Прийняття на роботу військовозобов’язаних працівників: усе, що потрібно знати кадровикам

Військовий облік працівників — одне з найбільш актуальних питань для працівників відділу кадрів. Норми законодавства щодо військового обліку стосуються всіх етапів кадрової роботи — від прийняття на роботу до звільнення працівників. Ці норми постійно змінюються, тож фахівцям відділу кадрів доводиться їх відстежувати, щоб підприємство не отримало штраф.

Як приймати на роботу військовозобов’язаних працівників у 2025 році? Якого алгоритму слід дотримуватися інспекторам із кадрів? Розповідаємо у статті.

Військовий облік на підприємстві: що говорить законодавство

Правила ведення військового обліку на підприємствах визначені в Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженому постановою Кабміну №1487 від 30.12.2022 р. (далі — Порядок №1487). Зокрема, він визначає, що відділи кадрів на підприємствах повинні:

• щороку до 25 січня (станом на 1 січня) підписувати і реєструвати списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку;
• вносити інформацію про нових військовозобов’язаних працівників до списків персонального військового обліку та повідомляти до відповідного територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу;
• вносити інформацію про звільнених військовозобов’язаних працівників до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку протягом п’ятиденного строку з дати видання наказу про звільнення. Крім того, необхідно повідомити територіальний центр комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) про звільнення у семиденний строк з дати видання наказу;
• щомісяця до 5 числа потрібно надсилати повідомлення до ТЦК та СП про зміну облікових даних, якщо такі зміни відбулися;
• за наявності підстав — бронювати працівників.

Розглянемо детальніше, які кроки повинен виконати інспектор із кадрів, коли приймає на роботу військовозобов’язаного працівника.

Прийом на роботу військовозобов’язаних працівників: алгоритм дій

📑 Крок 1. Прийом документів

Ст. 24 КЗпП містить перелік документів, які повинен надати працівник під час прийому на роботу. А саме:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудова книжка (за наявності) або відомості з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• документи про освіту (спеціальність, кваліфікацію) та, за потреби;
• довідку про стан здоров’я;
• військово-обліковий документ (ВОД);
• інші документи, передбачені законодавством.

Працівник може надати як оригінал військово-облікового документа, так і витяг із електронного ВОД у застосунку «Резерв+».

🔍 Крок 2. Перевірка військово-облікового статусу

Згідно з абз. 2 пункту 34 Порядку №1487, перед оформленням на роботу інспектор з кадрів повинен:

• перевірити у працівника наявність військово-облікового документа;
• переконатися, що працівник перебуває на військовому обліку в районному (міському) територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), органах СБУ або розвідувальних органах.

Чинне законодавство дозволяє приймати на роботу працівника лише після того, як він підтвердить, що перебуває на військовому обліку.

🪖 Крок 3. Ознайомлення з правилами військового обліку

Роботодавець повинен під підпис ознайомити військовозобов’язаного працівника з Правилами військового обліку (абз. 3 п. 34 Порядку №1487).

🖊️ Крок 4. Оформлення наказу про прийняття на роботу

Роботодавець оформляє наказ про прийняття працівника на роботу. При цьому він повинен дотримуватися вимог ст. 29 КЗпП, а саме:

• ознайомити працівника з наказом;
• проінформувати про права та обов’язки;
• забезпечити робочим місцем;
• провести інструктаж з охорони праці.

🏛️ Крок 5. Повідомлення державних органів

Роботодавець повинен повідомити про прийняття на роботу військовозобов’язаного працівника такі державні органи:

• Державну податкову службу України (ДПСУ) — до початку роботи працівника (ст. 24 КЗпП);
• Пенсійний фонд України (ПФУ) — не пізніше наступного дня після видання наказу про прийом (постанова КМУ № 1332);
• ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника — у семиденний строк з дати видання наказу про прийом на роботу (абз. 4 п. 34 Порядку № 1487).

До ТЦК та СП роботодавець повинен подати повідомлення про зміну облікових даних за формою, що міститься в додатку 4 до Порядку № 1487.

Як складати списки персонального військового обліку?

Згідно з п. 87 Порядку №1487 інспектори з кадрів повинні вести списки персонального військового обліку працівників. Їх потрібно складати за окремими групами:

• список персонального військового обліку військовозобовʼязаних (резервістів) офіцерського складу;
• список персонального військового обліку військовозобовʼязаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
• список персонального військового обліку військовозобовʼязаних та резервістів з числа жінок (беруться на військовий облік військовозобов’язаних за їхнім бажанням на загальних засадах, визначених Порядком організації та ведення військового обліку);
• список персонального військового обліку призовників.

Форма ведення списків зазначена в Додатку 5 до Порядку №1487.

Щоб зрозуміти, до якого списку віднести працівника, потрібно перевірити його військове звання у військово-обліковому документі. Повний перелік військових звань наведений у ст. 5 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу».

У списках персонального військового обліку інспектор із кадрів зазначає такі відомості:

Як заповнювати дані військового обліку в особовій картці працівника?

До списків кожної групи інспектор із кадрів формує особові справи працівників. До кожної справи він додає копії документів, а також формує облікову картку працівника.

Чинне законодавство не вимагає від кадровиків вести особові картки працівників за формою П-2, однак наразі більшість підприємств використовують її для кадрового обліку. При цьому найчастіше використовують форму, затверджену наказом Держкомстату України та Міністерства оборони України № 495/656 від 25.12.2009.

У формі П-2 інспектор із кадрів дублює відомості про військовий облік працівника зі списку персонального обліку.

Цифрові сервіси для оформлення військовозобов’язаних працівників

Ст 39 Порядку №1487 дозволяє інспекторам із кадрів вести списки військового обліку в паперовій або електронній формі. Щоб спростити військовий облік, компанії все частіше використовують цифрові сервіси.

Наприклад, сервіс «Вчасно.Кадри» дозволяє автоматично формувати облікову картку та інші документи, необхідні для прийому на роботу. Оформлення документів складається з таких кроків:

1. Новий співробітник заповнює анкету. Для цього він авторизується в сервісі за номером телефону. Він може завантажити персональні дані через «Дія.Шеринг» — і система автоматично заповнить поля з реквізитами паспорта, документів про освіту тощо.
   Якщо співробітник не користується застосунком «Дія», він заповнює поля вручну. Сервіс «Вчасно.Кадри» використовує дані з державних реєстрів, тож користувач може швидко знайти правильну назву ТЦК і СП, освітнього закладу тощо.
2. Інспектор із кадрів отримує сповіщення про те, що анкета заповнена, і перевіряє дані. Якщо якогось документа не вистачає, працівник може його дозавантажити.
3. На основі даних із анкети інспектор із кадрів генерує документи, необхідні для прийому на роботу.
4. Керівник компанії підписує документи кваліфікованим електронним підписом. За потреби інспектор може налаштувати в сервісі маршрут підписання документів, щоб керівники накладали підписи в потрібній послідовності.

В сервісі «Вчасно.Кадри» в тестовому режимі використовуються алгоритми штучного інтелекту. Вони розпізнаватимуть дані з фото або сканованих документів і автоматично заповнюватимуть поля в анкеті. Щоб сформувати документи для прийому на роботу, співробітнику достатньо буде завантажити в сервіс фото.

Разом із анкетою інспектор із кадрів може надсилати новому працівнику на підпис документ про ознайомлення з правилами військового обліку або будь-які інші внутрішні документи компанії.

Сервіс «Вчасно.Кадри» допомагає компаніям швидко оформлювати військовозобов’язаних працівників, формувати необхідні документи і дотримуватися чинних норм закону. Спробуйте «Вчасно.Кадри» вже сьогодні, щоб зробити військовий облік легким та ефективним.