Лікарняні в Україні: покрокова інструкція для кадровика та працівника

Лікарняні в Україні у 2026 році працюють як електронний процес, у якому кожна дія має чітку послідовність. Працівник отримує медичний висновок, на його основі формується електронний листок непрацездатності, а потім запускається взаємодія між працівником, роботодавцем і Пенсійним фондом України. Щоб уникнути затримок у виплатах і помилок у документах, важливо розуміти, хто і що робить на кожному етапі.

Це означає, що лікарняний більше не є документом, який потрібно фізично передати. Це процес, який потрібно правильно пройти.

Коротко: як зараз працює лікарняний в Україні

Лікарняний в Україні — це електронний маршрут дій, який об’єднує медичну систему, реєстри та процеси роботодавця. Базова логіка виглядає так:

• лікар формує медичний висновок про тимчасову непрацездатність у системі охорони здоров’я;
• на його основі автоматично створюється електронний лікарняний в Електронному реєстрі листків
• непрацездатності (портал Пенсійного фонду України);
• працівник перевіряє лікарняний і повідомляє роботодавця;
• роботодавець знаходить лікарняний у реєстрі та відстежує його статус;
• після зміни статусу на «готовий до сплати» призначається допомога;
• роботодавець подає заяву-розрахунок на лікарняні;
• кошти надходять і виплачуються працівнику.

Цей процес є стандартним для більшості випадків тимчасової непрацездатності і лежить в основі всієї системи оплати лікарняних в Україні.

Ключове тут — не пропустити жоден крок. Навіть якщо лікарняний уже сформований, процес ще не завершено: без повідомлення роботодавця, перевірки статусу і подання заяви-розрахунку виплата не відбудеться.

Законодавча база: на що спирається процес лікарняних

Процес лікарняних в Україні базується на кількох ключових документах, але для практичної роботи важливо розуміти не тексти законів, а їхню логіку.

Основа процесу:

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №1105-XIV у редакції, чинній станом на 01.01.2026;
• Порядок формування листків непрацездатності в електронному реєстрі у редакції, чинній на початок 2026 року;
• правила формування медичних висновків у системі охорони здоров’я.

Ці документи визначають не лише юридичну основу, а й практичні кроки: коли виникає право на оплату, хто платить лікарняний, які строки подання документів і як відбувається фінансування.

Що це означає на практиці:

• лікарняний має юридичну силу без паперу;
• оплата залежить від страхового стажу;
• строки подання документів є обов’язковими;
• статус лікарняного визначає, що можна робити далі.

Тобто закон визначає не лише право на оплату, а й послідовність дій. І якщо цю послідовність порушити — виникають затримки та ризики, що лікарняні не виплатять.

Що таке електронний лікарняний і як він формується

Електронний лікарняний — це запис, який створюється автоматично на підставі медичного висновку у електронному реєстрі листків непрацездатності.

🔹Де знайти електронний лікарняний і як його перевірити

Працівник може переглянути е-лікарняний у кабінеті застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ. Роботодавець працює з ним у кабінеті страхувальника на тому самому порталі. Саме там сторони бачать статус документа й можуть перевірити, чи він готовий до подальших дій.

🔹Чим медичний висновок відрізняється від е-лікарняного

Медичний висновок про тимчасову непрацездатність створює лікар в електронній системі охорони здоров’я.

Е-лікарняний формується на його основі автоматично в Електронному реєстрі листків непрацездатності як результат обміну даними між системою охорони здоров’я і соціальними реєстрами. Для кадрового процесу це принципово: роботодавець працює саме з е-лікарняним, а не з медичним висновком.

🔹Чому замість паперового лікарняного використовується електронний

Повний перехід на електронні лікарняні відбувся ще у 2021 році. Це дозволило:

• прибрати ручну передачу документів;
• зменшити кількість помилок;
• пришвидшити перевірку і оплату;
• забезпечити прозорість статусів лікарняного.

Під час воєнного стану можуть виникати окремі ситуації, коли використовується паперовий формат, але для більшості працівників і роботодавців діє електронна модель.

Що має зробити працівник після відкриття лікарняного

Після того як лікар створив медичний висновок, працівник має виконати конкретні дії. Саме на цьому етапі найчастіше виникають затримки.

Покроково:

1. Перевірити лікарняний у системі
Якщо е-лікарняного немає в реєстрі, роботодавець його теж не побачить.

2. Переконатися, що дані правильні
ПІБ, ідентифікаційні дані, роботодавець, дати.

3. Повідомити роботодавця
Бажано одразу після відкриття лікарняного. Це може бути повідомлення у внутрішній системі, месенджері або через офіційний канал.

4. Відстежувати статус
Працівник не зобов’язаний відстежувати статус лікарняного — цим займається роботодавець. Але за потреби ви можете перевірити його, щоб переконатися, що все оформлено коректно і виплата не затримається.

Листок непрацездатності може отримати різні статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Оплачений», «Помилково сформований», «Недійсний». Для звичайного лікарняного статус «Готово до сплати» з’являється через 7 днів після дати закриття.

5. Перевірити фінальний статус
Для звичайного листка непрацездатності статус «Готово до сплати» настає через 7 днів після дати закриття.

Якщо ви бачите статус «Помилково сформований» або «Недійсний», варто звернутися до роботодавця або лікаря — зазвичай це означає, що документ потрібно уточнити або перевипустити.

Основна помилка працівників — не повідомити роботодавця або зробити це із запізненням. Це впливає на строки обробки і може затримати виплати. Друга поширена помилка — не зайти в особистий кабінет ПФУ і не перевірити, чи лікарняний узагалі сформувався.

💡За який строк потрібно повідомити роботодавця

Законодавство не встановлює єдиного універсального формулювання на кшталт «повідомити протягом 24 годин» для всіх випадків, але з практичної точки зору це потрібно зробити якомога швидше. Найкраща практика:

• у день відкриття лікарняного;
• або одразу після того, як він з’явився в системі.

Затримка в повідомленні — одна з найчастіших причин затримки виплат.

Що має зробити кадровик або роботодавець

Роботодавець відповідає за перевірку, призначення і запуск процесу оплати лікарняного. Для HR це означає контроль статусу і правильність кадрової частини процесу, для бухгалтера або фахівця з нарахування заробітної плати — розрахунок суми та заява-розрахунок на лікарняні, а для керівника — контроль відповідальних осіб і зменшення ризику затримок. Саме тому лікарняний для роботодавця — це не один клік у реєстрі, а кілька послідовних дій між кадровою і фінансовою функціями.

Найчастіша проблема на цьому етапі — неправильна робота зі статусами е-лікарняного або помилки у заяві-розрахунку. Друга типова проблема — відсутність єдиного маршруту між кадровиком і бухгалтером.

📆 Які строки важливі для роботодавця

Хто платить за лікарняний і за які дні

Оплата лікарняних в Україні розподіляється між роботодавцем і Пенсійним фондом. Загальне правило таке: перші 5 днів фінансує роботодавець, а з 6 дня і далі — Пенсійний фонд України.

🔎 Від чого залежить розмір виплати

Сума лікарняного залежить від кількох факторів:

• страхового стажу працівника;
• середньої заробітної плати;
• причини непрацездатності.

Чим більший страховий стаж, тим вищий відсоток оплати.

Особливості під час воєнного стану

У 2026 році діє електронний кадровий документообіг. Водночас можливі окремі винятки:

• якщо медичний заклад не має технічної можливості працювати з електронною системою;
• якщо відсутні бланки або доступ до реєстрів;
• у складних регіональних умовах, де ведуться бойові дії.

У таких випадках можуть використовуватись альтернативні сценарії, але вони не є основними. Для більшості працівників і роботодавців процес залишається електронним.

Чому ПФУ може відмовити в оплаті або не провести фінансування

Відмова у фінансуванні лікарняного зазвичай пов’язана з конкретними помилками або невідповідностями. Якщо говорити просто, ПФУ не фінансує те, що не пройшло базову перевірку в системі.

Основні причини:

• лікарняний не має статусу готовий до сплати;
• помилки в даних працівника;
• відсутність страхового стажу;
• некоректно подана заява-розрахунок;
• порушення строків подання документів.

У більшості випадків проблему можна вирішити після виправлення даних. Але для роботодавця важливо, що відмова у фінансуванні лікарняного означає не лише затримку виплати, а й додаткову роботу HR, бухгалтера та працівника.

Типові помилки працівників і роботодавців

Практичний чекліст: що перевірити, щоб лікарняний пройшов без затримок

✔️ Чекліст для працівника

1. звернутися до лікаря і дочекатися формування медичного висновку;
2. зайти на портал ПФУ у свій особистий кабінет;
3. перевірити розділ «Мої листки непрацездатності»;
4. переконатися, що дані у листку коректні;
5. одразу повідомити роботодавця;
6. після закриття листка ще раз перевірити статус;
7. якщо е-лікарняний не з’явився або дані некоректні, уточнити інформацію у лікаря або на боці реєстру.

✔️ Чекліст для кадровика / HR

1. перевірити появу листка у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ;
2. перевірити статус е-лікарняного;
3. перевірити коректність працівника, періоду і роботодавця;
4. передати інформацію бухгалтеру або фахівцю з нарахування зарплати за внутрішнім маршрутом;
5. контролювати, щоб рішення про призначення допомоги було прийняте після статусу «Готово до сплати»;
6. проконтролювати подання заяви-розрахунку в строк.

✔️ Чекліст для бухгалтера / фахівця з нарахування зарплати

1. перевірити, хто фінансує які дні;
2. врахувати страховий стаж і середню зарплату;
3. подати заяву-розрахунок не пізніше 5 робочих днів з дати рішення роботодавця і протоколу про це;
4. відстежити статус заяви-розрахунку;
5. після зарахування коштів провести виплату працівнику;
6. подати повідомлення про виплату коштів до ПФУ протягом місяця.

Підсумок

Лікарняні 2026 року — це електронний процес, у якому критична не складність, а послідовність дій. Працівнику потрібно вчасно перевірити електронний лікарняний і повідомити роботодавця. Роботодавцю — відстежити статуси, розрахувати виплату і подати документи в строк.

На практиці затримки виникають не через сам лікарняний, а через розриви в процесі: коли інформація не передається вчасно, статуси не перевіряються або дії не узгоджені між HR і бухгалтерією.