Звільнення працівника у 2025 році: як законно оформити онлайн

Звільнення працівника — одна з найбільш відповідальних HR-процедур. Будь-які помилки інспектора з кадрів можуть спричинити штрафи від Держпраці, судові спори та репутаційні ризики для компанії. У 2025 році роботодавці можуть оформити звільнення швидко та коректно, використовуючи цифрові інструменти, але при цьому зобов’язані дотримуватися вимог Кодексу законів про працю України (КЗпП).

У цій статті розглянемо, як правильно оформити звільнення, які документи для цього потрібні та як автоматизувати процес звільнення за допомогою сервісу «Вчасно.Кадри».

Підстави для звільнення працівника

Законодавство України передбачає кілька підстав для звільнення.

🙋‍♂️ Звільнення з ініціативи працівника

Згідно зі статтями 38–39 КЗпП, працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням, попередивши роботодавця письмово за два тижні. Якщо в заяві указані поважні причини (вихід на пенсію, вступ до навчального закладу, переїзд, хвороба тощо), роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у строк, вказаний у заяві.

🤝 Звільнення за згодою сторін

Найбільш гнучкий варіант. Сторони можуть домовитися про припинення трудового договору на будь-яких умовах. Звільнення за згодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП) допустиме навіть під час відпустки або лікарняного.

🧑‍💼 Звільнення з ініціативи роботодавця

Роботодавець має право розірвати трудовий договір на підставах, закріплених у ст. 40–41 КЗпП:

1. Організаційні причини та проступки працівника (ст. 40 КЗпП):
   • зміни в організації виробництва і праці (п. 1);
   • невідповідність працівника займаній посаді (п. 2);
   • систематичне невиконання обов’язків без поважних причин (п. 3);
   • прогул (п. 4);
   • відсутність понад чотири місяці поспіль без відомостей про причину (п. 5) — навіть під час воєнного стану (п. 8-3 ст. 36);
   • поява на роботі в нетверезому стані (п. 7) та інші підстави.
2. Грубі провини, передусім щодо керівників та працівників, які обслуговують матеріальні цінності
   (ст. 41 КЗпП).

📝 Припинення трудового договору за іншими підставами

До таких належать:

• закінчення строку строкового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП);
• смерть працівника (п. 8-2 ст. 36 КЗпП);
• відсутність на роботі та інформації про причини понад чотири місяці (п. 8-3 ст. 36 КЗпП) — нова підстава, введена під час воєнного стану;
• вступ працівника на військову службу (п. 3 ст. 36 КЗпП).

Які документи потрібні для звільнення?

Незалежно від підстави звільнення, роботодавець повинен оформити та видати працівнику такі документи.

1️⃣ Заява про звільнення

Якщо звільнення ініційоване працівником або за угодою сторін, роботодавець отримує заяву про звільнення з датою та підписом. Заява може бути оформлена в паперовій формі або надіслана електронною поштою, в месенджері чи системі електронного документообігу.

2️⃣ Наказ про звільнення

Наказ (розпорядження) про звільнення — головний документ, що засвідчує дату припинення трудових відносин. Він може бути складений:

• за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (ця форма є рекомендованою, але не обов’язковою);
• у довільній формі з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2020 щодо реквізитів документа.

Обов’язкові реквізити наказу:

• найменування підприємства та його код ЄДРПОУ;
• дата складання і реєстраційний індекс (рекомендується використовувати індекс «к/тр» для кадрових документів тривалого зберігання);
• прізвище, ім’я, по батькові та посада звільненого працівника;
• назва структурного підрозділу;
• підстава звільнення з посиланням на конкретну статтю КЗпП;
• дата звільнення;
• розмір вихідної допомоги (якщо вона передбачена);
• посилання на первинний документ (заяву або доповідну записку з реквізитами);
• підпис керівника (власника).

Зразок наказу про звільнення:

3️⃣ Копія наказу про звільнення

Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення. Копія має бути засвідчена з урахуванням вимог діловодства (напис «Згідно з оригіналом», підпис і печатка уповноваженої особи, дата засвідчення).

4️⃣ Розрахункові документи

Роботодавець видає:

• письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми — з розбиванням за видами виплат (основна зарплата, компенсація за невикористану відпустку, вихідна допомога тощо);
• розрахункові листки з деталізацією сум та утримань.

5️⃣ Обхідний лист

Обхідний лист — це внутрішній документ компанії, котрий засвідчує відсутність заборгованості працівника перед структурними підрозділами. Трудовим законодавством не передбачено обов’язкове оформлення обхідного листа. Проте, якщо він передбачений внутрішніми документами компанії, то оформлюється на підставі внутрішніх процедур.

В сервісі «Вчасно.Кадри» можна скористатись шаблоном обхідного листа або налаштувати цей документ під працівника.

6️⃣ Акт про передачу матеріальних цінностей

Якщо працівник користувався майном компанії (комп’ютером, мобільним телефоном, спецодягом тощо), роботодавець та працівник складають акт про передачу-приймання, у якому фіксуються всі матеріальні цінності, що повертає працівник.

Покрокова процедура звільнення у 2025 році

Розглянемо типовий алгоритм дій при звільненні працівника за власним бажанням.

🔹Крок 1. Отримуємо заяву працівника

Працівник подає письмову заяву про звільнення із вказівкою дати, на яку він прагне звільнитися. Заява реєструється у журналі реєстрації (з внутрішнім номером та датою надходження).

При звільненні з ініціативи роботодавця вхідного документа від працівника немає — його замінює доповідна записка керівника або рішення керівництва.

🔹Крок 2. Узгоджуємо дату звільнення та розмір компенсацій

Роботодавець вносить дату звільнення до реєстру та розраховує суми, які належать працівнику:

• заробітну плату за фактично відпрацьовані дні в місяці звільнення (включаючи день звільнення);
• компенсацію за невикористану щорічну відпустку — кількість днів множать на середньоденний заробіток;
• вихідну допомогу (якщо вона передбачена підставою звільнення);
• інші виплати (бонуси, надбавки, якщо вони передбачені трудовим договором).

Для розрахунку вихідної допомоги використовується середньоденний заробіток, розрахований за два місяці, що передують місяцю звільнення.

🔹Крок 3. Готуємо наказ про звільнення

Інспектор із кадрів складає наказ про звільнення за формою П-4 або в довільній формі з усіма обов’язковими реквізитами. До наказу додається копія заяви або посилання на наказ, що став підставою звільнення.

🔹Крок 4. Підписуємо наказ та ознайомлюємо з ним працівника

Керівник (власник підприємства) підписує наказ особистим підписом. Працівник має бути ознайомлений із наказом та поставити свій підпис у графі ознайомлення.

🔹Крок 5. Проводимо розрахунок

У день звільнення (або протягом наступного дня, якщо працівник в день звільнення не працював і вимагає розрахунку письмово) роботодавець:

• розраховує суми компенсацій, зарплати та вихідної допомоги;
• утримує податки та ЄСВ (якщо вони припадають на дату звільнення);
• видає письмове повідомлення про суми.

Згідно зі ст. 116 КЗпП, виплата всіх сум повинна здійснитися у день звільнення. У разі затримки виплати роботодавець зобов’язаний сплатити працівнику середній заробіток за весь період затримки (ст. 117 КЗпП).

🔹Крок 6. Робимо запис у трудовій книжці

Якщо розпорядження про звільнення передбачає внесення запису до паперової трудової книжки (на вимогу працівника), офіційно відповідальна особа робить записи про звільнення з таким змістом:

• дата звільнення;
• формулювання причини звільнення з посиланням на статтю закону;
• дата та номер наказу про звільнення.

Після переходу на електронну трудову книжку (ЕТК) записи потрапляють туди автоматично з квартальних звітів, а роботодавцю не потрібно вручну вносити дані про звільнення.

🔹Крок 7. Видаємо працівнику трудову книжку та копію наказу

Роботодавець видає працівнику:

• засвідчену копію наказу про звільнення — у день звільнення;
• паперову трудову книжку (якщо вона зберігалась у роботодавця) — у день звільнення;
• письмове повідомлення про суми, нараховані при звільненні.

🔹Крок 8. Переводимо особову справу працівника до архіву

Після завершення всіх розрахунків та видачі документів особова справа працівника закривається, оригінали наказів та документів розташовуються в архіві на зберігання відповідно до строків, установлених законодавством про архіви.

Звільнення працівників у період воєнного стану: що змінилося?

З 24 лютого 2022 року діють спеціальні правила, встановлені Законом № 2136:

1. Спрощена процедура попередження. Замість двох місяців попередження (для звільнення за ініціативою роботодавця), роботодавець повинен попередити працівника лише за 10 днів. Не потрібна згода профспілки навіть для звільнення членів профспілки.
2. Звільнення під час тимчасової непрацездатності та відпустки. Під час воєнного стану роботодавець може звільнити працівника під час його лікарняного або щорічної відпустки. При цьому дата звільнення припадає на перший робочий день після закінчення лікарняного чи відпустки.
3. Розширений перелік підстав для звільнення. Роботодавець може звільнити працівника, якщо не може забезпечити його роботою через знищення виробничих умов внаслідок бойових дій (п.6 ст. 41 КЗпП). Крім цього, працівник може звільнитися за власним бажанням без двотижневого попередження, якщо підприємство розташоване в районі ведення бойових дій та існує загроза життю та здоров’ю.
4. Обмеження на звільнення. Роботодавець не має права звільнити працівника, залученого до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, або працівника об’єкту критичної інфраструктури.

Як оформити звільнення онлайн у сервісі «Вчасно.Кадри»

Цифровізація кадрових процесів дозволяє роботодавцям та HR-командам відмовитися від паперових документів і підписання вручну. Сервіси кадрового документообігу автоматизують процедуру звільнення — від подання заяви до архівування документів.

Розглянемо, як відбувається цей процес у сервісі «Вчасно.Кадри» — українській платформі, котра спеціалізується на повному цифровому циклі трудових відносин.

1. Ініціація звільнення. Кадровий інспектор створює в сервісі задачу про звільнення і заповнює форму. В ній указує:
   • тип звільнення — за власним бажанням, за ініціативою роботодавця, за угодою сторін тощо;
   • дату звільнення — система автоматично валідуює дату відповідно до закону;
   • ПІБ працівника — вибирає з бази;
   • підставу звільнення — вибирає з випадаючого списку з посиланням на статтю КЗпП.

   

2. Створення документів. Сервіс автоматично генерує всі необхідні документи:
   • наказ про звільнення;
   • заяву про звільнення;
   • особову картку;
   • обхідний лист.

Інспектор із кадрів може вручну дозавантажити повідомлення про розрахунок та інші необхідні документи.

Всі документи формуються за шаблонами, що відповідають чинним нормам кадрового діловодства. Користувач може відредагувати будь-який документ — змінити у формі фрази чи цифри або завантажити змінений документ.

3. Налаштування маршруту підписання. Кадровий інспектор налаштовує маршрути підписання — визначає, хто саме має підписати кожен документ і в якій послідовності.
4. Підписання документів кваліфікованим електронним підписом. Система генерує посилання для кожної особи, що має підписати документ і надсилає сповіщення через e-mail або SMS. Також користувач отримує push-повідомлення в сервісі «Вчасно», де може підписати всі документи в один клік.
   За потреби можна налаштувати послідовне підписання (в чіткій послідовності) або паралельне. Якщо одна зі сторін не підписала документ протягом встановленого терміну, система надсилає автоматичне нагадування.
5. Архівування документів. Після підписання документів працівник отримує у сервісі статус «Звільнено». Він більше не має доступу до системи.
   Документи зберігаються в безпечному хмарному архіві, вони захищені від знищення і пошкоджень. За потреби кадровий інспектор може швидко знайти в архіві потрібні документи — наприклад, у разі перевірки Держпраці, судового позову тощо.

Детальніше про оформлення документів на звільнення у сервісі читайте в довідці «Вчасно.Кадри».

Звільнення працівника — це юридично значущий акт, який потребує точного дотримання вимог законодавства. У 2025 році роботодавці мають широкі можливості для легального використання цифрових сервісів у цьому процесі.

Перехід на електронний кадровий документообіг із сервісом «Вчасно.Кадри» — це не просто тренд, а прямий шлях до мінімізації ризиків. Автоматизуючи кадрові процеси, HR-працівники заощаджують час, уникають помилок у датах та формулюваннях.

Із використанням сервісу «Вчасно.Кадри» можна бути впевненим, що всі кадрові процеси повністю відповідають нормам закону.