Прийом на роботу нових працівників — завжди відповідальний етап для кадровиків. Адже від цього залежить не лише швидке включення працівника в роботу, а й юридична чинність співпраці.
У цій статті ми розповімо про актуальні норми та порядок прийняття на роботу в 2025 році.
Порядок прийому на роботу: покрокова інструкція
Трудове законодавство чітко визначає, що повинен зробити роботодавець, приймаючи нового працівника. У 2025 році процедура складається з таких кроків.
Крок 1. Працівник подає необхідні документи
Перелік документів, які слід надати, визначений у ст. 24 Кодексу законів про працю (КЗпП):
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудова книжка (якщо є) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг за формою додатка 8 з порталу Дія або з електронного кабінету застрахованої особи на порталі ПФУ);
- військово-обліковий документ (для військовозобов’язаних);
- реєстраційний номер облікової картки платника податків.
У випадках, передбачених законодавством, працівник також надає:
- документи про освіту (якщо для роботи потрібна спеціальна кваліфікація);
- медичні документи (якщо працевлаштовується особа віком до 21 року, особа з інвалідністю, або якщо посада потребує попереднього медогляду);
- документи, що підтверджують право на пільги (посвідчення УБД, довідка ВПО тощо).
Крок 2. За потреби працівник проходить медичний огляд
Підприємство погоджує з Держпраці перелік посад, для яких встановлюють обов’язкові попередні медичні огляди при прийомі на роботу, а також порядок їх проведення. Ця інформація також зазначається в колективному договорі.
Згідно зі ст. 191 КЗпП, медогляд при прийомі на роботу обов’язковий для всіх осіб до 18 років, а також для осіб до 21 року, які не проходили щорічний медичний огляд протягом останніх 12 місяців перед прийняттям на роботу.
Якщо співробітники працюють на важких роботах, у шкідливих чи небезпечних умовах або якщо робота потребує професійного добору, роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати їм медичний огляд (ст. 169 КЗпП).
Якщо медичний висновок показує, що претендент не може за станом здоров’я виконувати запропоновану роботу, роботодавець зобов’язаний відмовити йому у працевлаштуванні (ч. 3 ст. 22 та ч. 6 ст. 24 КЗпП).
Крок 3. Працівник подає заяву про прийом на роботу
Заява має містити такі реквізити:
- адресат;
- відомості про заявника;
- назва виду документа;
- текст документа;
- дата документа;
- підпис.
Зразок заяви про прийом на роботу:
Крок 4. Роботодавець юридично оформлює з працівником трудові відносини
Для оформлення трудових відносин роботодавець може укласти з працівником:
- трудовий договір (для штатних працівників);
- контракт;
- гіг-контракт.
Трудовий договір — угода між працівником та роботодавцем, за якою працівник зобов’язується виконувати визначений обсяг робочих завдань, а роботодавець – виплачувати зарплату, забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені трудовим законодавством, колективним договором та угодою сторін (ст. 21 КЗпП).
У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору: усну чи письмову.
Контракт — це особлива форма трудового договору, яка укладається лише в письмовому вигляді з окремими категоріями працівників у випадках, передбачених законами (наприклад, керівники підприємств, іноземці тощо).
Гіг-контракт — цивільно-правовий договір, який укладається між гіг-спеціалістом та підприємством, що має статус резидента Дія Сіті. За гіг-контрактом працівник повинен виконувати визначений обсяг роботи та/або надавати послуги відповідно до завдань замовника. У свою чергу, замовник зобов’язується створити належні умови для виконання робіт, оплачувати виконані роботи і забезпечити надання соціальних гарантій, передбачених розд. 5 Закону №1667.
Крок 5. Наказ про прийом на роботу
Наказ про прийняття працівника складають за типовою формою № П-1 відповідно до ДСТУ 4163:2020.
Зразок наказу про прийом на роботу:
Інспектор із кадрів ознайомлює працівника з наказом під підпис. Оригінал наказу зберігають в окремій папці для наказів довготривалого зберігання, а копію додають до особової справи працівника.
Крок 6. Повідомлення державних органів про прийняття працівника
До початку роботи нового працівника роботодавець повинен подати повідомлення про прийом на роботу до Державної податкової служби (ч. 4 ст. 24 КЗпП) за місцем обліку підприємства як платника ЄСВ. Форма повідомлення визначена в Додатку 1 до постанови КМУ № 413.
Після прийняття на роботу роботодавець повинен також подати повідомлення в:
- Пенсійний фонд України — не пізніше наступного дня після видання наказу про прийом (постанова КМУ № 1332);
- ТЦК та СП за місцем реєстрації працівника — не пізніше семи днів після видання наказу про прийом на роботу (абз. 4 п. 34 Порядку № 1487).
Крок 7. Ознайомлення працівника під особистий підпис з внутрішніми нормативними актами
Перед початком роботи інспектор із кадрів ознайомлює працівника з такими внутрішніми нормативними актами:
- посадова інструкція;
- положення про захист персональних даних (п. 2 ст. 12 Закону України «Про захист персональних даних»);
- правила військового обліку.
Крок 8. Оформлення особової справи, особової картки П-2, запис до трудової книжки за бажанням працівника
Після укладання трудового договору та видання наказу про прийом на роботу інспектор із кадрів формує особову справу. Порядок її формування і перелік документів визначений у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5.
З огляду на вимоги Інструкції №286 та положення законодавства про працю, особова картка залишається важливим документом у кадровому діловодстві, і її заповнення є рекомендованим. Це допоможе уникнути можливих штрафів та забезпечити належний облік персоналу на підприємстві.
Наразі в кадровому діловодстві немає унормованої форми особового листка з обліку кадрів. Найчастіше використовують форму, затверджену наказом Держкомстату України та Міністерства оборони України № 495/656 від 25.12.2009. Кожна організація може розробити власну форму і включити до неї інформацію, важливу саме для цієї компанії.
Зразок особового листка з обліку кадрів (П-2):
Поширені помилки кадровиків під час прийому на роботу
Порушення процедури прийому на роботу компанія можуть призвести до штрафів. Зокрема ст. 265 КЗпП передбачає штрафи за такі порушення:
| Порушення | Розмір штрафу |
| Допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору або контракту |
|
| Неповідомлення податкової служби про прийом на роботу нового працівника |
|
| Інші трудові порушення |
|
Окрім фінансових санкцій для підприємства, керівник несе персональну відповідальність за ст. 41 КУпАП:
| Порушення | Розмір штрафу |
| Допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору або контракту |
|
| Інші трудові порушення |
|
В 2025 році актуальними залишаються норми щодо військового обліку нових працівників. Зокрема постанова Кабміну №1487 про військовий облік призовників передбачає штраф для юридичних осіб за порушення військового обліку в розмірі від 34 000 до 59 000 грн за кожного працівника. Якщо не сплатити штраф одразу, то після передачі справи до виконавчої служби сума подвоїться.
Як цифрові інструменти спрощують прийом працівників на роботу
Чинне трудове законодавство дозволяє оформлювати документи під час прийому на роботу в електронній формі. Для цього відділи кадрів компаній використовують як універсальні сервіси електронного документообігу (наприклад, «Вчасно.ЕДО»), так і спеціалізовані рішення для кадрового діловодства (такі як «Вчасно.Кадри»).
Цифрові сервіси дають кадровикам ряд переваг, зокрема:
- пришвидшують кадрові процеси;
- зменшують кількість помилок у документах;
- дозволяють краще контролювати обіг документів.
Завдяки використанню цифрових сервісів кадровики значно скорочують час на оформлення нових працівників. Це підтверджує досвід клієнтів компанії «Вчасно».
| Паперовий кадровий документообіг | «Вчасно.ЕДО» | «Вчасно.Кадри» | |
| Збір документів | 24–72 години | 1 година | 1 година |
| Заповнення форми П-2 | 60 хвилин | 30 хвилин | 0 хвилин |
| Формування пакету документів | 60–180 хвилин | 30 хвилин | 0 хвилин |
| Підписання і надсилання документів | до 72 годин | 8 годин | 8 годин |
| Весь період оформлення працівника | 4–6 робочих днів | 1 робочий день | 1 робочий день |
Процедура прийняття на роботу в сервісі «Вчасно.Кадри» максимально спрощена як для кадровиків, так і для співробітників. Вона складається з таких кроків:
- Інспектор із кадрів вводить у сервісі телефон співробітника.
- Співробітник отримує посилання на анкету з персональними даними. Він може ввести дані вручну або автоматично передати через «Дія.Шеринг».
- Інспектор із кадрів отримує повідомлення про отриману анкету і перевіряє її.
- Якщо якихось документів не вистачає — співробітник дозавантажує їх у сервіс.
- На основі анкети система формує заяву, наказ про прийом на роботу, форму П-2.
- Інспектор із кадрів налаштовує маршрут підписання документів у компанії.
- Керівники у заданій послідовності підписують документи.
У сервісі «Вчасно.Кадри» в тестовому режимі використовуються алгоритми штучного інтелекту. Співробітник може завантажити в сервіс фото документів — після цього система розпізнає необхідні дані і внесе їх в анкету.
Сервіс «Вчасно.Кадри» забезпечує надійне зберігання документів в електронному архіві з дотриманням усіх вимог законодавства. Архів «Вчасно» розміщений на серверах Amazon S3, розташованих на території Європейського Союзу. Документи захищені від будь-якого стороннього доступу чи фізичного знищення.
Кадровий облік без паперів і турбот
Скористайтесь перевагами сервісу «Вчасно.Кадри» та пришвидшуйте кадрові процеси
Дізнатися більше
