електронних каналів комунікації.

3️⃣ Канали комунікації

Один із ключових пунктів документа — визначення каналів, через які роботодавець і працівник здійснюватимуть електронну взаємодію. Саме це допомагає уникнути спірних ситуацій щодо того, яким способом були передані документи, повідомлення або кадрові рішення.

Це можуть бути:

• email;
• система ЕДО;
• корпоративний кабінет працівника;
• месенджери;
• інші погоджені канали комунікації.

Згідно з ч. 3 ст. 29 КЗпП, за згодою сторін у трудовому договорі можуть визначатися альтернативні способи ознайомлення працівника з документами та повідомленнями роботодавця. Саме тому важливо не лише використовувати електронні канали комунікації на практиці, а й офіційно закріпити їх у документах компанії.

4️⃣ Перелік документів

Бажано окремо зазначити, які саме документи можуть передаватися електронно: заяви, накази роботодавця, повідомлення, кадрові документи, додаткові угоди або документи щодо трудового договору.

5️⃣ Підтвердження контактних даних

Працівник має підтвердити, що надані контакти є актуальними та використовуються ним особисто.

6️⃣ Дата та підпис

Документ обов’язково має бути підписаний — власноруч або за допомогою КЕП.

Чи достатньо лише згоди працівника для обміну електронними документами

Ні. Це одна з найпоширеніших помилок бізнесу. Багато компаній вважають, що достатньо просто отримати від працівника заяву — і можна повністю перейти на кадровий ЕДО. Насправді ж згода працівника на обмін електронними документами є лише одним із елементів правильно організованого процесу.

Для повноцінного електронного документообігу роботодавцю зазвичай потрібні:

• внутрішні правила або положення;
• визначені канали комунікації;
• порядок підписання документів;
• система зберігання кадрових документів;
• технічне рішення для електронного обміну;
• юридично коректна організація процесів.

Саме тому бізнес дедалі частіше переходить від окремих шаблонів і ручних процесів до спеціалізованих рішень для кадрового електронного документообігу. Такі системи допомагають автоматизувати HR-процеси, безпечно обмінюватися документами, контролювати підписання та централізовано працювати з кадровими документами в єдиному середовищі.

У «Вчасно.Кадри» роботодавці можуть не лише надсилати працівникам документи про згоду на електронну комунікацію, а й централізовано організовувати весь процес кадрового ЕДО: обмін документами, погодження, підписання та зберігання кадрових документів в одному середовищі.

Підсумуємо

Електронна комунікація між роботодавцем та працівником уже стала стандартною частиною сучасних HR-процесів. Але для її безпечного та юридично коректного впровадження недостатньо просто скачати шаблон документа.

Якщо коротко:

• зразок згоди працівника на електронну комунікацію — це лише старт;
• документ має містити чіткі правила електронної взаємодії;
• однієї лише заяви недостатньо для повного кадрового ЕДО;
• найкраще працює комплексний підхід із внутрішніми положеннями та спеціалізованими сервісами.

Саме тоді електронний документообіг справді спрощує HR-процеси, а не створює додаткові ризики для бізнесу.