Випробувальний термін при прийомі на роботу: правила, строки та оформлення

Випробувальний термін при прийомі на роботу — це законний інструмент перевірки відповідності працівника посаді. Водночас це повноцінний період трудових відносин: працівник отримує зарплату, користується трудовими правами та підпадає під дію трудового законодавства.

У цій статті розглянемо, як оформити випробувальний термін, який строк випробувального терміну допускає закон, кому не встановлюється випробувальний термін та які особливості діють під час воєнного стану.

Що таке випробувальний термін і для чого він потрібен?

Випробувальний термін — це період, протягом якого роботодавець оцінює професійні навички, швидкість адаптації нового працівника та його здатність виконувати посадові обов’язки. Працівник у цей період перевіряє, чи відповідають умови праці та корпоративна культура його очікуванням.

Випробувальний термін для працівника встановлюється за згодою сторін під час прийняття на роботу відповідно до статті 26 КЗпП.

У різних компаніях цей період можуть називати адаптаційним періодом, онбордингом або probation period. Проте з погляду трудового законодавства значення має саме встановлення випробувального терміну, оскільки для нього діють окремі правила щодо строків, оформлення та припинення трудових відносин.

Права працівника на випробувальному терміні

Працівник під час випробування має ті самі права, що й інші співробітники компанії. Зокрема:

• отримує заробітну плату на загальних підставах;
• має право на лікарняні за наявності законних підстав;
• накопичує дні щорічної відпустки;
• працює за встановленим графіком роботи та відпочинку.

Строк випробувального терміну

Випробувальний термін в Україні має законодавчі обмеження:

• для робітників (осіб, які працюють на виробництві) — не більше одного місяця;
• для інших категорій працівників — не більше трьох місяців;
• в окремих випадках — до шести місяців за погодженням із профспілкою.

Якщо працівник був відсутній через хворобу або інші поважні причини, строк випробування може бути продовжений на відповідну кількість днів.

Кому не встановлюється випробувальний термін?

У звичайних умовах ст. 26 КЗпП забороняє встановлювати випробування окремим категоріям працівників:

• неповнолітнім особам (до 18 років);
• молодим фахівцям після закінчення закладів освіти;
• особам, звільненим у запас із військової або альтернативної (невійськової) служби;
• особам з інвалідністю, направленим на роботу відповідно до рекомендацій МСЕК;
• працівникам, переведеним з іншого підприємства;
• переможцям конкурсного відбору на заміщення вакантної посади;
• особам, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців.

Водночас випробувальний термін під час воєнного стану регулюється спеціальними нормами. Закон №2136-IX дозволяє роботодавцю встановлювати випробування будь-якій категорії працівників.

Як оформити випробувальний термін: покроковий алгоритм

Щоб роботодавець міг посилатися на результати випробування, його потрібно належним чином оформити.

Важливо. Умову про випробувальний термін потрібно погодити та зафіксувати саме під час прийняття працівника на роботу. Після початку роботи додати випробування наказом або додатковою угодою не можна.

Наказ про прийняття на роботу з випробувальним терміном

Наказ (розпорядження) фіксує факт прийняття працівника на роботу. Якщо умову про випробування не відображено під час оформлення трудових відносин, довести її наявність буде складно.

Ключова умова — наявність прямої згадки про випробування в наказі.

Приклад формулювання:

«Прийняти [ПІБ] на посаду [назва посади] з [дата] з посадовим окладом згідно зі штатним розписом, з випробувальним терміном 3 (три) місяці».

Випробувальний термін і стажування: в чому різниця?

Під час випробувального терміну працівник уже перебуває у трудових відносинах із роботодавцем, виконує свої посадові обов’язки та користується всіма трудовими правами і гарантіями. Навчання, наставництво чи адаптація в цей період не змінюють його статусу працівника.

Наприклад, якщо компанія наймає менеджера з продажу з випробувальним терміном: він офіційно зарахований до штату, підписав трудовий договір, отримує заробітну плату та самостійно веде переговори з клієнтами, несучи відповідальність за виконання плану продажів.

Натомість, якщо компанія приймає студента для навчання основам професії, де він протягом тижня виконує суто навчальні завдання і не несе відповідальності за операційну діяльність — це стажування. Стажер не обов’язково є повноцінним працівником і не завжди отримує заробітну плату за загальними трудовими правилами.

Стажування може проводитися як у межах трудових відносин, так і поза ними — залежно від його виду та підстав проведення. Натомість випробувальний термін завжди застосовується до працівника, який уже офіційно прийнятий на роботу.

Як оптимізувати оформлення документів із сервісом «Вчасно.Кадри»

Під час оформлення випробувального терміну HR-фахівцю зазвичай потрібно підготувати та погодити кілька документів: заяву про прийняття на роботу (за наявності), трудовий договір, наказ про прийняття на роботу та інші кадрові документи.

Сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає організувати цей процес в одному цифровому середовищі. Ви можете:

• оформлювати кадрові документи в єдиній системі;
• ознайомлювати працівників із документами та підписувати їх за допомогою КЕП;
• використовувати готові шаблони кадрових документів;
• зберігати документи в електронному архіві та швидко знаходити потрібну інформацію.

Використання кадрового електронного документообігу допомагає прискорити прийом на роботу та зменшити ризик помилок під час оформлення кадрових документів. Прийом нового працівника з використанням сервісу «Вчасно.Кадри» на роботу складається з таких кроків:

1. Інспектор із кадрів вводить у сервісі телефон нового працівника.
2. Працівник отримує посилання на анкету з даними, необхідними для прийому на роботу. Анкету можна заповнити вручну або передати дані через «Дія.Шеринг». Також можна додати фото або скани документів — інструменти ШІ розпізнають потрібні дані і внесуть їх в анкету.
3. Інспектор із кадрів отримує повідомлення і перевіряє анкету.
4. Якщо якихось документів не вистачає, працівник додає їх у сервіс.
5. На основі отриманих даних система формує заяву, наказ про прийняття на роботу і форму П-2. Інспектор із кадрів може попередньо завантажити в сервіс шаблони документів, прийняті в компанії.
6. Інспектор із кадрів налаштовує маршрут підписання документів.
7. Керівники в заданій послідовності підписують документи.

Чим керуватися під час випробувального терміну: законодавство vs політика компанії

Щоб уникнути непорозумінь, важливо розділяти вимоги законодавства та внутрішні HR-процеси компанії.

Важливо. Хоча закон не вимагає встановлювати KPI на випробувальний термін, документально зафіксовані результати роботи можуть стати важливим доказом у разі трудового спору щодо невідповідності працівника займаній посаді.

Що відбувається після завершення строку випробування?

Коли строк випробувального терміну закінчується, можливі два сценарії.

✅ Працівник успішно пройшов випробування

Якщо строк випробування завершився, а працівник продовжує працювати, він автоматично вважається таким, що пройшов випробування. Додаткові накази видавати не потрібно.

На практиці роботодавець також може достроково визнати працівника таким, що успішно пройшов випробування, оформивши відповідний наказ.

❌ Працівник не пройшов випробувальний термін

Якщо роботодавець дійшов обґрунтованого висновку, що працівник не відповідає займаній посаді або виконуваній роботі, трудовий договір може бути припинений на підставі п. 11 ст. 40 КЗпП України.

Важливо, щоб роботодавець мав документи, які підтверджують причини такого рішення: результати оцінювання, службові записки, зафіксовані порушення посадових обов’язків, невиконані завдання або інші докази невідповідності працівника посаді.

Роботодавець зобов’язаний письмово попередити працівника про звільнення не пізніше ніж за 3 дні до дати звільнення.

Чи можна звільнитися під час випробувального терміну?

Так. Працівник має право припинити трудові відносини під час випробувального терміну в порядку, передбаченому трудовим законодавством.

Сам факт проходження випробування не обмежує право працівника звільнитися за власним бажанням або з інших підстав, визначених КЗпП.

Випробувальний термін при прийомі на роботу допомагає знизити ризики як для роботодавця, так і для працівника. Головне — правильно зафіксувати умову про випробування, дотримуватися строків та забезпечити працівнику всі трудові гарантії.

Оформлення нових працівників не повинно займати багато часу. Використовуйте сучасні цифрові інструменти разом із «Вчасно.Кадри», щоб створювати, погоджувати, підписувати та зберігати кадрові документи онлайн.