Військовий облік на підприємстві у 2026 році: що має зробити роботодавець

Влітку 2026 року вступив у дію ряд оновлень у законодавстві. Тепер кадровий, військовий облік, бронювання та відстрочки працюють як єдина система. Якщо військово-облікові дані працівника неактуальні або він не перебуває на обліку, підприємство може втратити можливість оформити бронювання.

Держава поступово переводить військовий облік в електронний формат. Роботодавцям потрібно не лише вести документи, а й своєчасно перевіряти дані, взаємодіяти з державними реєстрами та враховувати нові вимоги.

У цьому матеріалі розберемо:

• хто зобов’язаний вести військовий облік;
• які обов’язки має роботодавець;
• що змінилося після 27 червня 2026 року;
• як правильно організувати військовий облік в електронній формі.

Що таке військовий облік на підприємстві

Військовий облік на підприємстві — це система обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у компанії. Роботодавець збирає, актуалізує інформацію про них та передає до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) відповідно до встановленого порядку.

Простіше кажучи, за законом роботодавець повинен вести військовий облік працівників.

Це обов’язково як для великих підприємств, так і для малого бізнесу. Якщо компанія приймає на роботу військовозобов’язаного працівника, вона повинна організувати персональний військовий облік.

Саме тому військовий облік уже давно перестав бути окремою кадровою задачею. Він безпосередньо впливає на прийняття працівників, кадрові зміни, бронювання та взаємодію з державними органами.

Які закони регулюють військовий облік

Основним нормативним актом є Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу». Він визначає категорії осіб, які підлягають військовому обліку, та встановлює обов’язок роботодавців вести його за місцем роботи працівників.

Практичний порядок роботи кадрових служб визначає Постанова Кабінету Міністрів України № 1487 від 30.12.2022, якою затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів (Порядок №1487).

Цей документ регламентує:

• організацію військового обліку;
• документи, які має вести роботодавець;
• строки подання повідомлень;
• порядок звіряння даних;
• відповідальність посадових осіб.

Саме на Порядок № 1487 кадровики спираються під час щоденної роботи.

Що змінилося з 27 червня 2026 року

Постанова КМУ № 812 від 10.06.2026 суттєво оновила Порядок №1487. Головний напрям змін — поступовий перехід від паперового військового обліку до електронної взаємодії з державними реєстрами.

Для роботодавців це означає появу нових процедур і перегляд звичних кадрових процесів.

🕒 Правило 72 годин для е-ВОД

Під час прийняття працівника електронний військово-обліковий документ (е-ВОД) повинен бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати працевлаштування.

Тобто старого PDF-файла або скриншота, зробленого тиждень тому, вже недостатньо. Працівник має надати актуальний електронний документ, сформований через Дію або Державний вебпортал у сфері національної безпеки й оборони.

🔍 Обов’язкова перевірка даних у реєстрі «Оберіг»

Тепер роботодавець перевіряє не лише наявність військово-облікового документа. Важливо переконатися, що інформація в ньому відповідає даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних і резервістів («Оберіг»).

📤 Електронне подання повідомлень

Якщо повідомлення про прийняття, переведення або звільнення працівника подають через Дію за новою процедурою (додаток 28-1 до Порядку № 1487), дублювати його в паперовій формі більше не потрібно.

Це скорочує кількість паперових документів і спрощує взаємодію з ТЦК.

🧩 Новий підхід до звіряння даних

Щорічне внутрішнє звіряння списків персонального військового обліку залишається обов’язковим.

Водночас законодавство чіткіше розмежувало:

• внутрішнє звіряння документів підприємства;
• зовнішнє звіряння з ТЦК.

За наявності технічної можливості зовнішню звірку можна проводити в електронному форматі.

⏸️ Працівники із призупиненими трудовими договорами

Якщо через збройну агресію проти України працівник не може виконувати роботу або компанія не може створити умови для праці, обидві сторони можуть призупинити дію трудового договору відповідно до статті 13 Закону № 2136-IX. В такому випадку працівника не виключають зі списків персонального військового обліку підприємства.

Це означає, що роботодавець продовжує вести його облік незалежно від призупинення трудових відносин.

📌 Що це означає для роботодавця

Попри активну цифровізацію, перехід ще триває. Частина електронних сервісів досі ще впроваджується, тому окремі процедури підприємствам доводиться виконувати паралельно — і в електронній, і в паперовій формі.

Втім, базове правило залишається незмінним:

Хто повинен вести військовий облік на підприємстві

Військовий облік зобов’язані вести всі юридичні особи, незалежно від форми власності, розміру бізнесу чи підпорядкування.

Загальну відповідальність за організацію цього процесу закон покладає на керівника підприємства (п. 8 Порядку № 1487). Керівник відповідає і за помилки у військовому обліку. Водночас це не означає, що директор має вести облік особисто. Зазвичай цим займається працівник кадрової служби або спеціально призначена відповідальна особа.

Кількість працівників, які займаються військовим обліком, залежить від чисельності осіб, що перебувають на обліку (п. 9 Порядку № 1487).

👤 Якщо на обліку менше ніж 500 осіб

Обов’язки можна покласти на інспектора з кадрів або іншого працівника служби персоналу. У такому разі йому встановлюють доплату — до 50% посадового окладу.

👥 Якщо на обліку понад 500 осіб

Підприємство повинно ввести окрему штатну посаду інспектора з військового обліку (код КП 3439). Доплата вже не передбачена, адже ведення військового обліку є його посадовим обов’язком

Якщо чисельність військовозобов’язаних зростає, збільшується і кількість інспекторів. Наприклад, за наявності від 4001 до 7000 осіб потрібно вже три інспектори, а на кожні наступні 3000 осіб — ще один.

⚠️ На що роботодавці часто не звертають уваги

Під час організації військового обліку важливо врахувати кілька вимог, про які нерідко забувають.

• Відповідальна особа повинна відповідати кваліфікаційним вимогам до професії «Інспектор з військового обліку» (код 3439).
• Покладання нових обов’язків на чинного працівника є зміною істотних умов праці. Одного наказу недостатньо — потрібна письмова згода працівника.
• Призначення оформлюють наказом, а про призначення або звільнення відповідальної особи необхідно повідомити ТЦК протягом семи календарних днів.

Військовий облік — це постійний процес. Якщо залишити його як додаткове навантаження без чітко визначеної відповідальності, зростає ризик пропустити строки звіряння, повідомлень або оновлення даних.

Кого потрібно враховувати у військовому обліку

Роботодавець веде військовий облік лише щодо працівників, з якими укладено трудовий договір.

Це правило поширюється як на основне місце роботи, так і на сумісників. До списків персонального військового обліку включають:

• призовників;
• військовозобов’язаних;
• резервістів.

Саме ці категорії працівників підлягають персональному військовому обліку відповідно до Порядку № 1487.

❓ Чи потрібно вести військовий облік осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами?

Ні. Особи, які виконують роботи або надають послуги за цивільно-правовими договорами або гіг-контрактами, не перебувають із компанією у трудових відносинах. Це саме стосується й ФОП-підрядників.

Тому роботодавець не включає таких виконавців до списків персонального військового обліку і не подає щодо них повідомлення до ТЦК.

Які обов’язки має роботодавець щодо військового обліку

Порядок № 1487 встановлює чіткий перелік обов’язків роботодавця. Більшість із них виникає під час прийняття працівника, кадрових змін або оновлення його персональних даних.

Основні дії роботодавця:

1️⃣ Перевіряти військово-облікові документи при працевлаштуванні

Працівника не можна прийняти на роботу без військово-облікового документа.

Якщо кандидат використовує електронний військово-обліковий документ (е-ВОД), він має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу.

Водночас відсутність сформованого е-ВОД не означає автоматичної відмови у працевлаштуванні. Працівник може сформувати документ безпосередньо перед оформленням.

2️⃣ Повідомляти ТЦК про кадрові зміни

Після видання наказу про:

• прийняття;
• переведення;
• звільнення

роботодавець протягом семи днів подає повідомлення до відповідного ТЦК.
Якщо підприємство використовує нову електронну процедуру через Дію, паперовий примірник повідомлення більше не потрібен.

3️⃣ Оновлювати військово-облікові дані

Якщо працівник змінив:

• місце проживання;
• сімейний стан;
• освіту;
• посаду,

кадрова служба повинна внести зміни до списків персонального військового обліку протягом п’яти днів.

Чим швидше оновлені дані потрапляють до обліку, тим менше ризиків виникає під час бронювання або перевірки.

4️⃣ Регулярно звіряти інформацію

Не рідше одного разу на рік роботодавець проводить звіряння:

• власних списків персонального військового обліку;
• військово-облікових документів працівників;
• інформації ТЦК.

За наявності технічної можливості звіряння з ТЦК можна виконувати в електронному форматі.

5️⃣ Виконувати вимоги щодо оповіщення працівників

Якщо підприємство отримує розпорядження ТЦК про виклик працівника, роботодавець повинен:

• видати наказ про оповіщення;
• ознайомити працівника з ним під підпис;
• забезпечити його прибуття до ТЦК або звільнити від роботи на час виконання цього обов’язку.

Ігнорувати такі вимоги роботодавець не має права.

Що має перевірити інспектор із кадрів під час прийняття працівника

Перевірка військово-облікових документів починається ще до підписання трудового договору. Якщо інспектор із кадрів пропустить помилку на цьому етапі, у майбутньому компанія може зіткнутися з проблемами під час бронювання, перевірки ТЦК або оновлення військово-облікових даних.

Цей чек-лист можна додати до внутрішніх процедур онбордингу. Це допомагає уникнути повторної перевірки документів після оформлення працівника.

Які документи та процеси повинні бути організовані

Військовий облік неможливо вести без належно оформлених документів. Якщо хоча б одного обов’язкового документа немає або він оформлений неправильно, підприємство ризикує отримати зауваження під час перевірки.

Якщо всі документи підтримуються в актуальному стані, підготовка до перевірки займає значно менше часу.

Що буде, якщо вести військовий облік із порушеннями

Неправильне ведення військового обліку — це не лише ризик штрафу. Наслідки можуть вплинути на кадрові процеси та роботу підприємства загалом.

ТЦК проводять як планові, так і позапланові перевірки. Якщо під час них виявлять порушення, посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності.
За ст. 210-1 КУпАП штраф становить від 34 000 до 59 500 грн за кожне окреме порушення. Наприклад, якщо роботодавець не повідомив ТЦК про прийняття працівника у встановлений строк.

Проте фінансові санкції — далеко не єдина проблема. Порушення військового обліку можуть призвести до:

• відмови в бронюванні працівників;
• затримок під час оформлення відстрочок;
• додаткових перевірок;
• необхідності терміново виправляти документи;
• збоїв у кадрових процесах.

Для підприємств, які мають критично важливих працівників, такі наслідки часто значно відчутніші за сам штраф.

Чому без належного військового обліку не працює бронювання?

Якщо військовий облік ведеться з помилками, компанії можуть відмовити у бронюванні працівників. Саме тому сьогодні кадровий облік і бронювання вже не можна розглядати як окремі процеси.

Спочатку інспектор із кадрів забезпечує актуальність військово-облікових даних, і лише після цього компанія може оформлювати бронювання через державні сервіси.

У 2026 році цей взаємозв’язок став ще тіснішим. Одночасно змінилися правила ведення військового обліку, критерії бронювання та порядок перевірки даних у державних реєстрах.

💡 Що це означає для кадрових інспекторів

Якщо ще рік тому бронювання можна було сприймати як окремий процес, то сьогодні це лише завершальний етап.

Перед поданням документів кадровій службі потрібно переконатися, що:

• персональні дані працівника актуальні;
• військовий облік ведеться без помилок;
• кадрові документи узгоджуються з інформацією державних реєстрів;
• підприємство відповідає критеріям бронювання.

Чим якісніше організований військовий облік, тим менше часу інспектор із кадрів витрачає на виправлення помилок під час бронювання.

Як організувати військовий облік у сервісі «Вчасно.Кадри»

Чим більше компанія покладається на ручний облік, окремі таблиці та календарні нагадування, тим вищий ризик пропустити важливі зміни. У 2026 році військовий облік уже неможливо розглядати окремо від кадрових процесів, бронювання та відстрочок.

Тому дедалі більше роботодавців переходять до систем (таких як «Вчасно.Кадри»), які допомагають контролювати всі ці процеси в одному місці. Військовий облік в них інтегрований із кадровими процесами.

Замість того щоб вести кілька окремих реєстрів, інспектор із кадрів працює з єдиною карткою працівника. Після внесення інформації система використовує її для різних кадрових процесів, тому потреба дублювати дані зникає.

Зокрема, у «Вчасно.Кадри» можна:

• вести особові картки працівників і військово-облікові дані в одному місці;
• контролювати строки оновлення інформації;
• бачити статуси бронювання та відстрочок;
• швидко знаходити працівників, щодо яких потрібно виконати певну дію.

Для кадрового інспектора це означає значно менше ручної роботи. Для керівника — більше впевненості, що критично важливі дані залишаються актуальними.

Військовий облік на підприємстві — це базова законодавча вимога для будь-якого роботодавця. У 2026 році законодавство в цій сфері змінюється буквально щомісяця: після Постанови № 812 про електронний облік і Постанов № 692 та № 862 бронювання й ведення обліку стали взаємопов’язаними. Без налагодженої системи документообігу неможливо одночасно слідкувати за всіма процесами і утримувати ключових працівників.

Із сервісом «Вчасно.Кадри» ви зможете легко керувати даними, необхідними для військового обліку. Це допоможе кадровому відділу дотримуватися усіх вимог законодавства і убезпечить бізнес від багатьох ризиків.