Як оформити дистанційну роботу і гнучкий графік у 2026 році: поради кадровикам і HR-фахівцям

Протягом останніх років дистанційна робота в Україні стала звичним форматом зайнятості. За даними соціологічного дослідження InfoSapiens, якщо до пандемії 2020 року дистанційно працювали лише 12% українців, то у 2025 р. така частка зросла у півтора рази. Цю тенденцію прискорили пандемія, повномасштабна війна і цифровізація бізнес-процесів.

Поширенню дистанційної роботи сприяють і законодавчі зміни, які дозволяють цифровізувати роботу з кадрами. Зокрема, в 2026 році прийнятий законопроєкт №14141, який дає роботодавцям можливість укладати трудові договори онлайн з КЕП, без фізичної присутності працівника і паперових документів.

Для багатьох компаній дистанційна чи гнучка робота стала не просто тимчасовим рішенням, а основою стратегії набору й утримання персоналу. Офіційні дані свідчать: відсоток таких компаній зростає щороку, особливо у великих містах та в галузях із високою конкуренцією за таланти (ІТ, маркетинг тощо).​

Компанії, які вчасно адаптувались до дистанційного формату, отримують перевагу в залученні кадрів, зниженні витрат на офіс і підвищенні продуктивності. Однак для бізнесу дистанційна робота — не лише зручність, а й нові виклики: юридичне оформлення, облік робочого часу, контроль результатів, дотримання трудового законодавства. У цій статті розповімо, як у 2026 році організувати дистанційну роботу, які документи оформлювати і як автоматизувати ці процеси за допомогою цифрових інструментів.

Що таке дистанційна робота: визначення

Дистанційна робота — це форма організації праці, коли працівник виконує свої обов’язки поза приміщенням роботодавця, використовуючи цифрові інструменти зв’язку. Працівник самостійно обирає місце роботи (вдома, у коворкінгу чи навіть в іншому місті), головне — забезпечення результату.

Формати дистанційної роботи в Україні 2025: що говорить закон

В 2025 році набув чинності Закон України № 4339-IX «Про внесення змін до Кодексу законів про працю України щодо удосконалення правового регулювання окремих питань надомної та дистанційної роботи» (далі — Закон № 4339-ІХ). Він регламентує кілька основних форматів дистанційної зайнятості, кожен з яких має свої особливості і вимоги до оформлення.​

🧑‍💻 1. Дистанційна робота

Працюючи дистанційно, працівник виконує роботу поза приміщенням роботодавця — у будь-якому обраному місці (наприклад, вдома, у коворкінгу, на іншій території). Цей формат підходить для IT-фахівців, маркетологів, дизайнерів, контент-менеджерів — професій, де результат важливіший за місце виконання.

Особливості:

• трудовий договір про дистанційну роботу можна укладати онлайн із використанням КЕП
• усі кадрові документи ведуться у цифровому вигляді, включаючи табелі обліку часу та накази.
• З 2025 року Закон № 4339-ІХ дозволяє відправляти працівника у відрядження навіть при  дистанційному форматі, якщо це прописано у трудовому договорі.​

🏠 2. Надомна робота

Надомна робота — це формат, актуальний для виробничих процесів (складання, пакування), де роботодавець надає матеріали та контролює виконання. Співробітник працює за місцем проживання чи в іншому місці, погодженому з роботодавцем.​

Особливості:

• працівник не може самостійно змінити локацію для виконання обов’язків без відома роботодавця;
• цей формат особливо актуальний для батьків дітей, які навчаються онлайн — за Законом № 4339-ІХ один із батьків може звернутись із заявою про переведення на надомну роботу на термін дистанційного навчання дитини.​

🕰️ 3. Гнучкий графік роботи

Узгоджений між працівником і роботодавцем режим, який визначає, коли починається і закінчується робочий день, а також кількість відпрацьованих годин протягом місяця.

Особливості:

• дозволяє суміщати години роботи з особистими або сімейними обставинами;
• гнучкий графік, як і дистанційна робота, вимагає укладення відповідної угоди, в якій фіксують режим, час комунікації та відповідальність за результати.​

Як оформити дистанційну роботу в Україні: покрокова інструкція для кадровиків

Впроваджуючи дистанційний формат, роботодавець повинен дотримуватися норм трудового законодавства. Розглянемо покроково, які дії потрібно виконати.

✅ Крок 1. Укладаємо договір із працівником

Якщо працівника приймають одразу на дистанційну роботу, роботодавець укладає з ним письмовий трудовий договір за типовою формою, затвердженою наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 № 913-21.

Договір містить:​

• умови виконання роботи;
• порядок звітності та обліку часу;
• компенсацію за використання власної техніки чи інтернету;
• можливість відряджень (за потреби).

Для співробітників, які вже працюють у компанії, можна видати наказ про переведення на дистанційну форму організації праці. Під час воєнного стану дистанційна робота може запроваджуватися наказом без обов’язкового укладення письмового договору, але працівника треба ознайомити з наказом протягом двох днів.

Зразок наказу на дистанційну роботу:

✅ Крок 2. Проводимо інструктаж із охорони праці

Попри дистанційний або надомний формат роботи, працівник має пройти інструктаж з охорони праці, а роботодавець — надати відповідні матеріали й зафіксувати це у журналі інструктажів (у паперовій або електронній формі) відповідно до вимог ст. 13 Закону України «Про охорону праці».

Роботодавець може проводити інструктаж дистанційно — наприклад, через відеозв’язок. Після цього працівник підписує документ електронним підписом, щоб підтвердити, що він ознайомлений із нормами безпеки праці.

✅ Крок 3. Ведемо облік робочого часу

Роботодавець зобов’язаний вести достовірний облік виконуваної працівником роботи, навіть якщо той виконує роботу дистанційно. Це необхідно для нарахування заробітної плати та дотримання норм ст. 30 Закону України «Про оплату праці».

Для підтвердження відпрацьованого часу у дистанційному форматі використовуються:

• • електронні табелі обліку часу;
  • журнали виконаних завдань;
  • системи контролю продуктивності;
  • онлайн-інструменти, що автоматизують фіксацію присутності працівника на робочому місці, задач, виконаних обов’язків.

Тривалість робочого часу не повинна перевищувати загальнодержавних норм, закріплених у чинному трудовому законодавстві. Всі кадрові документи можна оформлювати в електронній формі та підписувати кваліфікованим електронним підписом (КЕП).​

Як оформити або узаконити гнучкий графік роботи у 2025 році

Гнучкий режим робочого часу можна впроваджувати за письмовим погодженням із працівником і відображати це у трудовому договорі чи наказі, деталізуючи:

• старт і завершення робочого дня;
• періоди обов’язкової присутності/доступності;
• сумарну норму робочих годин у тиждень/місяць;
• режим звітності та комунікації.​

Впроваджуючи гнучкий графік, роботодавець зобов’язаний дотримуватись усіх норм Кодексу Законів про Працю України — зокрема щодо відпочинку, відпусток, соціальних гарантій та ін.

Список документів для оформлення дистанційної роботи

• трудовий договір про дистанційну роботу;
• наказ про запровадження дистанційного режиму;
• інструктаж з охорони праці (з електронним підтвердженням);
• табель обліку робочого часу;
• положення про компенсацію витрат (інтернет, електроенергія).

Як сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає оформити дистанційну роботу та гнучкий графік

Сервіс «Вчасно.Кадри» — це платформа для автоматизації кадрових процесів, що дозволяє швидко та офіційно за всіма вимогами законодавства оформити дистанційну роботу або гнучку роботу в Україні. Завдяки сервісу можна:​

• швидко оформлювати трудові договори онлайн із використанням КЕП завдяки автоматизованому сценарію;
• вести електронний кадровий документообіг — створювати, підписувати та зберігати всі кадрові документи в електронному вигляді;
• погоджувати відпустки та накази за кілька хвилин;
• вести електронні особові справи працівників;
• працівникові самостійно ініціювати типові кадрові процеси через мобільний застосунок;
• оптимізувати рутинні робочі процеси завдяки інтеграції з ДІя, технологіям штучного інтелекту та інтеграції з обліковими системами;
• знижувати адміністративне навантаження на HR-менеджерів та керівників.​

«Вчасно.Кадри» належить до екосистеми сервісів для бізнесу «Вчасно». Інтеграція з сервісами «Вчасно.ЕДО», «Вчасно.КЕП» та іншими цифровими інструментами гарантує юридичну значущість документів, а також спрощує контроль кадрових процесів.

Документи зберігаються на серверах Amazon S3 у країнах ЄС, надійно захищені від кібератак і стороннього доступу. Усі файли доступні в кабінеті «Вчасно.Кадри» відповідно до вимог законодавства. Кадровики можуть легко оформлювати дистанційну роботу та гнучкий графік офіційно, без паперів і помилок.

Під час оформлення дистанційної роботи в компанії кадровики повинні врахувати безліч юридичних нюансів, пов’язаних із охороною праці, обліком робочого часу тощо. Цифрові сервіси, такі як «Вчасно.Кадри», автоматизують більшість із цих процесів, забезпечуючи юридичну значущість документів та надійне зберігання даних.