Як правильно оформити звільнення на випробувальному терміні у 2026 році

Щоб правильно оформити звільнення на випробувальному терміні, роботодавцю потрібно дотриматися усіх строків і підготувати документи, які підтверджують невідповідність працівника посаді або виконуваній роботі.

Якщо пропустити письмове попередження, помилитися в наказі або завершити процедуру після строку випробування, працівник може оскаржити звільнення через суд.Тоді роботодавцю доведеться підтверджувати, що причини звільнення і сама процедура були оформлені згідно з законодавством.

У цій статті розберемо, як правильно оформити звільнення на випробувальному терміні, які документи потрібні і яких помилок варто уникати.

Які підстави для звільнення під час випробувального терміну?

Під час випробувального терміну трудові відносини можуть припинятися з різних причин: за ініціативою роботодавця, за власним бажанням працівника або за угодою сторін.

Якщо роботодавець звільняє працівника через результати випробування, трудовий договір припиняють за пунктом 11 статті 40 Кодексу законів про працю України. Для кожної підстави діють свої строки і пакет документів:

Через що працівника можуть звільнити під час випробувального терміну?

Працівник вважається таким, що не пройшов випробування, якщо системно не справляється зі своїми обов’язками, допускає помилки в роботі або не виконує вимоги посади. Самого формулювання «не підійшов» недостатньо. Роботодавцю важливо мати документи, які підтверджують результати роботи працівника.

Це можуть бути:

• невиконання робочих планів;
• системні помилки в роботі;
• порушення внутрішніх стандартів чи протоколів;
• невиконання обов’язків, зазначених у посадовій інструкції;
• задокументовані скарги на якість роботи.

Наприклад, бухгалтера прийняли на випробувальний термін, але він регулярно не встигає закривати первинні документи за місяць. Якщо керівник фіксує такі ситуації у службових записках або актах, роботодавець має підстави для звільнення через невідповідність посаді.

Що не вважається достатньою підставою для звільнення

Не кожна проблема в роботі працівника автоматично дає підставу для звільнення через непроходження випробувального терміну.

Недостатньою підставою можуть вважати:

• «не сподобався команді»;
• «не зійшлися характерами»;
• суб’єктивну оцінку керівника без документів;
• одноразову помилку без фіксації;
• відсутність адаптації або навчання;
• ситуацію, коли працівнику не визначили чіткі обов’язки або не надали посадову інструкцію.

Головне — роботодавець має довести не «особисте незадоволення», а конкретну невідповідність працівника посаді.

За скільки днів потрібно попередити працівника перед звільненням?

Згідно зі статтею 28 КЗпП, працівника на випробувальному терміні потрібно письмово попередити про звільнення не пізніше ніж за три дні.

У попередженні варто зазначити:

• дату звільнення;
• причини звільнення;
• факти або документи, які підтверджують, що працівник не справляється з обов’язками.

Наприклад, якщо роботодавець планує звільнення 20 березня, письмове попередження потрібно передати працівнику не пізніше 17 березня — особисто або через систему електронного документообігу, де система дозволяє підтвердити факт отримання та підписання документа. Важливо врахувати, що дата звільнення має бути в межах строку випробування. Якщо працівник продовжує працювати після завершення випробувального терміну, звільнити його як такого, що не пройшов випробування, вже не можна.

Також не варто залишати письмове попередження на останній день. Якщо роботодавець порушить строк попередження, працівник може оскаржити звільнення через недотримання процедури.

Ключове правило: роботодавець має встигнути і попередити працівника, і оформити звільнення до завершення строку випробування.

Як оформити звільнення на випробувальному терміні покроково?

Щоб звільнення було законним, потрібно не лише ухвалити рішення, а й правильно пройти всю процедуру. Зазвичай роботодавець або HR-фахівець мають:

1. Підготувати документи, які підтверджують робочі результати працівника.
Наприклад, роботодавець може використовувати:

– службові записки керівника;
– акти про помилки або порушення;
– пояснювальні записки;
– зафіксовані скарги клієнтів;
– документи про невиконання планів або задач;
– листування щодо системних порушень у роботі.

2. Оформити письмове попередження про звільнення.
У ньому варто зазначити дату звільнення і причини, через які роботодавець вирішив припинити трудові відносини.

3. Вручити працівнику письмове попередження.
Зробити це потрібно не пізніше ніж за три дні до дати звільнення. Документ можна вручити особисто або через систему електронного документообігу, де фіксується факт отримання, ознайомлення або підписання документа працівником. Якщо працівник відмовляється підписати документ, складають акт про відмову. Коротко це може виглядати так: «15 березня 2026 року працівнику Іваненку Івану Івановичу було вручено письмове попередження про звільнення. Працівник від підпису та отримання документа відмовився, про що складено цей акт у присутності свідків».

4. Видати наказ про звільнення з посиланням на пункт 11 статті 40 КЗпП.
У наказі також варто зазначити документи, які стали підставою для рішення роботодавця.

5. Провести остаточний розрахунок у день звільнення.
Працівнику виплачують зарплату і компенсацію за невикористані дні відпустки.

6. Видати працівнику копію наказу про звільнення.
Після цього інформацію про припинення трудових відносин роботодавець відображає у податковій звітності.

Без цих документів роботодавцю буде складніше довести, чому працівника звільнили саме через результати випробування.

Насправді конкретний набір документів залежить від ситуації, але письмове попередження і наказ про звільнення потрібні в будь-якому випадку. Якщо керівник усно повідомив про помилки працівника, але це ніде не зафіксовано, роботодавцю буде складно довести законність звільнення.

📝 Що написати в наказі про звільнення під час випробувального терміну?

У наказі важливо правильно зазначити підставу звільнення. Приклад формулювання:

У наказі також варто зазначити документи, які стали підставою для рішення: письмове попередження, службову записку, акт або інші внутрішні документи.

Чекліст: що перевірити перед звільненням на випробувальному терміні

Більшість проблем виникає через пропущені строки або неповний пакет документів. Перед звільненням варто перевірити, чи:

• випробувальний термін зазначений у наказі про прийняття на роботу;
• строк випробування ще не завершився;
• працівника письмово попередили вчасно;
• у повідомленні зазначені причини звільнення;
• роботодавець має документи про результати роботи працівника;
• наказ містить правильну підставу звільнення;
• дата звільнення не припадає на лікарняний або відпустку працівника.

Якщо пропустити хоча б один із цих пунктів, працівнику буде простіше оскаржити звільнення.

У «Вчасно.Кадри» кадрові документи можна створювати, погоджувати, підписувати і зберігати онлайн. Наприклад, HR-фахівець може в одному процесі підготувати попередження, наказ про звільнення і додати документи, які підтверджують результати роботи працівника. Це допомагає не втрачати строки і швидко знаходити потрібні документи.

Висновок

Звільнення на випробувальному терміні можливе, якщо роботодавець дотримався усіх вимог і правильно підготував документи. Для цього важливо зафіксувати результати роботи працівника, підготувати письмове попередження і оформити звільнення до завершення строку випробування.

Якщо пропустити строки або неправильно зібрати документи, роботодавець ризикує отримати трудовий спір і витратити час на пояснення та перевірки.