У сучасних компаніях 70-80% бізнес-процесів регулюється договорами. Швидкий і ефективний контрактинг (підписання договорів) допомагає компаніям розширювати партнерську мережу і масштабуватися.
Водночас затримки і помилки в процесі укладання угод негативно впливають на бізнес. Договір — це фіксування домовленостей між партнерами. Без підписаного контракту не відбуваються оплати, поставки або прийняття товару, надання послуг. Як наслідок, бізнес-процеси уповільнюються, а компанії зазнають фінансових втрат.
Яких головних помилок припускаються компанії під час укладання договорів? Як їх уникнути? Розповімо про це у статті.
Тривалий цикл укладання договору
Від моменту створення договору до його підписання компанії-партнери проходять кілька етапів:
- переговори щодо ключових умов договору;
- доповнення і редагування;
- внутрішнє погодження всередині кожної з компаній;
- узгодження фінальної версії договору.
На кожному з цих етапів компанії витрачають багато часу. За даними Weshare, в середньому компанії витрачають на погодження договору від 20 до 30 днів. Цей період може збільшуватись, якщо працівники компаній припускаються помилок.
Рішення: Підписання договорів онлайн в електронній формі
Сучасні сервіси електронного документообігу — такі як «Вчасно.ЕДО» — забезпечують повний цикл управління контрактингом.
«Вчасно.ЕДО» автоматизує всі етапи укладання договору — від створення до підписання онлайн. Компанії, які користуються сервісом для підписання договорів, швидше починають співпрацю і отримують прибуток.
Працюючи в сервісі «Вчасно.ЕДО», компанії можуть проходити шлях від переговорів до підписання угоди за 1 день.
Затримки через підписання договору вручну
Підписання договорів часто затримується через те, що керівник однієї з компаній-контрагентів перебуває у відрядженні або на лікарняному. Навіть тоді, коли всі відповідальні особи перебувають в офісі, підписання вручну сповільнює укладання угоди. Завжди існує ризик того, що паперовий примірник договору може загубитися під час надсилання.
Рішення: Підписати договір онлайн електронним цифровим підписом (КЕП)
Підписувати договори в сервісах ЕДО можна віддалено, з мобільного телефону або ноутбука, з будь-якої точки світу. Щоб договір набув юридичної чинності, керівники та менеджери компаній використовують електронні підписи.
В сервісі «Вчасно.ЕДО» найкраще підписувати договір за допомогою «Вчасно.КЕП» — кваліфікованого електронного підпису з екосистеми сервісів «Вчасно». Підписати договір можна з телефона або ноутбука за кілька кліків на діловій зустрічі, у таксі або в будь-якому іншому місці.
Накладати підпис можна як у веб-кабінеті, так і в мобільному застосунку «Вчасно». Робота в застосунку зручна для користувачів: керівник або менеджер може поставити електронний підпис зі смартфона в будь-якому місці, використовуючи мобільний інтернет або надійну мережу Wi-Fi.
Понад 30% усіх електронних договорів переглядають із мобільних пристроїв.
Підписання максимально просте: весь процес проходить онлайн в єдиному застосунку, користувачу не потрібно підтверджувати підпис через SMS.
Неефективний контроль погодження і підписання договору
Перш ніж надіслати договір контрагенту, його погоджують всередині компанії. Наприклад, договір оренди погоджують юрист, комерційний директор, а потім підписує генеральний директор. Залежно від структури компанії, виду й особливостей договору погоджувати його можуть й інші працівники: менеджери, бухгалтери тощо.
Працівники ознайомлюються з документом по черзі. Якщо компанія укладає договір у паперовій формі, затримки під час погодження виникають, коли певний співробітник перебуває у відпустці або відрядженні. Без належного контролю паперові договори можуть губитися між відділами. Це значно збільшує строки погодження.
Рішення: Автоматичне відстеження статусу документа
Менеджер, відповідальний за укладання договору, бачить у сервісі «Вчасно.ЕДО» статус документа, всіх працівників, задіяних у погодженні, кінцеві терміни. Якщо на якомусь етапі виникають затримки — менеджер це бачить і швидко виправляє.
Затримки у погодженні і підписанні
На погодження договорів компанії витрачають найбільше часу. Щоб цей етап проходив ефективно, працівники повинні знати, хто і в якій послідовності погоджує договір.
В 40% компаній працівники, які погоджують договори, не знають, хто наступний після них у ланцюжку погодження.
Рішення: Налаштування сценаріїв погодження і підписання договорів в електронній формі
В сервісі «Вчасно.ЕДО» менеджер або керівник компанії може налаштувати маршрут для будь-якого електронного документа. Система визначає, в якій послідовності працівники погоджують договір. Якщо його підписують кілька працівників, можна налаштувати і послідовність накладання підписів.
Неузгодженість версій
Працюючи над договором, компанії-контрагенти вносять до нього зміни. На етапі погодження всередині компанії правки в документ можуть вносити юристи, менеджери та інші працівники. Менеджер, відповідальний за укладання договору, повинен відстежувати всі зміни, щоб працювати з актуальною версією.
Якщо компанія не користується сервісами ЕДО, менеджери зазвичай надсилають партнерам договори електронною поштою. Вони часто припускаються помилок і надсилають неактуальні версії договорів, створюючи фінансові ризики для компанії.
Рішення: контроль версій у сервісі ЕДО
В сервісі «Вчасно.ЕДО» користувачу доступні всі версії договору. Менеджер обирає актуальну версію, щоб надіслати її контрагенту. За потреби можна повернутися до попередньої версії і відстежити зміни в документі.
Електронний контрактинг у сервісі «Вчасно.ЕДО» дає можливість контролювати укладання угод на всіх етапах — від створення до підписання. Підписуючи договори в сервісі, менеджери уникають помилок, заощаджують час і гроші, а компанії швидко укладають договори і починають співпрацю.
Отримати консультацію
За детальною консультацією, як налагодити роботу з договорами у вашій компанії за допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО» звертайтеся до наших фахівців
