Як організувати безпечний та ефективний документообіг віддаленої IT-команди

65% IT-фахівців працюють повністю віддалено. Гнучкість такої моделі співпраці приносять чимало переваг, але водночас виникають запитання до внутрішніх процесів, особливо до роботи з документами. У цьому матеріалі розглядаємо, як організувати роботу з документами у віддаленій IT-команді так, щоб вона була зрозумілою, безпечною та юридично правильною.

Виклики в організації документообігу віддаленої IT-команди

Якщо з налагодженням щоденної комунікації та управлінням проєктами IT-компанії більш-менш справляються, то організація документообігу у багатьох залишається «сірою зоною» — складним і часто недоопрацьованим процесом. Відсутність фізичного офісу, де можна підписати документи «живим» підписом чи просто передати їх особисто, породжує низку викликів:

• Низька ефективність процесів і затримки у документообігу
  Ручний обмін скан-копіями поштою, необхідність роздруковувати, підписувати, сканувати та надсилати документи фізично або електронкою без централізованої системи — все це уповільнює процеси узгодження, підписання договорів, обмін внутрішніми документами. Різниця в часових поясах лише поглиблює ці затримки.
• Втрата контролю версій та хаос у зберіганні
  Без єдиного централізованого сховища та чітких правил, документи розсіюються по електронних скриньках, локальних папках, різних хмарних сервісах. Стає важко знайти потрібну версію документа, відстежити історію змін, переконатися, що команда працює з актуальною інформацією. Це створює плутанину і може призвести до помилок.
• Ризики втрати юридичної сили документів
  Неправильне використання електронних підписів, недотримання процедур підписання, відсутність належного зберігання електронних оригіналів можуть поставити під сумнів юридичну дійсність важливих документів, що в майбутньому може призвести до спорів та фінансових втрат.

Як забезпечити законний документообіг при роботі з віддаленими працівниками

В українських IT-компаніях використовують три моделі співпраці з командою. Кожна з них передбачає свій формат документообігу:

1. Наймані працівники
У цьому випадку компанія укладає з працівником трудовий договір, а також веде інші обов’язкові документи:

• накази керівника (про прийняття на роботу, відпустку, відрядження тощо);
• заяви працівника (на відпустку, звільнення);
• табелі обліку робочого часу.

Традиційно документообіг за цією моделлю був паперовим, але сьогодні значну частину кадрових документів можна перевести в електронну форму.

2. ФОП (фізична особа-підприємець)
У моделі ФОП компанія виступає замовником, а виконавець-ФОП — надає певні послуги або виконує конкретні роботи за винагороду.

Юридично співпраця підтверджується:

• договором про надання послуг або виконання робіт (із додатками);
• актами приймання-передачі наданих послуг/виконаних робіт;
• рахунками на оплату.

Саме ці документи підтверджують факт співпраці, є підставою для розрахунків та визнання витрат компанії.

3. Гіг-спеціалісти (доступно лише резидентам Дія.City)
Модель передбачає укладення гіг-контракту та оформлення документів, що фіксують виконання завдань, наприклад, акти приймання-передачі.

Дослідження DOU показує, що в Україні налічується 298 461 айтівців, з яких 262 093 діють як ФОП. Як бачимо, ФОП все ще залишається найзатребуванішою моделлю для віддаленої співпраці. Щоб допомогти бізнесам оформлювати все правильно, ІТ-юристи Stalirov&Co створили гайд зі складання договору про надання послуг.

Гайд зі складання договору про надання послуг — найважливіші розділи

✅️ Розділ 1. Чітке визначення предмету договору: що саме робить ФОП?

У цьому розділі договору потрібно описати, які саме послуги зобов’язується надавати ФОП. Для IT це можуть бути, наприклад:

• розробка програмного забезпечення,
• UI/UX-дизайн,
• тестування,
• технічне консультування.

Чим точніше сформульовано предмет договору, тим менше простору для неоднозначного тлумачення обсягу робіт. Це захищає компанію в ситуаціях, коли ФОП недопрацював, посилаючись на те, що це не входило в його завдання.

Однак, для гнучкості IT-проєктів, в основному договорі зазначають широкий перелік можливих послуг, а деталі щодо конкретних завдань, обсягів робіт та термінів прописують окремо — у технічних завданнях (ТЗ). Такий підхід дозволяє швидко змінювати пріоритети та завдання без потреби щоразу перепідписувати договір.

✅️ Розділ 2. Визначення статусу виконавця: не найманий працівник, а ФОП

У договорі має бути чітко зазначено, що виконавець є незалежним суб’єктом господарювання (ФОП) і не є найманим працівником компанії.

Це важливий юридичний нюанс, який допомагає компанії уникнути ризику перекваліфікації співпраці у трудові відносини.

Якщо контролюючі органи (податкова чи Держпраці) вважатимуть, що співпраця з ФОПом має ознаки трудових відносин, компанії можуть загрожувати:

• штрафи,
• донарахування податків,
• зобов’язання надати ФОПу соцгарантії як для штатного працівника.

Щоб цього уникнути, формулювання в договорі мають чітко відображати саме договірну, а не трудову модель взаємодії.

✅️ Розділ 3. Порядок виконання та приймання послуг: як фіксувати результат роботи?

Цей розділ договору визначає/описує:

• процес постановки завдань: як саме ставляться завдання (через технічне завдання, Jira, месенджери тощо);
• порядок надання послуг: у який спосіб виконавець надає послуги;
• процедуру приймання послуг: як відбувається їх приймання з боку замовника.

Основний документ, що підтверджує факт виконання робіт та їх обсяг, — це Акт приймання-передачі наданих послуг. Він слугує:

• підставою для оплати;
• доказом надання послуг;
• обґрунтуванням витрат у податковому обліку компанії.

Щоб уникнути суперечок, у договорі варто передбачити чітку процедуру приймання результатів роботи:

• строки виконання та підписання акту;
• можливість мотивованої відмови;
• строки на усунення недоліків.

Чітка процедура приймання захищає від неякісної роботи та необґрунтованих претензій Виконавця.

Для віддаленої співпраці критично важливо передбачити підписання Актів в електронній формі — це спрощує процес і зменшує ризики затримок.

✅️ Розділ 4. Інтелектуальна власність: кому належить створений код чи дизайн?

Цей розділ у договорі встановлює, що всі майнові права на об’єкти інтелектуальної власності (програмний код, дизайн, документація тощо), створені ФОПом під час виконання договору, переходять до Замовника з моменту їх створення, або з моменту підписання Акту.

Це прямий захист вашого основного активу — результатів роботи IT-команди. Без чітко прописаної передачі майнових прав на інтелектуальну власність ФОП може вважатися співвласником або одноосібним власником створеного продукту, що унеможливить або значно ускладнить його подальше використання, комерціалізацію та захист.

✅️ Розділ 5. Конфіденційність (NDA): як захистити комерційну таємницю?

Часто IT-компанії оформляють окремий NDA (договір про нерозголошення), але питання конфіденційності може бути й частиною основного договору. NDA визначає, яка інформація вважається конфіденційною (технології, клієнтська база, фінансові дані, плани розвитку), та зобов’язує ФОПа не розголошувати, не передавати третім особам та не використовувати цю інформацію для власних цілей.

Ваша комерційна таємниця — це частина вашої конкурентної переваги. Віддалена робота збільшує ризики витоку інформації. Належне NDA з чітким визначенням конфіденційної інформації та відповідальністю за її розголошення є життєво необхідним для захисту бізнесу.

✅️ Розділ 6. Відмова від конкуренції та переманювання (Non-Compete / Non-Solicitation): як захистити бізнес та команду?

Такі пункти у договорі забороняють ФОПу протягом дії договору та певного строку після його закінчення переманювати ваших клієнтів або співробітників; надавати аналогічні послуги вашим прямим конкурентам або створювати схожий бізнес.
Важливо, щоб такі обмеження були розумними за строками та географією, щоб вони були визнані дійсними згідно із законодавством.

✅️ Розділ 7. Відповідальність сторін: що робити у випадку порушень?

У цьому розділі визначаються види відповідальності (штрафи, пеня, відшкодування збитків) за невиконання або неналежне виконання умов договору. Наприклад, затримка в оплаті, порушення строків надання послуг, розголошення конфіденційної інформації.
Це дисциплінує обидві сторони та надає інструменти впливу у випадку порушень. Чітко прописана відповідальність є стимулом для належного виконання договору та механізмом компенсації можливих втрат.

✅️ Розділ 8. Обробка персональних даних: якщо ФОП працює з даними користувачів

Якщо під час надання послуг ФОП отримує доступ до персональних даних співробітників або клієнтів IT-компанії, цей розділ встановлює його обов’язки щодо захисту цих даних відповідно до законодавства України та GDPR (General Data Protection Regulation, загальний регламент щодо захисту даних в Європейському Союзі).

Неналежна обробка персональних даних — це прямий шлях до штрафів та репутаційних втрат. Коли ФОП як процесор має доступ до даних, ви як контролер несете відповідальність за дії ФОПа. Цей розділ зобов’язує його вживати заходів безпеки, не передавати дані без вашого дозволу та діяти суворо за вашими інструкціями.

✅️ Розділ 9. Електронний документообіг: визначити сервіс ЕДО

Щоб забезпечити юридичну силу віддаленого підписання, важливо в договорі передбачити можливість електронного документообігу.

У тексті варто зазначити, що сторони погоджуються використовувати електронний формат взаємодії та визначити сервіс ЕДО, через який відбуватиметься обмін документами — наприклад, «Вчасно». Такий пункт гарантує юридичну силу підписаних документів і спрощує співпрацю на відстані.

Як організувати електронний документообіг за допомогою «Вчасно»?

Сервіс «Вчасно» дозволяє перевести документообіг в електронний формат, зберігаючи юридичну силу кожного документа. Це особливо актуально для віддаленої співпраці з ФОПами та IT-фахівцями.

Що можна робити у «Вчасно»:

1. Підписувати договори та акти з ФОПами.
   Ви просто завантажуєте готовий акт у систему, надсилаєте його ФОПу, він підписує своїм КЕП/УЕП, ви — своїм. Документ стає юридично значущим за лічені хвилини, незалежно від того, де територіально знаходяться сторони.
2. Обмінюватися рахунками, додатками та іншими документами.
   Усі супровідні документи також можна легко створити, надіслати та підписати в електронній формі.
3. Зберігати документи централізовано.
   Усі ваші електронні документи зберігаються централізовано в захищеному хмарному середовищі, з високим рівнем безпеки, до якого є доступ лише у відповідальних осіб. Це вирішує проблему розкиданих файлів та підвищує безпеку даних.
4. Контролювати статус кожного документа.
   Ви бачите в реальному часі статус документа (надіслано, підписано, відхилено), маєте доступ до історії дій, що робить документообіг прозорим та керованим.
5. Гарантувати юридичну силу.
   Оскільки «Вчасно» працює з КЕП/УЕП, документи, підписані через систему, мають таку ж юридичну силу, як і паперові з «мокрими» підписами, що повністю відповідає вимогам українського законодавства та захищає ваш бізнес.

Висновки

Віддалена робота — це не лише свобода, а й виклик у питаннях документообігу. Документообіг «без офісу» та цифрових інструментів може перетворитися на справжній хаос із пошуком документів, втрати документів, ризиками безпеки та юридичними невизначеностями. «Вчасно» спрощує всі ці задачі — від укладення договору до збереження кожного підписаного акту.

Організація документообігу віддаленої IT-команди починається з чіткого оформлення відносин та уваги до ключових пунктів договорів — від предмету та інтелектуальної власності до конфіденційності та відповідальності.

Але перетворити юридичні правила на зручний робочий процес допомагають сервіси електронного документообігу, які дають можливість швидко, безпечно та, головне, юридично правильно підписувати акти, договори та обмінюватися іншими важливими документами незалежно від локації.

Поєднання міцної юридичної бази та ефективних цифрових інструментів — це ключ до безпечного, прозорого та максимально ефективного документообігу з віддаленою IT-командою. Це звільнить вас від зайвих турбот, дозволяючи сфокусуватися на головному — створенні крутих продуктів та масштабуванні вашого бізнесу.