Інвойс: що це, для чого потрібен і як оформити

У співпраці між бізнес-партнерами часто виникає потреба підтверджувати факт виконання робіт або надання послуг. Оскільки уряд України планує скасувати або спростити роботу з актами виконаних робіт, бізнесу доведеться шукати нові моделі документообігу для підтвердження цих операцій.

У Європейському Союзі для цього вже тривалий час використовують інвойси. У цій статті розглянемо, що таке інвойс, чим він відрізняється від рахунку-фактури та як оформити інвойс онлайн в Україні.

Що таке інвойс?

Інвойс — це документ, який підтверджує угоду між продавцем (або постачальником послуг) і клієнтом. У ньому детально описується замовлення покупця та загальна сума до оплати.

Іншими словами, інвойс — це рахунок на оплату, який показує, що саме і за яку суму має оплатити клієнт, і є юридично значущим документом для обох сторін.

Він містить:

• перелік товарів чи послуг,
• кількість кожного товару чи послуги,
• ціну за одиницю та загальну суму до оплати,
• умови оплати та реквізити для переказу коштів.

Згідно з українським законодавством, після оплати товарів або послуг інвойс може вважатися первинним документом і використовуватись у бухгалтерському обліку. Для цього потрібно дотримуватися таких вимог:

• Оплата має бути проведена. Це підтверджується чеками, виписками з рахунків та іншими платіжними документами.
• Інвойс має містити реквізити, обов’язкові для первинних документів. Вони визначені в ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Інвойс використовується як у внутрішньому бізнесі України, так і у міжнародній торгівлі. У міжнародних операціях він допомагає оформлювати митні документи, підтверджувати платежі та вести бухгалтерський облік.

Українські компанії, котрі працюють на зовнішній ринок, використовують інвойси для митного очищення товарів та легального виведення коштів на банківські рахунки в Україні.

Навіщо в бізнесі використовують інвойси?

Інвойси мають кілька ключових призначень:

• Підтвердження угоди купівлі-продажу
  Інвойс, підписаний обома сторонами, є офіційним документом із юридичною силою, який можна використовувати як доказ у суді у разі виникнення спірних ситуацій. Наприклад, якщо постачальник виставив інвойс на послуги, а клієнт його оплатив, — у випадку спору саме інвойс стане доказом виконання зобов’язань.
• Основа для отримання оплати
  Інвойс слугує офіційним запитом до клієнта про необхідність переказу коштів за товари або послуги. Він містить усі необхідні дані для оплати: суму, опис, банківські реквізити.
• Бухгалтерський облік і податки
  Інвойс є основним документом, на основі якого реєструються операції купівлі та продажу. Він дозволяє коректно вести облік та розраховувати податкові зобов’язання.

Види інвойсів

У міжнародному законодавстві існує кілька видів інвойсів, але в Україні найчастіше використовуються два типи:

• Проформа-інвойс (Proforma invoice);
• Комерційний інвойс (Invoice, Facture, Rechnung).

📄 Проформа-інвойс (Proforma invoice) — це документ, що вказує на обов’язок продавця поставити товари або надати послуги покупцеві за заздалегідь обговореною ціною. По суті, це попередній рахунок на оплату, який не підтверджує факт відвантаження товару чи надання послуг.

Ціна та перелік товарів у проформа-інвойсі не є остаточними і можуть змінюватися в процесі узгодження замовлення. Наприклад, сторони можуть змінити кількість або моделі товарів. Проформа-інвойс часто складається, коли товар поставляється безоплатно (наприклад, гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах).

📄 Комерційний інвойс (Invoice, Facture, Rechnung тощо) — це документ, що використовується для митної декларації при продажу товарів, експортованих через міжнародні кордони. Підприємство обов’язково відправляє комерційний інвойс покупцеві разом із відвантаженим товаром. Без нього товар не буде розмитнений і допущений на територію держави. За цим документом також розраховується ПДВ та митні збори.

Які реквізити містить інвойс?

Законодавство України не передбачає затвердженої форми інвойсів та вимог щодо їх заповнення. Однак, щоб інвойс міг вважатися первинним документом, він повинен містити такі реквізити:

• назва інвойсу — мається на увазі нумерація самого документу;
• дата складання інвойсу;
• дані продавця — інформація про ФОП, від імені якого ви надаєте послуги та відповідно на рахунок якого отримуєте кошти;
  суть та обсяг товарів або послуг, які надаються;
• одиниці виміру;
• ціну та загальну суму;
• підпис або інші відомості, які дають можливість ідентифікувати, що це саме ви надаєте послуги та берете участь у цих взаємовідносинах із клієнтом.

Компанії, котрі ведуть зовнішньоекономічну діяльність, часто оформлюють інвойси англійською або іншими іноземними мовами. Однак, згідно з п. 1.3 Положення № 88, усі первинні документи в Україні складаються українською.

Податкові органи наголошують, що документи, які є підставою для бухгалтерського обліку та складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на українську (п. 1.3 Положення № 88). Тому інвойс доцільно складати одразу двома мовами (наприклад, українською та англійською) або ж забезпечити його автентичний переклад українською.

Розглянемо зразок інвойса, оформлений за такими вимогами:

Інвойс у системі документообігу

📄 Чим інвойс відрізняється від рахунка-фактури?

Для запиту на оплату товарів або послуг в Україні замість інвойса часто використовується рахунок-фактура. Проте між цими документами є ряд відмінностей.

🧾 Чим інвойс відрізняється від чека?

Між інвойсом і чеком є ряд відмінностей: інвойс — формальний документ для підтвердження комерційної операції, який містить повний перелік товарів чи послуг, реквізити сторін та суму. Чек, навпаки, використовується переважно для підтвердження факту покупки і не завжди підходить для податкового або бухгалтерського обліку.

Основні відмінності:

• Характер документа: інвойс є більш формальним документом, що підтверджує комерційну операцію, тоді як чек є простішим і в основному використовується для підтвердження покупки.
• Інформація, що міститься: інвойс містить інформацію про контрагента, товари/послуги, дату видачі та номер документа. Чек містить основну інформацію, таку як назва продавця, дата покупки та загальна сума транзакції.
• Податкові вимоги: інвойс необхідний для податкових цілей і слугує бухгалтерським документом для компаній. Чек може бути використаний як доказ покупки, але не завжди може бути використаний для нарахування ПДВ.
• Доказова сила: інвойс приймають податкові органи як повноцінний документ, що підтверджує транзакцію, тоді як чек є скоріше підтвердженням покупки для клієнта.
• Зберігання документів: інвойс зазвичай повинен зберігатися протягом певного періоду часу для цілей оподаткування та бухгалтерського обліку, тоді як чек може слугувати доказом покупки, але його не потрібно зберігати протягом тривалого часу.

📑 Чи можна використовувати інвойс замість накладної або акту?

Згідно з українським законодавством, інвойс не може повністю замінити накладну або акт виконаних робіт. Його не можна використовувати для підтвердження переходу права власності на товар чи його фізичного переміщення, а також для підтвердження факту виконання робіт.

У таких випадках використовують гібридні документи, що містять реквізити рахунка та накладної (рахунок-накладна) або акта (рахунок-акт). Рахунок-накладна на товар повинен містити інформацію про фактичне відвантаження товару продавцем та його отримання покупцем. В рахунку-акті про надання послуг необхідно вказати, що весь перелік послуг надано і замовник не має претензій.

Інвойс в електронній формі

Поява електронного документообігу значно полегшила обмін документами між продавцем і клієнтом. Традиційні паперові документи відходять у минуле; тепер підприємець може швидко сформувати інвойс в онлайн-сервісах, знаючи лише номер мобільного телефону чи електронну пошту покупця. Немає потреби заповнювати безліч полів у платіжному документі, що значно спростило процедуру створення рахунку.

Онлайн-інвойсинг надає безліч переваг для продавця:

• контроль усіх рухів коштів в особистому кабінеті на сайті платіжної системи, банку або сервісу електронного документообігу;
• можливість перевіряти оплати за раніше виставленими рахунками;
• швидке формування документів;
• можливість аналізувати всі відправлені інвойси та виділяти найбільш прибуткових клієнтів.

Покупець також виграє від використання онлайн-інвойсів. Зокрема, він отримує такі переваги:

1. Зручна оплата онлайн. Оплачувати рахунок онлайн набагато зручніше, оскільки не потрібно вводити жодних реквізитів одержувача коштів — усе вже підготовлено.
2. Офіційне підтвердження транзакції. Онлайн-інвойс — це офіційний документ від продавця, який цілком можна застосувати для відстоювання своїх інтересів у разі, якщо підприємець не виконав своїх зобов’язань щодо угоди належним чином. Якщо ж оплата здійснювалася шляхом переказу грошей на банківську картку чи електронний гаманець, то покупцю стає значно складніше захищати свої права.
3. Надійний захист персональних даних. Для транзакції використовуються всі засоби безпеки платіжної системи.

Як створити інвойс у сервісі «Вчасно.ЕДО»

«Вчасно.ЕДО» — це зручний інструмент електронного документообігу, який автоматизує роботу з інвойсами.

У ньому користувачі можуть зручно й просто створювати інвойси наступним чином:

• через інтеграцію з обліковими системами (1С/BAS) або CRM-системами (Creatio);
• завантажувати у сервіс інвойс, створений вручну на комп’ютері;
• із шаблонів у сервісі.

Як спростити роботу з інвойсами за допомогою «Вчасно.ЕДО»

Сервіс «Вчасно.ЕДО» не лише забезпечує швидку відправку та отримання документів, а й оптимізує всі процеси, пов’язані з рахунками. Розглянемо основні переваги, які отримують компанії, використовуючи «Вчасно.ЕДО» для обміну інвойсами.

✅ Прискорення оплат

Документи погоджуються миттєво — це пришвидшує отримання оплати від кількох днів до кількох годин.

Якщо компанія надсилає інвойс електронною поштою, клієнт повинен його роздрукувати, передати на внутрішнє погодження і вручну внести дані до облікової системи. Це затримує оплату.

📌 Перевага «Вчасно.ЕДО». Через налаштовану інтеграцію електронний інвойс миттєво надходить в облікову систему контрагента. В сервісі для нього автоматично налаштовується маршрут погодження. Завдяки цьому період оплати скорочується до кількох годин.

✅ Мінімізація помилок

Електронною поштою компанії надсилають інвойси в форматі .pdf. Бухгалтер повинен вручну переносити дані в облікову систему. Це часто призводить до помилок. Згодом бухгалтери витрачають додатковий час на звірку і виправлення.

📌 Перевага «Вчасно.ЕДО». Завдяки інтеграції з обліковою системою інвойс передається у вигляді структурованого файлу. Дані автоматично надходять в облікову систему, а працівники не припускаються помилок.

✅ Юридична безпека і надійне зберігання

Електронна пошта не є юридично значущим каналом доставки документів, а її архів — надійним сховищем. В разі податкової перевірки компанія змушена буде доводити юридичну чинність документів.

📌 Перевага «Вчасно.ЕДО». Інвойс підписується кваліфікованим електронним підписом і зберігається в захищеному хмарному архіві. Це гарантує юридичну значущість і спрощує аудит.

✅ Централізований контроль документів

Якщо менеджер відправляє інвойси електронною поштою, він не може контролювати, чи не потрапив документ у папку «Спам», чи переглянув його контрагент, чи погодив оплату тощо.

📌 Перевага «Вчасно.ЕДО». Менеджер бачить статус документа в реальному часі («Отримано», «Переглянуто», Погоджується», «Оплачено»). Це значно покращує фінансовий контроль. Якщо виникають затримки, менеджер може вчасно нагадати клієнту про оплату.

Ми, як компанія, яка давно працює з міжнародними партнерами, готові до будь-яких форматів — інвойси, електронні підтвердження, акти чи їхні аналоги. Це не загроза, а можливість для переходу бізнесу на сучасні цифрові практики, які спрощують життя компаніям і знижують бюрократію.

Антон Скоков, керівник цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно»

Із «Вчасно.ЕДО» робота з інвойсами стає максимально прозорою та контрольованою. Ви налаштовуєте власні сценарії погодження, підключаєте відповідальних співробітників, відстежуєте статуси рахунків у реальному часі та зберігаєте всі документи в надійному електронному архіві. Це означає — менше бюрократії, швидші узгодження і повний контроль над оплатами.