Юридична сила електронних документів: що говорить законодавство?

Електронні документи поступово замінюють паперові в різних галузях. Цьому сприяє і держава, зокрема, на законодавчому рівні.

Вперше про юридичну силу електронного документообігу почали говорити в 2003 році, коли був ухвалений Закон «Про електронні документи та електронний документообіг». Як сьогодні законодавство України легалізує електронні документи в різних галузях — розповідаємо у статті.

Електронні документи в Україні — законодавче регулювання

Юридична сила електронних документів закріплена в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV (далі — Закон № 851). Зокрема:

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Стаття 8. Закону № 851

За ст. 7 Закону № 851, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі — Закон № 2155).

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Ч.6 ст. 18 Закону №2155

Якщо автор надсилає електронний документ кільком адресатам або зберігає його на кількох носіях, кожен із примірників вважається оригіналом електронного документа. Однакові за змістом і реквізитами паперовий і електронний документи вважаються оригіналами і мають однакову юридичну силу.

Бухгалтерська документація в електронній формі

Електронні документи поширені і в бухгалтерському обліку. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон № 996) визначає, що первинні документи можуть складатися як у паперовій, так і у електронній формах.

Працівник, який складає електронні первинні документи, повинен дотримуватися вимог законодавства про електронний документообіг (зокрема, Законів № 851, 2155 і 996). Ця норма закріплена і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

Отже в українському законодавстві створена база для впровадження електронного документообігу в бізнесі. Головне — використовувати його за всіма юридичними нормами. Зокрема, перед тим, як впроваджувати ЕДО всередині компанії потрібно видати положення про електронний документообіг.

Електронний документообіг із державними органами контролю

Досвід клієнтів компанії «Вчасно» свідчить про те, що електронний документообіг ефективний у багатьох галузях бізнесу. Сьогодні українське законодавство розширює можливості обміну електронними документами з державними органами — під час податкових перевірок, судових проваджень тощо.

Електронні документи у податковій звітності

Державна податкова служба визнає звітні документи в електронній формі. Ще в 2011 році Державна податкова служба надіслала лист-пам’ятку платника податків про визнання органами ДПС електронних первинних документів.

З того часу і по сьогоднішній день податківці у своїх роз’ясненнях наголошують на тому, що юридична сила електронного документу не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму. Зокрема:

• лист ДПС України №10406/7/18-4017;
• лист Мінфіну України №31-34000-20-17/31818;
• лист ДФС №30/6/99-99-15-02-02-15 та ін.

З 2020 року платники податків обмінюються з податковою інспекцією електронними документами відповідно до Податкового кодексу України без укладення договору, як було раніше.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до цього Кодексу, законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» без укладення відповідного договору.

п. 42.6. ПКУ

Порядок надання документів в електронній формі під час такої перевірки затверджений Наказом Мінфіну № 1393 від 07.11.2011. Податкова служба перевіряє документи відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами.

Електронні документи в суді

У випадках судових спорів електронні документи можуть виступати в якості електронних доказів (ст. 96 Господарського процесуального кодексу України). В судовому процесі вони мають таку ж доказову силу, як і паперові.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Ст. 8. Закону № 851

Електронні докази подаються у формі документів, на які накладено кваліфікований електронний підпис. Закон може передбачати й інший порядок засвідчення електронної копії електронного доказу. (ст. 96.2 ГПК України).

Правильне засвідчення електронного доказу стає вирішальним у тому, як кваліфікує докази суд. Про це свідчить судова практика, зокрема:

• постанова Верховного Суду України від 07.07.2021 у справі № 587/2051/18;
• постанова Верховного Суду України від 16.03.2020 у справі № 910/1162/19;
• постанова Верховного Суду України від 21.06.2023 року у справі № 916/3027/21.

З 2024 року юридичні особи приватної форми власності, які беруть участь в цивільних та адміністративних справах, обов’язково повинні зареєструвати електронний кабінет у Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі. Це передбачено Законом України № 3200-ІХ. Порядок реєстрації зазначений в інструкції користувача Електронного суду ЄСІТС.

Законодавство про електронні документи в Україні: що далі?

З 2023 року в Україні діє Закон № 2801-ІХ. Він має на меті наблизити українське законодавство про електронний документообіг до норм Європейського Союзу.

Новий закон передбачає зміни в законодавчих актах у різних галузях. Таким чином держава планує:

• розширити перелік електронних довірчих послуг;
• запровадити можливість віддаленої ідентифікації особи;
• уточнити вимоги до електронних підписів і печаток.

Зміни в законодавстві дадуть можливість використовувати українські кваліфіковані електронні підписи на території Європейського Союзу.

З 2023 року Єврокомісія включила українські КЕП до довірчого списку третіх країн. До списку внесено 5 українських провайдерів. Серед них — і компанія «Вчасно». В ЄС українські КЕП визнаються як удосконалені електронні підписи.

Компанія «Вчасно» допомагає компаніям впроваджувати електронний документообіг, а також консультує на всіх етапах цього процесу. З нами ви зможете ефективно і безпечно автоматизувати ваш бізнес.