Viber
Telegram
Результати впровадження «Вчасно»
Для нас головним показником стало не скорочення часу погодження чи економія коштів, а те, що до електронного документообігу вдалося залучити 1759 контрагентів.
Для великої телеком-компанії цього неможливо досягти лише внутрішніми змінами. Потрібно, щоб новий підхід підтримали сотні партнерів у різних містах України. Саме тому залучення контрагентів стало одним із найскладніших і найважливіших етапів цифрової трансформації.
Чому найбільшим викликом стали контрагенти
Окремим етапом цифровізації став перехід на ЕДО зовнішніх партнерів компанії. Найбільший виклик — переконати 1759 контрагентів, частина з яких раніше не користувалася кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і не працювала з електронними документами.
Що для цього зробили:
- навчали партнерів працювати з ЕДО;
- допомагали підключити КЕП;
- супроводжували перші підписання;
- адаптували процеси під нових користувачів.
У результаті компанія перевела на ЕДО контрагентів, скоротила паперові пересилання, прибрала потребу у фізичному підписанні документів і зекономила близько 340 грн логістичних витрат на кожному документі — фактично, цифровізувала не лише власні процеси, а й взаємодію з партнерами по всій Україні.
З чого починалася цифровізація
До впровадження ЕДО документи з регіонів надсилали до центрального офісу для погодження та підписання, а потім повертали назад виконавцям або контрагентам. Через це документи затримувалися між містами, погодження тривали кілька днів, співробітники вручну контролювали статуси й шукали потрібні файли, а для прискорення роботи часто використовували сканкопії.
Щоб прибрати ці затримки, команда провела аудит процесів, описала маршрути погодження й надала право підпису регіональним керівникам. Після цього в електронний формат поступово перевели договори з контрагентами та первинну бухгалтерську документацію.
Після переходу у «Вчасно» та делегування права підпису час погодження скоротився з 3 днів до 2 годин.
Як впроваджували зміни всередині компанії
У Vega переконані: цифровізація починається не з технологій, а з людей. Саме тому нові процеси не запускали одночасно для всієї компанії.
- Спочатку сформували фокус-групи із найактивніших працівників. Вони тестували сервіс, перевіряли нові сценарії роботи та надавали зворотний зв’язок.
- Після цього команда проводила вебінари, навчання, майстер-класи та створювала покрокові інструкції для співробітників.
- Лише після позитивних результатів і погодження керівників напрямків процеси масштабували на всю компанію.
Такий підхід допоміг уникнути різкого опору змінам і поступово сформувати довіру до нових інструментів.
Як швидкість погодження стала конкурентною перевагою
Для телеком-компанії договір не завершує роботу з клієнтом. Після його погодження починаються технічні прорахунки, фінансові погодження, закупівлі, організація робіт і подальше підписання актів.
Тому навіть незначна затримка одного документа впливає на роботу десятків людей одночасно. Поки договір перебуває на погодженні, не можуть стартувати наступні етапи проєкту.
Після впровадження ЕДО час погодження документів скоротився з трьох днів до двох годин. Це дозволило Vega:
- оперативніше запускати нові проєкти;
- швидше погоджувати закупівлі;
- скоротити час між домовленістю та початком робіт;
- швидше реагувати на запити клієнтів.
Саме тому в компанії розглядають швидкість документообігу не лише як операційне покращення, а як одну з конкурентних переваг бізнесу.
Результати і висновки
У Vega усі великі зміни оцінюють через конкретний вплив на бізнес.
Одночасно вдалося відмовитися від попередньої системи електронного документообігу та перевести більшість процесів у «Вчасно».
Цікаво, що після запуску команда зіткнулася з несподіваною ситуацією: кількість роздрукованих документів почала зростати. З’ясувалося, що частина співробітників продовжувала друкувати документи навіть після їх підписання в електронному форматі, хоча жодної практичної чи юридичної потреби в цьому вже не було.
Ця ситуація стала нагадуванням про те, що цифровізація — це не лише впровадження технологій. Це ще й поступова зміна звичок, які формувалися роками.
Плани подальшої цифровізації
Наступний етап розвитку — інтеграція «Вчасно» з внутрішніми ІТ-системами компанії, розвиток електронного архіву та подальше залучення контрагентів до цифрових процесів.
У компанії розглядають це як логічне продовження трансформації. Якщо перший етап дозволив перевести документи в електронний формат і прискорити їх погодження, то наступний має забезпечити ще тіснішу взаємодію між документообігом та внутрішніми бізнес-процесами.
Екосистема «Вчасно» дозволяє не лише працювати з документами, а й будувати наскрізні цифрові процеси завдяки інтеграціям, електронному архіву та автоматизації взаємодії між співробітниками й контрагентами. Саме ці можливості компанія планує використовувати на наступних етапах цифровізації.
За 8 місяців Vega перевела в електронний формат 95% документообігу, скоротила погодження документів із трьох днів до двох годин та залучила до ЕДО 1759 контрагентів. У компанії розглядають це не як окремий ІТ-проєкт, а як основу для подальшої цифровізації бізнес-процесів та інтеграції документообігу з внутрішніми системами.
Дізнайтесь більше про «Вчасно»
Замовте консультацію! Дізнайтесь, як швидко впровадити електронний документообіг у вашій компанії, скоротити витрати та час команди на опрацювання паперів.
