Декретна відпустка у 2026 році: як оформити правильно і що має знати HR

Декретною відпусткою зазвичай називають два різні види відпусток: відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Для HR і кадровика важливо розрізняти їх, адже вони мають різні підстави, строки та порядок оформлення.

У цій статті пояснюємо, як оформити декретну відпустку у 2026 році, які документи потрібні та яких помилок варто уникати.

Що таке декретна відпустка

Декретна відпустка — це узагальнена назва відпусток, пов’язаних із народженням та доглядом за дитиною. У трудовому законодавстві такого терміна немає, проте він широко використовується в повсякденному спілкуванні.

Зазвичай під декретною відпусткою мають на увазі відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

За працівником, який перебуває у відповідному виді відпустки, зберігається місце роботи та гарантуються передбачені законодавством соціальні права і виплати.

Чим відрізняється відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами від відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Попри те, що в побуті обидва періоди часто називають «декретом», з точки зору кадрового обліку це різні види відпусток.

Скільки триває декретна відпустка

Оскільки декретною відпусткою зазвичай називають два різні види відпусток, їхню тривалість також варто розглядати окремо.

🤰Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами — це один із видів соціальної відпустки, що надається працівниці відповідно до ст. 17 Закону України «Про відпустки».

Загальна тривалість відпустки становить:

• 126 календарних днів — у загальному випадку;
• 140 календарних днів — у разі народження двох і більше дітей або ускладнених пологів;
• 180 календарних днів — для жінок, віднесених до 1–3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи.

Зазвичай відпустка складається з:

• 70 календарних днів до пологів;
• 56 календарних днів після пологів (70 днів — у разі багатоплідної вагітності або ускладнених пологів).

За бажанням працівниці та за відсутності медичних протипоказань частину допологової відпустки можна перенести й використати після пологів. При цьому загальна тривалість відпустки не змінюється.

🍼 Відпустка для догляду за дитиною до 3 років

Відпустку для догляду за дитиною можна оформити після завершення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Вона триває до дня, коли дитині виповнюється три роки, незалежно від того, хто саме її оформлює.

Від 9 травня 2021 року скористатися цією відпусткою може один із членів сім’ї, визначених законодавством: мати, батько, баба, дід, інший родич, який фактично доглядає за дитиною, усиновлювач, опікун, один із прийомних батьків або батьків-вихователів.

Працівник має право використати відпустку повністю або частинами в межах установленого періоду, а до роботи повертається наступного робочого дня після її завершення.

На підставі чого оформлюють декретну відпустку

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами оформляється на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або е-лікарняного та письмової заяви від працівниці на ім’я роботодавця. Після отримання необхідних документів роботодавець видає наказ про надання відпустки та вносить відповідні відомості до кадрових документів або HRM-системи.

Відпустка для догляду за дитиною до 3 років надається на підставі заяви працівника із зазначенням дати початку відпустки. До заяви додають копію свідоцтва про народження дитини, після чого роботодавець видає наказ про надання такої відпустки. Скористатися нею можуть мати або батько дитини, баба, дід чи інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, або особа, яка усиновила чи взяла під опіку дитину, один із прийомних батьків чи батьків-вихователів.

Порядок оформлення декретної відпустки: що має зробити HR або кадровик

Оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами складається з кількох основних етапів.

1️⃣ Крок 1. Отримати документи

Підставою для оформлення є медичний висновок або е-лікарняний та письмова заява від працівниці на ім’я роботодавця.

2️⃣ Крок 2. Перевірити дані

Перед оформленням наказу необхідно перевірити персональні дані працівниці, період відпустки та наявність всіх необхідних документів.

3️⃣ Крок 3. Оформити наказ

На підставі отриманих документів роботодавець видає наказ про надання відпустки із зазначенням її виду та строків.

4️⃣ Крок 4. Внести дані до кадрового обліку

Інформацію про відпустку фіксують у кадрових документах та HRM-системі. За використання електронного кадрового документообігу всі документи можуть створюватися, погоджуватися та зберігатися в цифровому форматі.

5️⃣ Крок 5. Контролювати подальші кадрові дії

Після завершення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця може вийти на роботу або оформити відпустку для догляду за дитиною до трьох років. Тому важливо своєчасно відстежувати завершення поточного періоду відпустки та оформлювати наступні кадрові рішення.

Які ситуації найчастіше викликають запитання

На практиці кадровики регулярно стикаються з нестандартними ситуаціями.

🔄 Новий декрет під час відпустки до 3 років

Якщо під час відпустки для догляду за дитиною працівниця знову йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, поточну відпустку для догляду необхідно достроково припинити, адже одночасно перебувати у двох видах декретних відпусток не можна.

Між такими відпустками працівниця також може скористатися щорічною відпусткою за наявності невикористаних днів.

⏳ Перенесення початку відпустки

Працівниця має право не розпочинати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з дня відкриття е-лікарняного, а продовжити працювати. У такому разі початок відпустки переноситься, а невикористані дні допологової частини можуть бути використані після пологів.

Водночас законодавство не дозволяє одночасно працювати та отримувати допомогу по тимчасовій непрацездатності. Тому за дні, коли працівниця продовжує працювати, допомога по вагітності та пологах не нараховується. Лікар фіксує це в електронній системі.

🧑‍💻 Оформлення за сумісництвом

Жінка має право йти в декретну відпустку як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Оформлення декрету (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) на роботі за сумісництвом має кілька важливих юридичних та фінансових особливостей:

• виплата допомоги по вагітності та пологах здійснюється за основним місцем роботи або за сумісництвом, на вибір жінки;
• щоб отримати відпустку за сумісництвом, необхідно взяти копію лікарняного листа (або його номер, якщо це е-лікарняний) та подати заяву роботодавцю;
• законодавство дозволяє не йти в декрет за сумісництвом, а продовжувати працювати. Тобто за основним місцем ви можете перебувати в декреті, а за сумісництвом — працювати. Також можна піти у відпустку по догляду за дитиною (після закінчення лікарняного) лише на одному місці роботи, а на іншому продовжувати працювати.

🩺 Ускладнені пологи або народження двійні

У таких випадках працівниці надається більше днів післяпологової відпустки (140 календарних днів), тому загальна тривалість відпустки збільшується.

Типові помилки при оформленні декретної відпустки

Навіть досвідчені кадровики можуть припускатися помилок під час оформлення соціальних відпусток.

Найчастіше проблеми виникають через:

• ототожнення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з відпусткою для догляду за дитиною до 3 років;
• неправильне визначення тривалості відпустки;
• порушення послідовності оформлення документів;
• відсутність або неналежне оформлення наказу;
• незафіксовану відпустку в кадрових документах;
• помилки під час переходу з відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами до відпустки для догляду за дитиною;
• втрату документів або відсутність централізованого зберігання кадрових рішень.

Стандартизований кадровий процес і електронний документообіг допомагають контролювати оформлення відпустки та уникати помилок.

Як оформлення декретної відпустки спростити у «Вчасно.Кадри»

Оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами передбачає роботу з кількома документами та кадровими подіями. Потрібно отримати підставу для оформлення, підготувати наказ, зафіксувати відпустку в кадрових документах, а згодом проконтролювати повернення працівниці на роботу або її перехід до відпустки для догляду за дитиною.

Якщо кадрові процеси ведуться на папері або в різних таблицях, частина інформації може зберігатися в різних місцях, що ускладнює пошук документів і контроль строків.

У «Вчасно.Кадри» всі документи та кадрові дії можна об’єднати в єдиний цифровий процес. Це дозволяє:

• зберігати заяви, накази та інші кадрові документи в одному місці;
• швидко знаходити необхідну інформацію без пошуку по паперових архівах;
• бачити повну історію кадрових подій у профілі працівниці;
• контролювати статус погодження та підписання документів;
• супроводжувати весь маршрут працівниці — від оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами до
• повернення на роботу або переходу у відпустку для догляду за дитиною.

Працівниці не потрібно хвилюватися через пошук документів, статус погодження чи підписання наказів — усі етапи оформлення відпустки проходять швидко та зрозуміло. Такий підхід допомагає зменшити зайву бюрократію, підтримати працівницю у важливий період життя та показати, що компанія дійсно дбає про своїх людей.

Підсумуємо

Декретна відпустка — це не загальне поняття про материнство, а конкретний кадровий процес, який має чіткі підстави, строки та порядок оформлення.

Щоб уникнути помилок під час оформлення декретної відпустки, важливо контролювати весь процес — від отримання необхідних документів до завершення відпустки. Спрощувати ці завдання допомагають сучасні HR-системи, зокрема «Вчасно.Кадри», які автоматизують кадровий документообіг і зменшують обсяг рутинної роботи.