Щорічна відпустка у 2026 році: скільки днів належить і як надавати правильно

24 календарні дні — мінімальна тривалість щорічної основної відпустки для більшості працівників. Проте на практиці роботодавці та HR-фахівці стикаються не лише з питанням кількості днів. Важливо правильно визначити право працівника на відпустку, врахувати вимоги законодавства щодо строків її надання та оформити необхідні документи.

У цьому матеріалі зібрали основні правила надання щорічної відпустки у 2026 році та відповіді на найпоширеніші запитання роботодавців і HR-фахівців.

Що таке щорічна відпустка і які її види бувають

Щорічна відпустка — це гарантований законодавством оплачуваний період відпочинку, під час якого за працівником зберігаються місце роботи та середній заробіток.

Законодавство передбачає два види щорічної відпустки:

• щорічна основна відпустка — надається всім працівникам, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем;
• щорічна додаткова відпустка — надається окремим категоріям працівників, зокрема за роботу в шкідливих і важких умовах праці, особливий характер роботи або в інших випадках, передбачених законодавством.

Скільки днів щорічної основної відпустки належить працівнику

Згідно зі статтею 6 Закону України «Про відпустки», працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів за кожний відпрацьований робочий рік. Відлік робочого року починається з дати укладення трудового договору.

Для окремих категорій працівників законодавством передбачена подовжена тривалість щорічної основної відпустки. Зокрема, таке право мають неповнолітні працівники, особи з інвалідністю, педагогічні та науково-педагогічні працівники та інші.

У 2026 році під час воєнного стану святкові та неробочі дні на державному рівні не застосовуються. Тому всі календарні дні, що припадають на період щорічної відпустки, включаються до її тривалості.

Навіть якщо компанія внутрішнім рішенням залишає окремі святкові дні неробочими, вони все одно зараховуються до відпустки. Наприклад, якщо в компанії 24 серпня є неробочим днем, але він припадає на період відпустки працівника, цей день враховується в загальну кількість днів відпустки.

Щорічна додаткова відпустка: кому надається і як поєднується з основною

Крім основної відпустки, окремі працівники можуть отримати право на щорічну додаткову відпустку.

Найпоширенішими підставами для її надання є:

• робота зі шкідливими та важкими умовами праці;
• особливий характер праці;
• інші випадки, передбачені законодавством.

Тривалість додаткової відпустки залежить від підстави її надання, умов праці та фактично відпрацьованого часу. До відповідного стажу зараховується час роботи у таких умовах та періоди щорічних відпусток.

Додаткова відпустка надається понад щорічну основну, а не замість неї. Тому працівник може одночасно мати право на обидва види відпусток. Для кадрового обліку важливо вести їх окремо, адже кожен вид має власні правила надання, перенесення та компенсації.

Коли працівник отримує право на щорічну відпустку

У перший рік роботи право на щорічну основну відпустку повної тривалості працівник за загальним правилом отримує після шести місяців безперервної роботи в роботодавця.

Якщо працівник хоче піти у відпустку раніше, її можна надати пропорційно відпрацьованому часу. Тобто тривалість відпустки розраховується залежно від того, скільки місяців працівник уже відпрацював.

Робота на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня або тижня) не зменшує тривалість щорічної відпустки.

Порядок надання щорічної відпустки: що має зробити роботодавець

Порядок надання відпустки регулюється Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки». Щоб оформити відпустку правильно, роботодавець має виконати кілька обов’язкових кроків:

1. Скласти та затвердити графік відпусток, врахувавши виробничі потреби та права працівників, які можуть брати відпустку у зручний для них час.Окрему увагу слід приділяти працівникам, які відповідно до статті 10 Закону України «Про відпустки» мають право використовувати щорічну відпустку у зручний для них час. До таких категорій належать:
   • працівники віком до 18 років;
   • особи з інвалідністю;
   • вагітні жінки;
   • жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
   • жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
   • одинокі матері та одинокі батьки;
   • дружини (чоловіки) військовослужбовців;
   • ветерани праці;
   • ветерани війни;
   • особи, які мають статус учасників Революції Гідності.
2. Письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні.
3. Отримати заяву (за потреби), якщо відпустка надається поза затвердженим графіком.
4. Видати наказ про надання відпустки, зазначивши її вид, тривалість, дати та робочий рік, за який вона надається.У наказі необхідно зазначити:
   • вид відпустки;
   • дату її початку та закінчення;
   • тривалість;
   • робочий рік, за який вона надається.

   Саме зазначення робочого року є одним із найважливіших реквізитів. Щорічна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується від дати укладення трудового договору, а не від початку календарного року.

   Після підписання наказу працівника необхідно ознайомити з ним.

5. Зафіксувати відпустку в кадрових документах та відобразити її в табелі обліку робочого часу.

Чи можна ділити щорічну відпустку на частини

Законодавство дозволяє працівникам використовувати щорічну відпустку не лише одним безперервним періодом, а й ділити її на частини. Водночас існує важлива умова: одна з частин щорічної основної відпустки повинна становити не менше 14 календарних днів.

Що важливо перевірити HR або кадровику перед оформленням відпустки

Перед оформленням відпустки кадровику необхідно перевірити три ключові блоки: право працівника на відпустку, наявність необхідних документів та дотримання встановлених строків.

🏖️ Право працівника на відпустку

• Чи минуло 6 місяців безперервної роботи для надання щорічної відпустки повної тривалості у перший рік роботи.
• Якщо ні — чи належить працівник до категорій, які можуть отримати відпустку раніше.
• Чи достатньо у працівника невикористаних днів відпустки.
• Чи відповідає запланована тривалість відпустки наявному залишку днів.

📅 Документи та графік відпусток

• Чи відповідають дати відпустки затвердженому графіку.
• Якщо відпустка надається поза графіком — чи отримано погодження роботодавця.
• Чи потрібна заява працівника та чи подана вона належним чином.
• Чи повідомлено працівника про початок щорічної відпустки не пізніше ніж за 2 тижні.
• Чи підготовлено проєкт наказу про надання відпустки.

💸 Фінансові та організаційні питання

• Чи правильно розраховано середню заробітну плату для оплати відпустки.
• Чи забезпечено своєчасне нарахування та виплату відпускних.
• Чи погоджено та підписано наказ про надання відпустки.
• Чи організовано передачу поточних завдань працівника на період його відсутності (за потреби).

Типові помилки при наданні щорічної відпустки

Найчастіше проблеми виникають через неправильне ведення кадрової документації, порушення строків або помилки у розрахунках. Серед найпоширеніших помилок можна виділити:

Як спростити оформлення щорічної відпустки у «Вчасно.Кадри»

Оформлення відпусток часто потребує значних витрат часу на підготовку документів, погодження та облік залишків днів. У «Вчасно.Кадри» цей процес повністю автоматизований та переведений в електронний формат.

Сервіс дозволяє працівникам подавати заяви на відпустку зі смартфона, погоджувати документи онлайн, автоматично формувати заяви та накази, а також вести облік залишків невикористаних днів відпустки. Крім того, компанія може налаштувати маршрути погодження та правила подання заявок відповідно до внутрішніх процесів.

Завдяки цьому HR-фахівці витрачають менше часу на кадрове адміністрування, а процес оформлення відпусток стає прозорим і контрольованим.