Електронна трудова книжка після 10 червня 2026 року: що змінюється для роботодавця і кадровика

10 червня 2026 року завершується перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Цю дату часто сприймають як «скасування паперових трудових», але насправді вони залишаються чинними, а оцифрування можна продовжувати і після дедлайну.

Для роботодавця і HR це означає інше: після 2026 року важливо не лише перенести записи до реєстру, а забезпечити швидкий доступ до кадрових даних і документів. Саме від того, наскільки впорядковані кадрові записи й підтвердні документи, залежить, чи зможе компанія без затримок перевірити стаж, підготувати витяг або відповісти на запит працівника

Що означає дедлайн 10 червня 2026 року

Ця дата позначає завершення періоду, протягом якого дані з паперових трудових книжок поступово переносилися до Реєстру застрахованих осіб.

Якщо паперову трудову книжку не оцифрували вчасно, її можна відсканувати пізніше. Наприклад, самостійно під час звернення до Пенсійного фонду України, зокрема при оформленні пенсії, або через роботодавця, який передає відомості до Реєстру застрахованих осіб через кадрову і звітну інформацію.

Фактично для бізнесу після 10 червня 2026 року змінюється не сам процес оцифрування, а підхід до роботи з даними: їх потрібно швидко знаходити і підтверджувати за запитом.

Чи припиняє паперова трудова книжка діяти після 10 червня 2026 року

Ні, паперова трудова книжка залишається важливим джерелом підтвердження трудової діяльності.

Вона використовується, якщо в електронному реєстрі немає частини записів або в них виявлені помилки. У такому випадку підставою для підтвердження стажу стають паперові документи — передусім трудова книжка, а також накази, довідки чи інші документи, що підтверджують періоди роботи, посади та кадрові зміни.

Наприклад, працівник хоче перевірити стаж перед оформленням пенсії. В електронній трудовій відображається лише та частина записів, яку вже перенесли. У такій ситуації фахівець з кадрів або сам працівник використовує паперові документи як підтвердження і подає їх до Пенсійного фонду, щоб доповнити відсутні відомості в реєстрі.

Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це запис про трудову діяльність працівника в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

У ній зберігається:

• інформація про прийняття на роботу;
• переведення;
• звільнення;
• страховий стаж;
• дані із зарплатної звітності.

Це не окремий файл і не документ, який веде компанія на свій розсуд. Це державний реєстр, до якого передаються дані. Працівник може переглянути ці дані в особистому кабінеті на порталі ПФУ.

Що змінюється для роботодавця після 10 червня 2026 року

Після 10 червня 2026 року змінюється не перелік обов’язків роботодавця, а частота запитів і вимоги до швидкості роботи з кадровими даними.

HR частіше отримуватимуть запити на перевірку стажу — наприклад, коли працівник оформлює пенсію або перевіряє свої записи в електронній трудовій. Якщо частини записів немає в реєстрі, HR-фахівцю доведеться шукати їх в паперових документах, перевіряти і передавати для внесення до реєстру.

Щоб уникати затримок і зайвого навантаження, роботодавцю важливо:

• своєчасно подавати повідомлення про прийняття і звільнення працівників;
• коректно відображати кадрові зміни та зарплату у звітності;
• зберігати накази, заяви та інші документи, які підтверджують стаж;
• мати швидкий доступ до кадрових даних по кожному працівнику.

Якщо документи зберігаються розрізнено або їх складно знайти, час на обробку запитів зростає, а навантаження на HR-фахівців збільшується.

Що має перевірити HR або фахівець з кадрів уже зараз

До завершення перехідного періоду варто перевірити, наскільки впорядковані кадрові дані і документи в компанії. Це простіше зробити завчасно, ніж шукати потрібні записи тоді, коли працівник звернувся до ПФУ або готує документи для підтвердження стажу.

Якщо щось із цього не виконується, HR-фахівцю доведеться витрачати більше часу на пошук документів і звірку даних під час запитів від працівників або державних органів.

Що має зробити працівник, якщо дані ще не оцифровані

Якщо частина стажу ще не відображена в електронній трудовій книжці, працівник може сам подати підтвердні документи через портал Пенсійного фонду України.

Обробка зазвичай триває від кількох днів до кількох тижнів, залежно від обсягу даних. Після внесення змін записи з’являються в електронній трудовій книжці.

За згодою працівника ці дії може виконати і роботодавець, наприклад, якщо паперові документи зберігаються в компанії або якщо HR допомагає працівникам із цією процедурою.

Важливо розуміти: відсутність частини записів у реєстрі — доволі звична ситуація для періодів, коли трудова діяльність велася лише на папері. Якщо у вашій паперовій трудовій книжці немає потрібного запису або він з помилкою і через це не з’являється в електронній трудовій, зверніться до попереднього роботодавця. Попросіть сканкопію наказу про прийняття, переведення чи звільнення і завантажте її через особистий кабінет у ПФУ.

Звідки беруться дані в електронній трудовій книжці

Дані в електронній трудовій книжці не вводяться вручну. Вони формуються з кількох джерел:

• звітності роботодавця;
• повідомлень про кадрові події;
• поданих сканів паперової трудової книжки та інших документів;
• відомостей, які вже є в державних реєстрах.

Тому для роботодавця важлива якість оформлення кадрових дій всередині компанії. Якщо прийняття, переведення, звільнення, накази й інші кадрові події оформлені коректно і їх легко підтвердити документами, питання з електронною трудовою книжкою вирішуються значно швидше.

Як це вирішується на практиці

Коли кадрові документи зберігаються впорядковано і доступні в одному місці, підготовка підтверджень займає хвилини, а не години пошуку в архівах.

Наприклад, у «Вчасно.Кадри» документи можна створювати за шаблонами, підписувати онлайн і зберігати разом з історією змін по працівнику. Це дозволяє HR швидко знайти потрібні накази чи заяви навіть через кілька років після їх створення і підтвердити кадрові події без додаткового пошуку.

Чим краще впорядковані кадрові документи в компанії, тим менше часу займає пошук підтверджень у ситуаціях, коли потрібно доповнити або уточнити дані в електронній трудовій.

Чим електронна трудова книжка відрізняється від КЕДО

Електронну трудову книжку і кадровий електронний документообіг (КЕДО) часто плутають, бо вони стосуються однакових кадрових процесів. Але їхня роль різна: електронна трудова відображає стаж у державному реєстрі, а КЕДО використовується в компанії для оформлення і зберігання кадрових документів.

Електронна трудова книжка не замінює КЕДО — вона показує, які записи вже є в державному реєстрі. КЕДО допомагає оформити, погодити, підписати і зберігати кадрові документи, на підставі яких роботодавець формує і передає потрібні відомості.

Висновки

10 червня 2026 року — це межа перехідного періоду, після якої тема електронної трудової книжки стає для бізнесу ще практичнішою: треба вміти швидко перевіряти дані, пояснювати їх працівникам і без затримки знаходити документи, якщо в реєстрі чогось бракує.

Для роботодавця і кадровика головне після цієї дати впорядкувати кадрові процеси й документи так, щоб будь-яку кадрову подію можна було швидко підтвердити. Коли накази, заяви та історія змін по працівнику зібрані в одному місці, робота з електронною трудовою книжкою стає звичною операційною задачею.