Закон України «Про відпустки» забезпечує громадянам України, іноземцям, а також особам без громадянства право на відпустку, якщо вони працюють у фізичної особи за трудовим договором або перебувають у трудових відносинах з організаціями, підприємствами чи установами.
Який порядок надання відпустки, чи є обов’язковою заява на відпустку і чи можна автоматизувати процес оформлення? Розповідаємо у матеріалі.
Надання відпустки в Україні
Відпустка — це час відпочинку працівника, який розраховується в календарних днях (незалежно від режимів та графіків роботи) і надається із збереженням місця роботи і заробітної плати.
Скільки днів відпустки можна взяти за рік?
Тривалість щорічної основної відпустки за 1 відпрацьований робочий рік складає 24 календарні дні.
Для осіб віком до 18 років щорічна основна відпустка має становити не менше 31 календарного дня, для осіб з інвалідністю I і II груп — 30 календарних днів на рік, а для осіб III групи — 26 календарних днів.
Окрім щорічної основної відпустки згідно із Законом України «Про відпустки» працівники мають право і на додаткові відпустки, — про них розповімо у наступному розділі.
Загальна тривалість відпустки не може перевищувати 59 календарних днів на рік. А для працівників, задіяних на підземних гірничих роботах, ліміт — 69 календарних днів.
Працюючи неповний робочий день або ж тиждень, працівник має право на щорічну основну відпустку повної тривалості.
Важливо зазначити, що вихідні дні зараховуються до тривалості щорічних відпусток, а от святкові та неробочі дні — ні.
Види відпусток
Стаття № 4 Закону України «Про відпустки» зазначає такі види відпусток:
- щорічні відпустки (основна та додаткові);
- додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;
- соціальні відпустки;
- творчі відпустки;
- відпустки для підготовки та участі в змаганнях;
- відпустки без збереження заробітної плати.
Законодавство, колективний і трудовий договір, а також угоди можуть встановлювати й інші види відпусток.
Щорічна основна відпустка
Згідно із 6 статтею Закону України «Про відпустки» працівники, котрі відпрацювали робочий рік (з дня укладення трудового договору) мають право на не менше 24 календарних дні щорічної основної відпустки.
Для деяких категорій працівників Закон надає більше днів щорічної основної відпустки. Переглянути список цих категорій можна в Законі Про відпустки.
Щорічна додаткова відпустка
Крім щорічної основної відпустки, законодавство передбачає також і додаткові види відпустки, серед яких:
- за особливий характер праці — тривалість визначає колективний/трудовий договір залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах;
- за роботу із шкідливими та важкими умовами праці — тривалість визначає колективний/трудовий договір залежно від результатів перевірки умов праці та часу зайнятості працівника в цих умовах; та інші.
Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням
Для працівників, котрі паралельно здобувають освіту, передбачені додаткові оплачувані відпустки у зв’язку з навчанням у професійно-технічних, середніх та вищих навчальних закладах, а також закладах післядипломної освіти та аспірантурі. Для таких працівників також передбачені певні пільги (зазначені в Кодексі законів про працю України).
Соціальні відпустки
До соціальних відпусток належать:
- у зв’язку з вагітністю та пологами;
- при народженні дитини;
- для догляду за дитиною (до 3-х років);
- у зв’язку з усиновленням дитини;
- для працівників, котрі мають дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Відпустка без збереження заробітної плати
Відповідно до 25 статті Закону України «Про відпустки», працівникам в обов’язковому порядку можуть надаватися відпустки без збереження заробітної плати. Перелік причин для такого виду відпустки можна переглянути в Законі Про відпустки.
У період дії воєнного стану працівник, який виїхав за кордон або набув статусу ВПО (внутрішньо переміщеної особи), має право на відпустку без збереження заробітної плати сумарною тривалістю не більше 90 календарних днів.
Працівники також можуть йти у відпустку за сімейними обставинами, тривалість якої становить не більше 30 календарних днів на рік.
На прохання працівника роботодавець може надати також відпустку без збереження заробітної плати з таких причин:
- необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;
- поширення епідемії, пандемії;
- у разі виникнення загрози збройної агресії проти України;
- надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.
Час перебування у відпустках без збереження заробітної плати не зараховується до стажу роботи, тому працівники мають право і на щорічну основну відпустку.
Також законодавство дозволяє йти у творчі відпустки (для закінчення дисертацій, написання підручників тощо) і відпустки для підготовки та участі в змаганнях.
Зміни у порядку надання відпусток під час воєнного стану
Закон України № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» вносить певні зміни щодо порядку надання відпустки.
Роботодавець може обмежити щорічну основну відпустку до 24 календарних днів за робочий рік, а будь-який інший вид відпустки може надаватися без збереження заробітної плати.
Виняток: за звичним порядком мають надаватися відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини і для догляду за дитиною до 3-х років.
Якщо щорічна основна відпустка у працівника з певних причин більша, то невикористані дні (понад 24 календарні дні) можуть бути перенесені на період після припинення або скасування воєнного стану або ж надані без збереження заробітної плати.
Графік надання відпусток
Графік надання відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток і складається з урахуванням особистих інтересів працівника і роботодавця.
Згідно із 10 статтею Закону України «Про відпустки» власник затверджує графік для свого підприємства і погоджує його з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим трудовим колективом органом. Після цього всі працівники мають бути ознайомлені з графіком.
Конкретна форма графіку відпустку не встановлена, тому кожне підприємство може складати його на власний розсуд.
Що може бути вказано у графіку?
- місяць початку використання відпустки;
- місяць початку відпустки;
- місяць закінчення відпустки;
- конкретна дата початку відпустки працівника
Пункт 20 «Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій» зазначає, що графік відпусток потрібно затверджувати на початку кожного календарного року, але не пізніше 5 січня.
Документальне оформлення відпустки
Надання відпустки працівникам оформляється наказом, форма якого затверджена Державним комітетом статистики України.
Відпустка за графіком. Якщо працівник бере відпустку згідно з графіком відпусток, то роботодавець має письмово повідомити працівника про дату початку відпустки, щонайменше за 2 тижні. Форма повідомлення — довільна. У цьому повідомленні або у графіку відпусток працівник має поставити відмітку про ознайомлення.
Відпустка поза графіком. Якщо працівник бере відпустку поза обумовленим графіком, то йому потрібно написати заяву з проханням у довільній формі та обов’язково вказати: дату початку відпустки, тривалість відпустки (у календарних днях) та вид відпустки.
Заява на відпустку — чи є обов’язковою?
Згідно із законодавством, працівник не зобов’язаний писати заяву на відпустку, яка була попередньо обумовлена у затвердженому графіку відпусток.
Якщо ж працівник змінив думку і хоче піти у відпустку в інший час (який відрізняється від того, що було затверджено графіком відпусток) чи використати лише частину щорічної основної відпустки, то необхідно подати заяву на ім’я керівника підприємства.
Як автоматизувати процес оформлення відпустки?
Почасти, такий простий процес, як оформлення відпустки, може уповільнюватися чи навіть унеможливлюватися через паперову форму документообігу на підприємстві. Як результат — зайві витрати часу кадрового відділу та керівників і плутанина.
Але ж процес оформлення відпусток та підписання заяв може бути автоматизованим і дуже зручним — у «Вчасно.ЕДО». Тільки уявіть, жодних витрат на друк документів, суттєва економія часу співробітників, а документи надійно захищені і не губляться.
Як відбуватиметься процес оформлення відпустки на вашому підприємстві?
Крок 1. Ваш співробітник у кілька кліків створює заяву в будь-який зручний спосіб. Ви можете автоматизувати процес, щоб співробітник робив це в 1 клік через бот, або створював заяву із вашої облікової системи. Далі він підписує її у «Вчасно.ЕДО» і направляє у відділ кадрів.
Крок 2. Відділ кадрів (HR-спеціаліст, кадровик тощо) переглядає заяву, створює наказ і надсилає керівнику.
Крок 3. Керівник підприємства підписує наказ.
Крок 4. Наказ направляється співробітнику для фінального підпису
Всі процеси відбуваються онлайн і не потребують постійного пошуку файлів чи відправок поштою, тому жоден документ не загубиться. Завдяки автоматизованим сценаріям підписання кожного документу проходить поетапно і направляється відповідальним колегам.
Як легко підписати документи на відпустку онлайн?
Підписання всіх документів онлайн відбувається цифровим підписом. Співробітники можуть оформити собі електронний підпис у «Вчасно.КЕП» безкоштовно або ж скористатися будь-яким іншим підписом.
Правила зберігання документів про відпустку
Правила та терміни зберігання документів визначає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів.
Згідно з наказом Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях:
| Нерекомендовано | Рекомендовано |
| Долучати заяви працівників про відпустки до їхніх особових справ. | Формувати в окремі справи за роками заяв. Внесіть записи до внутрішніх описів особових справ, якщо у них зазначалися заяви про відпустки. |
| Формувати заяви разом із наказами про надання відпусток. | Формувати разом із графіками відпусток, а також відомостями про надання та використання відпусток. |
Термін зберігання графіків, заяв, відомостей про надання і використання щорічних, соціальних, творчих і відпусток без збереження заробітної плати — 1 рік. Термін зберігання журналів, у яких реєструються заяви про надання усіх видів відпусток — 5 років.
З кожним роком держава, а разом із нею й кожен український бізнес, цифровізує все більше своїх послуг. І не дарма, адже переваги онлайн-сервісів полягають не лише у зручності, а й економії коштів, часу і надійності та безпеці даних. Завдяки цьому як держава, так і бізнеси стають стійкішими перед сучасними загрозами.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.
