Автоматизація документообігу в бізнесі — тренд останніх років. Компанії в різних галузях бізнесу використовують цифрові інструменти, щоб швидше опрацьовувати документи і витрачати менше часу на рутину. Наприклад, сервіси електронного документообігу автоматизують весь життєвий цикл електронного документа — від створення до архівування. Які найбільш поширені задачі в роботі з документами вирішує автоматизація — розповімо у статті.
Організація електронного документообігу: з чого почати?
Практика українського бізнесу показує, що компанії починають використовувати цифрові сервіси, коли в роботі з документами виникають труднощі. Однак цифровізація не вирішить усіх проблем, якщо документообіг у компанії відбувається хаотично.
Тож, щоб автоматизація документообігу на підприємстві приносила компанії користь, слід підготуватися. Перш ніж впроваджувати електронний документообіг (ЕДО), виконайте такі кроки.
Крок 1. Проведіть аудит документообігу в компанії
Проаналізуйте наявні процеси обробки документів. Так ви зрозумієте, яким шляхом рухатись далі: адаптувати систему ЕДО до вже існуючих процесів чи спочатку оптимізувати процеси у документообігу.
Багато компаній навіть із впровадженням цифрових сервісів продовжує дублювати документи в папері. Для працівників це означатиме збільшення робочих обов’язків і викликатиме супротив.
Перед впровадженням ЕДО визначте, які процеси в роботі з документами потребують автоматизації, а в яких ще деякий час залишаться в обігу паперові документи. Перш за все варто цифровізувати процеси з найбільшим обсягом документів. Впроваждуючи ЕДО поетапно і концентруючись на одному-двох процесах, ви швидше отримаєте результат.
Крок 2. Проведіть навчання для співробітників
Супротив працівників — одна з поширених проблем у впровадженні електронних документів. Працівники можуть із недовірою ставитися до цифрових сервісів, вважаючи, що після автоматизації вони втратять роботу.
Тому навчання співробітників допомагає не лише опанувати потрібні інструменти. Воно показує, як автоматизація спрощує роботу з документами, зменшує кількість помилок і економить час для більш важливих робочих задач. Після того, як працівники усвідомлять переваги електронних документів, вони самі будуть прагнути підвищувати власну ефективність.
Про це свідчить досвід клієнтів «Вчасно». Зокрема, компанія «ТАС Агро» за рік впровадження сервісу залучила до ЕДО понад 80% співробітників і 50% контрагентів. Завдяки автоматизації документообігу компанія економить 50% часу на підписання.
Системи електронного документообігу допомагають автоматизувати багато рутинних задач — погодження, підписання, пересилку документів тощо. В системі прописані сценарії обробки всіх видів документів та налаштовані маршрути, за якими документи автоматично проходять погодження і підписання. Це зменшує кількість помилок і економить час.
Налаштування сервісів ЕДО дозволяють вирішувати й інші важливі задачі, з якими стикаються компанії. Розглянемо їх детальніше.
Контроль за документообігом
Більшість керівників, які працювали з паперовими документами, мають сумний досвід збитків через те, що документ не був вчасно підписаний або загубився. Такі ризики зростають, коли один документ погоджує і підписує багато працівників. Документообіг важко контролювати і у випадках, коли підрозділи компанії географічно віддалені.
Сучасні сервіси ЕДО дозволяють відстежувати, на якій стадії опрацювання перебуває документ. Наприклад, у сервісі «Вчасно.ЕДО» для кожного бізнес-процесу в компанії можна налаштувати сценарій погодження і підписання. Працівнику, який отримав документ на підпис, на електронну пошту приходить сповіщення. Так йому легше дотримуватись дедлайнів в опрацюванні документів.
Менеджер за допомогою сервісу відстежує, де і на якій стадії підписання перебуває документ. Він бачить, на якому етапі виникають труднощі і оперативно їх усуває.
Контроль за документами значно скорочує час на опрацювання. Зокрема, компанія «ЕПІРОК УКРАЇНА» витрачала до 1 місяця на оформлення авансового звіту через те, що офіси компанії розташовані в різних містах. З використанням «Вчасно.ЕДО» компанія оформлює авансовий звіт протягом 3 днів.
Зберігання документів
В роботі з документами потрібно планувати не лише механізми створення, підписання й обміну документами, а й їх зберігання. Компанія повинна дотримуватися вимог законодавства щодо зберігання документів і систематизувати їх в архіві, щоб швидко знаходити в разі потреби.
В часи війни перед компаніями постала проблема безпечного зберігання документів. За даними сервісу Опендатабот, з 2022 року майже 8000 українських компаній були релоковані. При евакуації компаній із зон бойових дій архіви документів можуть бути втрачені або пошкоджені.
Електронні архіви допомагають вирішити ці проблеми і роблять зберігання документів максимально зручним. Документи, створені й опрацьовані в сервісі ЕДО, потрапляють в архів автоматично. Їх можна структурувати відповідно до потреб компанії, а також масово вивантажувати для перевірок. Сервіс налаштований так, що документи не дублюються.
Сервіс «Вчасно.ЕДО» дозволяє зберігати документи безпечно і захищати їх від стороннього доступу. Можна розмежовувати доступ до документів, надавати або відкликати права перегляду або вивантаження.
Архіви «Вчасно.ЕДО» зберігаються на захищених хмарних серверах, розташованих на території країн ЄС. Документи доступні 24/7 з будь-якої точки світу.
Мережа продуктових магазинів «Фора» перевела в електронний формат понад 70% власної документації. Наразі в електронному архіві компанії — більш ніж 100 000 документів. Компанія щороку проходить аудит, надаючи на перевірку електронні документи.
Автоматизація документообігу на підприємстві — це потреба часу. Подбайте про свій бізнес вже сьогодні і впроваджуйте сервіси, які спростять роботу співробітникам та дозволять компанії розвиватися швидше.
Замовте розгорнуту презентацію сервісу
Автоматизуйте роботу, підписуйте та відправляйте документи з будь-якої облікової системи або особистого кабінету вашого сайту.
