Кваліфіковані електронні підписи (КЕП) дають можливість підписувати документи онлайн. З кожним роком усе більше людей довіряє електронному документообігу. За даними Мінцифри, в 2023 році українці скористалися електронними підписами й печатками понад 20 мільярдів разів.
Що потрібно для підписання документів онлайн
Для роботи з електронними документами використовують сервіси електронного документообігу (СЕД). Тож, щоб підписати документ онлайн, потрібно отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) і зареєструватися в сервісі.
Отримуємо електронний підпис
Фізичні і юридичні особи можуть отримати ключ КЕП у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП). Їх перелік є на сайті Міністерства цифрової трансформації.
Електронні підписи від різних провайдерів застосовуються для вирішення різних завдань. Наприклад, окремі банки пропонують електронні підписи лише для юридичних осіб. «Вчасно.КЕП» надає ключі підписів як фізичним, так і юридичним особам. Фізичні особи і ФОПи можуть безкоштовно.
Читайте також: Оформлення цифрового підпису: все, що потрібно знати, щоб отримати КЕП
Обираємо сервіс електронного документообігу
Сервіси ЕДО від різних провайдерів також призначені для різних потреб бізнесу. Наприклад, ФОПам і компаніям з незначним документообігом підійдуть прості сервіси, в яких можна підписувати і надсилати електронні документи. Складні системи ЕДО лише займатимуть у них додатковий час і погіршать роботу.
Для великих компаній, у яких документи проходять складний шлях погодження і підписання, простий сервіс не підійде, оскільки він не охоплює всі процеси документообігу.
Обираючи сервіс ЕДО, враховуйте завдання вашого бізнесу. Зверніть увагу, чи підтримує програма електронний підпис, яким ви користуєтесь. Більшість сучасних сервісів використовує як підписи фізичних осіб, так і посадові КЕП.
Читайте також: Як обрати систему електронного документообігу для компанії?
Підписуємо документ: покрокова інструкція
Розглянемо на прикладі сервісу електронного документообігу «Вчасно.ЕДО», як підписати вхідний документ електронним підписом.
- Зі списку документів оберіть той, який хочете підписати. Відкрийте його і перегляньте зміст.
- Справа від документа натисніть кнопку «Підписати Вчасно.КЕП».
- На ваш смартфон надійде SMS із посиланням. Перейдіть за ним у сервіс «Вчасно.КЕП».
- Натисніть кнопку «Підписати».
- В описі документа в сервісі «Вчасно.ЕДО» з’явиться позначка про накладений підпис.
Щоб підписати документ і надіслати бізнес-партнеру, його потрібно спершу завантажити в сервіс. Для цього натисніть кнопку в меню зліва і оберіть файл із комп’ютера.
Сервіси ЕДО від різних провайдерів також призначені для різних потреб бізнесу. Наприклад, ФОПам і компаніям з незначним документообігом підійдуть прості сервіси, в яких можна підписувати і надсилати електронні документи. Складні системи ЕДО лише займатимуть у них додатковий час і погіршать роботу.
Можливості сервісу «Вчасно.ЕДО» для підписання документів
В практиці бізнесу часто виникають ситуації, коли документ підписує більше двох сторін, підписи потрібно накладати в чіткій послідовності тощо. Сервіси ЕДО автоматизують складні процедури підписання і спрощують роботу з документами. Розглянемо детальніше, які можливості для цього дає «Вчасно.ЕДО».
Масове підписання документів
Якщо компанія працює з великими обсягами документів (наприклад, договорів або первинних документів), їх можна підписувати і надсилати масово. Це значно економить час на обробку документів і зменшує кількість помилок.
Підписуйте документи масово за такою покроковою інструкцією:
- Перейдіть до розділу з вхідними або вихідними документами.
- Виберіть документи, які хочете підписати.
- Натисніть кнопку «Підписати Вчасно.КЕП».
- Якщо ви використовуєте кілька електронних підписів — оберіть потрібний зі списку.
Підписання багатосторонніх документів
«Вчасно.ЕДО» дає додаткові можливості для роботи з багатосторонніми документами — договорами, електронними ТТН тощо. Сервіс дозволяє надсилати документи на підпис двом і більше компаніям-контрагентам.
Робота з договорами може передбачати, що кожен з контрагентів ставить на документ кілька підписів. У сервісі можна вказати кількість очікуваних підписів. Після отримання документа контрагент може призначити підписантів зі свого боку і встановити порядок накладення підписів.
Багатосторонній документ має статус «В процесі підписання», поки всі контрагенти його не підпишуть. Після цього він отримує статус «Підписаний всіма».
Підписання кадрових документів
Кадровий документообіг у компаніях охоплює погодження і підписання документів під час прийняття працівників на роботу, переведення на інші посади, звільнення, надання відпусток тощо. Кількість підписів і порядок погодження визначає внутрішня політика компанії.
В сервісі «Вчасно.ЕДО» можна налаштовувати сценарії погодження документів. Це значно скорочує час на підписання. Згідно з законодавством, кадровий документ повинен бути підписаний не пізніше дати, вказаної в ньому. А тому дотримання термінів дозволяє працівникам вчасно виходити у відпустки, переходити на нові посади тощо.
В компаніях із великим штатом співробітників керівник змушений витрачати багато часу на підписання кадрових документів. Щоб прискорити цей процес, в сервісі «Вчасно.ЕДО» можна користуватися можливостями масового підписання. Це заощадить багато робочого часу керівнику й інспекторам з кадрів.
Зберігання електронних документів
Законодавство встановлює чіткі вимоги щодо зберігання документів. Тому компанії, які користуються сервісами ЕДО, після завершення роботи з документом зберігають його в електронному архіві.
«Вчасно.ЕДО» забезпечує надійне зберігання документів із дотриманням вимог щодо безпеки даних. Система фільтрів і ярликів дозволяє швидко знаходити потрібний документ — наприклад, щоб подати його на перевірку в державні органи або надати довідку.
