Обмін документами в електронному вигляді стає все більш поширеним у бізнес-практиці. Що таке електронний документообіг (ЕДО) і які переваги він дає компаніям — розглянемо в статті.
За Законом України № 851-IV електронний документообіг — це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
На відміну від паперового, електронний документообіг передбачає захищені канали передавання інформації. Згідно з чинним законодавством електронні документи прирівнюються до оригіналів. На них накладаються електронні підписи (КЕП), які закон також прирівнює до власноручних підписів.
Види електронного документообігу
За сферами застосування виділяють внутрішній електронний документообіг (він охоплює процеси всередині компанії), та зовнішній (забезпечує обмін електронними документами між контрагентами, між компанією та державними установами тощо).
В межах внутрішнього електронного документообігу можна виділити:
- управлінський ЕДО (включає в себе електронні накази, інструкції тощо);
- кадровий документобіг (кадрові накази, трудові договори та ін.);
- бухгалтерський (акти, накладні тощо);
- складський (квитанції, свідоцтва) та ін.
Якщо в компанії є специфічні бізнес-процеси, можуть виникати й інші види електронного обміну документами. Напрями і масштаб використання ЕДО залежать від цілей кожної конкретної компанії.
Перехід на електронний обмін документами дає бізнесу беззаперечні переваги. Розглянемо їх детальніше.
Переваги електронного документообігу
Економія ресурсів. Використання систем електронного документообігу дозволяє скоротити витрати на друк і надсилання документів, зменшити кількість паперів в офісі.
Ефективне управління документообігом на підприємстві. Системи ЕДО дають можливість контролювати рух документів, відстежувати затримки в погодженні та підписанні і вчасно їх усувати.
Швидкість підписання документів. Усі відповідальні співробітники працюють у єдиному середовищі. В сервісах ЕДО їм приходять сповіщення про надходження нових документів на підписання. Завдяки цьому загальний час на опрацювання документа значно скорочується.
Безпека зберігання. Сервіси ЕДО забезпечують високий рівень захисту документів.
Обмін електронними документами між контрагентами
Обмін електронними документами в сервісі «Вчасно.ЕДО» складається з таких кроків:
- Працівник компанії завантажує в сервіс файл документа.
- В сервісі «Вчасно.ЕДО» він підписує документ КЕПом і надсилає його контрагенту.
- Адресат отримує лист на електронну пошту і сповіщення в сервісі про отримання документа, ознайомлюється з ним і також накладає КЕП.
- Документ, підписаний усіма відповідальними працівниками, зберігається в архіві.
Якщо документ передбачає складну процедуру погодження і підписання, можна налаштувати сценарій у сервісі «Вчасно». В такому випадку документ у встановленому порядку отримують і підписують усі відповідальні працівники.
Організація електронного документообігу
Щоб впровадити сервіс обміну та підписання документів «Вчасно» на підприємстві, слід узгодити юридичні питання. Для внутрішнього документообігу потрібно розробити положення про електронний документообіг — описати в них процеси, для яких буде задіяний сервіс «Вчасно» і отримати письмову згоду працівників.
Для обміну документами з контрагентами із використанням сервісу «Вчасно» слід укласти додаткову угоду про електронний документообіг. В ній потрібно вказати спосіб обміну електронними документами (через сервіс «Вчасно») і зазначити, які саме документи підписуються в такий спосіб.
Впровадження електронного документообігу дозволяє спростити й оптимізувати процеси всередині компанії,а також роботу з контрагентами. «Вчасно» пропонує зручне рішення для внутрішнього і зовнішнього обміну електронними документами в усіх галузях бізнесу.
