Як цифровізувати документообіг у логістичній компанії і підготуватися до переходу на еТТН: досвід Ekol Logistics

Ekol Logistics — міжнародна логістична компанія, що надає комплексні рішення у сфері транспортування, зберігання, митного оформлення та дистрибуції. Щороку компанія виконує понад 70 000 перевезень.

З березня 2024 року Ekol Logistics почала цифровізувати документообіг у вантажних перевезеннях за допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО», а з червня 2025 року — тестувати «Вчасно.ТТН». Це дозволило автоматизувати обіг документів на перевезення та значно прискорити розрахунки з клієнтами.

У цьому кейсі ділимося досвідом участі в експериментальному проєкті з електронними ТТН та підготовки до обов’язкового переходу на еТТН в Україні, який планується у 2027 році.

Юлія Зінкевич

менеджерка проєктів із цифрової трансформації Ekol Logistics

Цифровізація як стратегічний пріоритет

Цифровізація є стратегічним курсом компанії Ekol Logistics. Через великий обсяг перевезень цифрові інструменти для Ekol Logistics — не просто зручність, а необхідність.

До тестування еТТН компанія вже активно використовувала електронний документообіг у роботі з клієнтами, підрядниками та партнерами. В електронний формат перевели:

замовлення;
договори;
акти наданих послуг.

За допомогою сервісу «Вчасно.ЕДО» компанія підключила до електронного документообігу понад 1000 перевізників. Сьогодні 97% рейсів обробляються в цифровому форматі.

Єдиним паперовим документом у перевезеннях залишалася товарно-транспортна накладна. Тому наступним кроком у цифровізації стало тестування електронної ТТН.

Підготовка до переходу на еТТН: проактивна позиція замість очікування

В Україні планується обов’язковий перехід на електронні ТТН у 2027 році. Ekol Logistics вирішила не чекати цього моменту, а підготуватися до змін заздалегідь.

Компанія бере активну участь у професійних обговореннях між бізнесом і державою щодо впровадження еТТН. Практичний досвід цифровізації перевезень допомагає компанії формулювати пропозиції, які можуть спростити перехід на електронні ТТН для всього логістичного ринку.

Попри активну цифровізацію, компанія буде повністю готова до переходу на еТТН, коли налагодить електронний документообіг із клієнтами. Для цього Ekol Logistics визначили кілька важливих напрямів роботи:

Узгодження роботи з супровідними документами та актами наданих послуг. Клієнти Ekol Logistics працюють із різними провайдерами еТТН. Інтероперабельність системи частково вирішує цю проблему. Втім, складнощі можуть виникати із супровідними документами та актами наданих послуг. Їх потрібно узгодити між усіма учасниками процесу.
Налагодження бізнес-процесів із клієнтами. Залежно від ролі в процесі перевезення необхідно узгодити зони відповідальності та призначити підписантів.
Цифровий обмін даними. Не всі замовлення від клієнтів наразі надходять у цифровому форматі. Через це частина процесів залишається ручною та створює додаткове навантаження на ІТ-команду.

Етапи експериментального проєкту із впровадження еТТН

Проєкт стартував у червні 2025 року. Він складався з кількох ключових етапів:

Налаштування нових бізнес-процесів.
Інтеграція сервісу «Вчасно.ТТН» з обліковими системами компанії.
Навчання співробітників та водіїв.

Ekol Logistics виконує всі ролі у перевезенні — вантажовідправника, перевізника та вантажоодержувача. Тому підготовка до роботи з еТТН охоплювала бізнес-процеси для кожної з цих ролей.

Робота з перевізниками

Для водіїв-співробітників — закупили гаджети для електронного підпису і обрали «Вчасно.ТТН» як провайдера зі зручним мобільним застосунком.
Для найманих перевізників — підготували покрокові інструкції та провели навчання користуванню застосунком.

Робота з вантажовідправниками та вантажоодержувачами

Інтеграція систем. Налаштували обмін даними між WMS, TMS та сервісом провайдера, щоб документи створювалися й передавалися автоматично.
Кваліфікований електронний підпис. Відповідальні співробітники отримали КЕП для юридично коректного підписання документів.
Навчання команди. Компанія провела навчання співробітників і забезпечила технічну підтримку під час переходу на нові процеси.

Для всіх етапів проєкту призначили відповідальних. Команда техпідтримки супроводжувала впровадження та швидко вирішувала технічні питання. Також регулярно проходили зустрічі з менеджерами «Вчасно.ТТН» та партнерами.

Впровадження еТТН — це справжня командна робота. Найголовніше — наша команда була відкрита до нового та не боялася експериментувати. Важливо підтримувати команду і показувати, що ідея та внесок кожного мають значення. Це мотивує людей діяти проактивно

Труднощі під час проєкту та їх подолання

В ході проєкту компанія зіткнулася з кількома труднощами, пов’язаними зі зміною звичних процесів:

Водії: багато хто раніше не працював із електронними документами та підписами.
Складські менеджери: для них змінився бізнес-процес при впровадженні еТТН.

Ці труднощі вдалося подолати завдяки навчальним тренінгам для водіїв і менеджерів, які проводили спільно з командою «Вчасно».

Поради компаніям, які готуються до впровадження еТТН

На основі власного досвіду Ekol Logistics рекомендує:

1

Аналізуйте процеси

Перед впровадженням важливо детально проаналізувати поточні бізнес-процеси, знайти вузькі місця та можливості для покращення.
2

Починайте з пілотного проєкту

Краще спочатку протестувати рішення на окремому проєкті, а вже потім масштабувати його на всю компанію.
3

Призначте відповідальну команду

Важливо, щоб у проєкту були люди, які відповідають за впровадження і швидко реагують на проблеми.
4

Інвестуйте в навчання

Реакція співробітників на зміни може бути різною — від ентузіазму до опору. Тому важливо забезпечити інструкції, навчання та підтримку для всіх ролей.

Цифровізація відкриває нові можливості для розвитку бізнесу. Але справжні результати з’являються тоді, коли команда готова до змін і працює над ними разом

Як швидко запровадити eTTН у вашій компанії?

Дізнайтеся більше про сервіс «Вчасно.ТТН», щоб зменшити витрати та заощадити час на обробку документів.

Отримати консультацію

Було корисно? Поділіться статтею